SOP: Definisi, Alasan Mengapa SOP itu Penting, Langkah-langkah Penyusunannya hingga Contoh-contohnya

Definisi SOP

SOP atau Standar Operating Procedures adalah suatu prosedur standar yang dijadikan acuan dalam proses kerja sebuah perusahaan. Atau bisa juga dikatakan bahwa SOP adalah standar ketetapan dasar yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur kinerja semua karyawan dan operasional dalam perusahaan secara keseluruhan.Tujuannya adalah agar setiap tindakan operasional dalam perusahaan bisa berlangsung dengan seragam serta penerapan proses kerjanya mudah dipahami. Adanya SOP menunjukkan bahwa perusahaan tersebut mempunyai proses kerja yang efisien serta mampu dikelola dengan baik. Jadi, SOP dibuat untuk menciptakan ukuran standar kerja yang mampu meningkatkan kualitas kerja karyawan. Selain itu, juga dapat memudahkan perusahaan melakukan evaluasi terhadap program dan kinerja karyawan dalam perusahaan. Sebagai informasi, sebelum diterapkan, biasanya SOP disahkan terlebih dahulu oleh para pejabat yang berwenang di dalam perusahaan. 

Mengapa SOP Penting Bagi Perusahaan? 

Ada enam alasan utama mengapa membuat SOP itu penting bagi sebuah perusahaan. Apa sajakah itu? Berikut diantaranya.

1. Dapat mengetahui peran serta posisi setiap karyawan dan/atau SDM di dalam sebuah perusahaan
2. Memberikan penjelasan yang benar-benar jelas mengenai apa proses kerja dan tanggung jawab dalam perusahaan
3. Memberikan keterangan yang jelas tentang hubungan atau keterkaitan antara proses kerja yang satu dengan yang lain
4. Mampu menjaga konsistensi di dalam menjalankan suatu proses kerja perusahaan
5. Dapat meminimalisir terjadinya kesalahan saat melakukan proses kerja karena sudah memiliki acuan
6. Dapat membantu mengevaluasi setiap proses kerja dalam perusahaan

Langkah-langkah Menyusun SOP yang Tepat dan Efektif 

Tiap perusahaan pastinya mempunyai SOP yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan mereka masing-masing. Namun, tentu saja untuk membuat SOP yang tepat dan efektif itu setidaknya sama bagi semua perusahaan. Apa sajakah langkah-langkah yang dimaksud? Simak ulasannya di bawah ini!Pertama, yakni membentuk sebuah tim khusus pembuat SOP yang didalamnya melibatkan berbagai SDM yang kompeten dari setiap divisi perusahaan. Beberapa kandidat SDM yang dimaksud adalah seperti Manajer Support, Manajer Pemasaran, Manajer Keuangan, dan lain-lain. Bahkan jika mau, perusahaan juga bisa merekrut seorang jasa konsultan HR dan/atau konsultan SOP yang profesional yang dapat memberikan masukan yang tepat dan bermanfaat. Tiap-tiap SDM atau personal kompeten tersebut harus memiliki tugas serta tanggung jawabnya masing-masing untuk memudahkan apa saja deskripsi kerja mereka. Intinya, kunci utama tim penyusun SOP ini adalah dengan mengikutsertakan orang-orang yang mengenal visi misi, cara kerja serta prosedur perusahaan dengan sangat baik. Kedua, pelajari terlebih dahulu proses bisnis yang berlaku di dalam perusahaan Anda agar nantinya tercipta proses kerja yang efisien dan seragam untuk semua bagian dalam perusahaan. Harap amati dulu proses bisnis tersebut dari awal hingga akhirnya, dokumen apa yang Anda perlukan, siapa saja yang terlibat, hingga produk-produk apa saja yang dihasilkan dari proses tersebut.Di dalam proses pengamatan ini, harap untuk mencatat setiap data yang Anda temukan. Mulai dari pihak mana saja yang bertanggung jawab, berapa durasi yang diperlukan untuk tiap-tiap proses, sumber daya yang dibutuhkan, dan lain-lain.Ketiga, susun alur kerja bisnisnya berupa flow chart. Sedangkan alur prosesnya bisa dibuat dalam bentuk narasi. Namun harap membuat keduanya sesuai dengan urutan langkah-langkah yang memang terjadi di dalam proses bisnis. Misalnya, di dalam pembuatan flow chart, Anda wajib menuliskan nama PIC atau Person in Charge-nya dalam setiap aktivitas, dokumen-dokumen yang diperlukan, serta durasi tiap aktivitas. Keempat, review hasil flow chart dan narasi yang telah selesai dibuat. Harap perhatikan kembali seluruh bagannya. Biasanya dalam proses review ini, dilakukan secara sendiri-sendiri oleh setiap pihak yang terlibat. Setelah itu, hasil review dari setiap pihak dikumpulkan kemudian dibahas secara bersama-sama dalam bentuk Focus Group Discussion atau FGD. Setelah selesai, barulah SOP terbentuk baik dalam bentuk flow chart maupun narasi.Kelima, simulasikan SOP yang sudah dibentuk sebelum diterapkan di perusahaan secara keseluruhan. Dengan melakukan proses simulasi, Anda bisa secara langsung mengetahui apabila misalnya terjadi ketidaksesuaian dengan kondisi sebenarnya. Setelah dirasa sesuai, barulah SOP-nya diberikan otorisasi dari pimpinan untuk menjadi sebuah dokumen yang legal lalu mulai diterapkan di perusahaan. Keenam, lakukan evaluasi dan review ulang jika ternyata Anda menemukan masalah serta ketidaksesuaian setelah melakukan simulasi. Lakukan terus hingga dinyatakan bahwa masalah sudah tidak ada dan SOP tersebut memang benar-benar efektif untuk diterapkan. Ketujuh, mintalah persetujuan dan otorisasi dari pihak-pihak yang berwenang di dalam perusahaan, dalam hal ini pimpinan tertinggi di dalam perusahaan, organisasi, bagian, lembaga, ataupun unit yang benar-benar berkepentingan. Umumnya, SOP ini disahkan dan ditanda tangani oleh pihak-pihak seperti pihak yang membuat, mengoreksi, serta pimpinan tertinggi di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Kedelapan, sosialisasikan SOP yang sudah disetujui dan diotorisasi tersebut kepada semua bagian atau pihak yang terlibat. Bila perlu, adakan rapat khusus terkait hal ini. Dalam rapat, Anda bisa mengumumkan bahwa implementasi SOP siap untuk dilakukan dan masing-masing SDM-nya disarankan untuk mematuhi SOP tersebut. Kesembilan, pantau secara berkala pelaksanaan SOP yang sudah diimplementasikan tersebut. Tujuannya adalah untuk menilai keefektifan-nya, kendala yang muncul, dan lain-lain. Dan pastkan bahwa semua karyawan dalam perusahaan mematuhi SOP tersebut.

Contoh-contoh SOP Perusahaan yang Benar

Supaya lebih mudah paham mengenai SOP Perusahaan, berikut ditampilkan bagaimana contoh SOP sebuah perusahaan. Contoh SOP untuk Quality Control (QC)Judul : Standard Operational Procedure (SOP) untuk Quality ControlRuang lingkup : Pemeriksaan kualitas produkDepartemen : Quality Control (QC)Dokumen terkait : - Tanggal dibuat : 12/09/2021Penanggung jawab : Manager QCTujuan : Memeriksa juga memastikan mutu atau kualitas produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkanProsedur Kerja : 

1. Memeriksa produk minimal 3 kali setiap bulan untuk memastikan apakah proses produksi sudah dilakukan sesuai standar atau tidak
2. Meneliti dan menelusuri semua kegiatan dalam proses produksi yang nampaknya tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan agar mengetahui apa saja faktor-faktor penyebabnya
3. Manajer Departemen Quality Control wajib memberikan laporan kepada Kepala Produksi untuk mendapatkan persetujuan terkait penilaian mutu atau kualitas produksi
4. Menerima serta melaksanakan umpan balik yang diberikan kembali oleh Kepala Bagian Produksi

Dibuat : Manajer Quality ControlDiperiksa : Kepala Bagian ProduksiDisetujui : DirekturContoh SOP KerjaJudul : Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggunaan Internet dan Komputer (PC)Ruang lingkup : Penggunaan internet dan juga komputer untuk semua karyawanTanggal dibuat : 20/12/2021Tanggung jawab : 

1. Setiap karyawan dalam perusahaan memakai komputer serta internet kantor hanya untuk keperluan bisnis bukan pribadi di luar pekerjaan kantor
2. Masing-masing karyawan memiliki tanggung jawab atas komputer sebagai inventaris kantor yang digunakan
3. Masing-masing karyawan menyimpan tiap-tiap file serapi mungkin di setiap komputer dengan menggunakan judul folder yang jelas
4. Gunakan antivirus yang sudah tersedia secara berkala
5. Segera hubungan Departemen IT apabila ada kerusakan dan kejanggalan selama penggunaan
6. Lakukan prosedur pengajuan sepengetahuan pihak Departemen IT apabila merasa masih membutuhkan peningkatan mutu atau kualitas

Rekaman : Memo internal ke masing-masing divsiDibuat : Departemen ITDiperiksa : Kepala Bagian ITDisetujui : DirekturContoh SOP Jam Lembur di PerusahaanJudul : Standar Operasional Prosedur untuk Kerja Lembur PerusahaanNomor : HRD. III/SOP/JKL/2022Tanggal : 16 Februari 2022Tanggal berlaku : 22 Februari 2022Revisi : -Halaman : 1/1Latar Belakang :

1. Perlu dilakukannya penataan mengenai jam kerja yang efisien dan efektif untuk karyawan
2. Seluruh bagian dalam perusahaan perlu melakukan penataan kembali tentang jam kerja karyawan yang melebihi delapan jam

Tujuan : Memberikan aturan yang jelas kepada semua karyawan tentang jam kerja lembur agar dapat berjalan efektif serta efisienRuang Lingkup : Jam kerja lembur yang diberlakukan untuk svmua karyawan pada tingkat Supervisor serta di bawahnyaTanggung Jawab : 

1. Semua karyawan yang melaksanakan jam kerja lembur
2. Supervisor untuk tiap-tiap divisi
3. Manager tiap departemen

Unit Kerja :

1. Bagian HR/ Personalia
2. Bagian Keamanan
3. Bagian yang berhubungan dengan pelaksanaan jam kerja lembur

Prosedur :

1. Semua karyawan yang akan melakukan lembur wajib mendapatkan surat perintah dari atasan masing-masing dengan mengisi formulir jam kerja lembur yang telah tersedia
2. Pekerjaan lembur dilaksanakan dengan mempertimbangkan seberapa besar tingkat urgensi produksinya selama berkaitan dengan target serta kemampuan sumber daya yang ada
3. Karyawan yang mengambil jam kerja lembur hanya diperbolehkan mengerjakan jenis pekerjaan yang tertera pada formulir surat lembur atau Surat Perintah Lembur (SPL) yang diberikan
4. Karyawan melaksanakan kerja lembur sesuai dengan target yang telah ditetapkan dan apabila sudah selesai wajib membersihkan area kerja-nya

Rekaman : Formulir Surat Perintah Lembur atau SPLDibuat : Manajer HRDDiperiksa : Kepala Bagian ProduksiDisetujui : DirekturSelain ketiga contoh SOP di atas, biasanya perusahaan juga membuat SOP dalam format lain misalnya format gambar. Dan agar lebih mudah dipahami, umumnya hal tersebut ditujukan hanya untuk hal-hal yang berbau teknis.Tak hanya itu, ada juga perusahaan yang menggunakan SOP dalam bentuk animasi dan audio visual. Dan meski formatnya berbeda-beda, tetap saja tujuannya sama yakni untuk memudahkan karyawan atau sumber daya manusia yang ada didalamnya untuk menyelesaikan tujuan mereka masing-masing.Demikianlah definisi SOP, mengapa penting dibuat, langkah-langkah menyusunnya, serta contohnya. Meskipun SOP yang dibuat sudah baik, benar dan tepat namun sebenarnya SOP ini juga membutuhkan dukungan dari semua SDM dan tim-tim yang kompeten di dalam perusahaan.