Bila mendengar tentang istilah “sistem informasi”, pasti anggapan Anda langsung tertuju pada perusahaan teknologi. Padahal istilah ini tidak melulu berhubungan dengan perusahaan teknologi. Karena sesungguhnya cakupan dan implementasi sistem informasi itu sendiri cukup luas. Sistem informasi juga berarti manajemen di dalam sebuah perusahaan sehingga dikenal istilah sistem informasi manajemen.Masih bingung? Simak yuk, pembahasan lengkap mengenai sistem informasi manajemen di bawah ini.
Apa Itu Sistem Informasi Manajemen?
Secara garis besar, sistem informasi manajemen (SIM) itu adalah sebuah sistem perencanaan, pengawasan, serta pengendalian secara internal suatu bisnis atau perusahaan yang melibatkan proses mengolah dan menganalisis data yang ada sehingga bisa berguna bagi perusahaan dalam mengambil sebuah keputusan. Jadi, bisa diartikan bahwa sistem ini adalah sebuah alat yang digunakan untuk menunjang serta mengendalikan sistem kerja dan operasi perusahaanCakupan sistem ini tidak hanya meliputi pemanfaatan data dalam bentuk dokumen saja, melainkan juga manusia, teknologi, juga prosedur yang dimiliki sehingga bisa memecahkan semua masalah bisnis dan membantu mengambil keputusan penting serta menjalankan proses operasional perusahaan. Dan tentunya di belakang semua itu, dukungan dari berbagai pihak sangatlah penting mulai dari individu yang handal dalam merancang proses, teknologi yang maju serta prosedur kerja yang rapi dan terorganisir.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah untuk mengumpulkan dan mengatur seluruh data dari berbagai tingkat dalam perusahaan, lalu meringkat dan memfasilitasi seta meningkatkan kualitasnya agar saat mengambil sebuah keputusan bisa didapatkan solusi yang terbaik yang dapat meningkatkan profitabilitas dan produktivitas perusahaan.Basis sistem ini adalah komputer, berupa lembar excel atau bisa juga platform yang lebih rumit dan kompleks. Datanya pun bisa diakses serta diolah secara internal dan eksternal. Tujuannya adalah agar sistem informasi manajemen yang dipakai jadi lebih produktif dan pastinya efisien. Intinya, tujuan utama pembuatan sistem informasi manajemen adalah agar dapat membantu aktivitas bisnis serta pekerjaan manusia yang ada di dalam perusahaan sehingga pada akhirnya bisa terimplementasikan dengan lebih tersistem dan pastinya lebih terstruktur.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Bagi Perusahaan
Sistem informasi manajemen ada dengan dirancang secara sengaja agar mempermudah perusahaan menjalankan bisnis dan mengambil sebuah keputusan bisnis serta fungsi-fungsi lainnya. Sistem ini dibutuhkan oleh karena mempunyai tingkat kompleksitas yang sangat tinggi dalam sebuah organisasi bisnis seperti perusahaan, apalagi bila perusahaannya berskala besar. Apabila perusahaan tidak mempunyai informasi yang tepat maka perusahaan tidak akan bisa mengambil keputusan yang baik saat akan menyelesaikan sebuah masalah dalam bisnis. Namun informasi yang dimiliki ini juga diharapkan haruslah yang relevan dan sudah terverifikasi. Jika tidak, bisa jadi nanti bisnis yang dijalankan mengalami kerugian dan produktivitasnya akan semakin menurun. Beberapa fungsi sistem informasi manajemen untuk sebuah bisnis adalah sebagai berikut.Membantu Menemukan MasalahInformasi relevan yang ada dalam sistem informasi manajemen pada setiap aspek kegiatan akan membantu Anda menemukan masalah dalam perusahaan. Misalnya jika terjadi kesalahan dalam manajemen maka informasi yang ada pada SIM akan memberikan solusi terbaiknya.Membantu Membandingkan Kinerja BisnisSistem informasi manajemen juga menyimpan history semua data perusahaan serta menyimpan semuanya dalam sebuah database yang rapi. Jadi, bila ingin membandingkan kinerja bisnis Anda, maka SIM akan membantu Anda dengan lebih cepat dan mudah.Membantu Mengkoordinasikan Tiap DepartemenFungsi lain yang tak kalah pentingnya dari SIM adalah dapat membantu setiap departemen dalam perusahaan agar bisa terkoordinasi dengan baik. Seperti diketahui, sebuah perusahaan terutama yang berskala besar biasanya memiliki beberapa departemen di dalamnya yang masing-masing memiliki tugas berbeda. SIM disini dapat membantu mengkoordinasikan tiap departemen, menjadikan pertukaran informasi antar departemen menjadi lebih cepat dan lebih baik dengan manajemen yang lebih terstruktur. Dan pada akhirnya setiap orang dalam setiap departemen pun akan terhubung secara sehat dalam proses pertukaran informasi. Membantu Proses Pengambilan Keputusan Berjalan BaikSebuah sistem haruslah didasarkan pada informasi yang relevan juga sumber yang valid. Selain itu, informasi haruslah mengandung fakta atau kenyataan. Tujuannya adalah agar proses pengambilan keputusan dalam perusahaan bisa berjalan dengan baik. Adanya sistem informasi manajemen di dalam perusahaan Anda akan memungkinkan proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan dapat terstruktur dengan lebih baik.Mengumpulkan Data dengan Sistematis dan TerorganisirBanyaknya data bisnis baik itu yang bersumber dari internal maupun eksternal dalam sebuah perusahaan membuatnya beresiko disalahgunakan, hilang, mengalami redundancy serta sulit untuk dikumpulkan. Apalagi bila perusahaan tersebut berskala besar. Nah, disinilah peran sistem informasi manajemen mengambil alih dengan cara mengurangi resiko-resiko yang dimaksud. Caranya adalah sistem informasi manajemen akan mengumpulkan setiap data yang diperlukan oleh perusahaan secara sangat sistematis dan juga terorganisir. Mampu Mengolah Data MentahMeskipun sudah terkumpul, data tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar untuk mengambil sebuah keputusan penting. Hal itu dikarenakan data masih berupa informasi mentah yang belum diolah dan tidak dapat menghasilkan keputusan atau pertimbangan apapun. Karena itulah, melalui proses yang dijalankan oleh sistem informasi manajemen, data yang semula berupa informasi mentah tvrsebut akan diproses dan disortir sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan sehingga pada akhirnya bisa terhubung dengan data-data lain dan bernilai informasi tertentu. Contoh informasi yang masih mentah adalah nomor karyawan dalam suatu perusahaan. Apabila dilihat sekilas, melalui nomor karyawan perusahaan tidak bisa memutuskan apapun. Namun bila diproses dan disortir serta terhubung dengan data-data lain maka bisa jadi akan menghasilkan suatu informasi bernilai lebih.Menyajikan Informasi yang PentingSetelah data mentah menjadi sebuah informasi yang penting, maka sekarang informasi tersebut disajikan kepada pihak-pihak yang berwenang atau yang memang membutuhkan informasi tersebut di dalam perusahaan. Informasi tersebut juga bisa digunakan oleh perusahaan untuk kepentingan bisnis. Jika untuk keperluan bisnis, maka informasi harus disajikan sebaik-baiknya agar bisa dengan mudah dipahami dan diserap oleh orang-orang yang melihat atau berkepentingan.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen Untuk Perusahaan
Setelah mengetahui fungsinya, sekarang Anda harus tahu bahwa fungsi-fungsi sistem informasi manajemen yang bergerak secara aktif dalam perusahaan tersebut akan menghasilkan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan. Apa sajakah itu? Berikut poin-poinnya.Pengawasan Data Jadi Lebih AkuratAdanya sistem informasi manajemen membuat pengawasan pada data-data perusahaan bisa menjadi semakin meningkat serta lebih akurat dan realtime. Meningkatnya pengawasan ini akan sangat membantu data tidak disalahgunakan oleh pihak tertentu.Mudah Mengatur Perencanaan, Pengarahan, dan PendelegasianManfaat lain sistem informasi manajemen adalah dapat memudahkan perusahaan melakukan suatu perencanaan, pengarahan, juga pendelegasian kepada semua divisi yang ada di dalam perusahaan. Meningkatkan Kualitas SDMAdanya sistem informasi manajemen juga bisa meningkatkan kualitas sumber daya manusia di dalam perusahaan. Karyawan pun akan menjadi lebih terorganisir serta bekerja lebih teratur dan semakin dinamis.Menghemat PengeluaranManfaat lain yang tak kalah pentingnya dari adanya sistem informasi manajemen adalah dapat menghemat pengeluaran di dalam perusahaan.Meningkatkan Alur KerjaDengan adanya SIM, perusahaan bisa mendorong proses peningkatan alur kerja dengan lebih baik. Alhasil, keselarasan proses bisnis dengan kebutuhan pelanggan pun bisa tercapai.Membandingkan Hasil KinerjaSistem informasi manajemen dapat membantu pemimpin atau atasan dalam perusahaan untuk membandingkan hasil kinerja yang sudah direncanakan lalu menganalisis semua aspek, dalam hal ini kekuatan dan kelemahan dalam rencana bisnis dan kinerjanya.Menerima Umpan BalikSelain membandingkan hasil kinerja, atasan seperti manajer juga bisa menerima umpan balik dari kinerja bisnis yang dijalankan dengan baik itu.Punya Gambaran Umum yang Jelas Tentang OperasiManfaat SIM yang tak kalah pentingnya adalah manajemen perusahaan bisa mendapatkan gambaran umum tentang semua operasi yang dilaksanakan dalam perusahaan. Hal itu akan sangat membantu terutama bila ingin semuanya berjalan dengan baik.Dapat Memaksimalkan Manfaat dari InvestasiAdanya SIM bisa membantu perusahaan untuk dapat memaksimalkan manfaat dari investasi mereka. Caranya adalah dengan mengamati lalu mengidentifiksi apakah sistem serta informasi tersebut bisa berfungsi dengan baik atau tidak.
Laporan yang Dihasilkan Oleh Sistem Informasi Manajemen
Seperti diketahui, sistem informasi manajemen dipakai untuk menyimpan data lalu membuat laporan yang akan digunakan oleh professional bisnis dalam perusahaan untuk menganalisis dan mengambil keputusan. Lantas, laporan apa saja yang dihasilkan oleh SIM tersebut?Laporan Real-TimeLaporan real-time disini maksudnya adalah laporan yang dihasilkan oleh SIM bisa dimonitoring secara langsung. Biasanya laporan ini digunakan dalam bisnis untuk melihat semua perubahan pada informasi secara langsung tanpa ada batasan waktu. Dengan laporan jenis real-time ini, produktivitas bisnis yang dijalankan pun akan semakin meningkat.Laporan Ad-HocLaporan jenis yang satu ini sifatnya jangka pendek dan hanya bisa digunakan satu kali oleh penggunanya untuk menjawab pertanyaan. Apabila berguna, laporan Ad-Hoc bisa diubah menjadi laporan yang terjadwal. Seringkali dalam sebuah bisnis atau perusahaan dibutuhkan sistem yang bisa mengelola laporan dengan cepat, dan karena itulah sangat cocok bila menggunakan laporan Ad-Hoc.Laporan yang DijadwalkanLaporan jenis terakhir adalah laporan yang terjadwal, dijadwalkan atau dibuat secara berkala. Adanya laporan ini memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola data mereka secara berkala dari waktu ke waktu. Hal ini bisa sangat bermanfaat untuk meningkatkan keuntungan bisnis dan memonitoring kondisi pasar dengan baik. Demikianlah penjelasan lengkap mengenai sistem informasi manajemen, mulai dari definisi hingga jenis laporan yang dihasilkannya. Bisa disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan sekumpulan proses dimana semua data bisnis bisa diolah, dianalisis dan kemudian ditampilkan supaya bisa berguna saat dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Dan manfaat paling utama dari sistem ini adalah untuk meningkatkan kinerja bisnis yang sedang Anda tekuni dan jalankan. Karena itulah, sistem informasi manajemen wajib ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
