Standar Operasional Prosedur atau yang lebih kita kenal dengan sebutan SOP merupakan aspek penting untuk membuat aktivitas kerja menjadi selaras dan sesuai dengan ketentuan yang ada. Sebuah SOP yang dibuat secara benar dapat memastikan seseorang atau rum kerja bisa beroperasi dan melaksanakan tugasnya sesuai dengan arahan atau aturan perusahaan. Dengan begitu, produktivitas pun menjadi meningkat serta risiko kesalahan bisa lebih dikurangi.
Di sisi lain, setiap orang ingin melakukan sesuatu yang benar namun dengan cara yang berbeda-beda. Hal ini bisa menimbulkan hasil yang cenderung beragam sesuai dengan seperti apa orang tersebut memiliki pandangan tentang “kebenaran” yang dia lakukan. Maka dari itu, SOP hadir untuk menghasilkan persepsi yang sama tentang kebenaran tersebut. penjelasan selengkapnya mengenai SOP akan kami bahas di bawah ini.
Pengertian SOP
SOP merupakan sebuah proses yang didokumentasikan oleh perusahaan dengan tujuan agar produk serta layanan dapat tersampaikan secara konsisten. SOP juga kerap dipakai dalam menunjukkan seperti apa kepatuhan pada aturan maupun praktisi operasikan serta menunjukkan seperti apa tugas yang harus dijalankan oleh seseorang di dalam perusahaan atau organisasi.
Sering kali terjadi ketiak ada perusahaan baru mulai atau baru tumbuh, CEO beserta tim manajemen cenderung akan merumuskan beberapa keputusan dan kebijakan secara internal. Ketika perusahaan sudah berada di titik tertentu, pengambilan keputusan seperti itu akan terbatasi kapasitasnya agar tidak tumbuh secara lebih lanjut.
Hal ini karena CEO maupun tim manajemen tidak bisa membuat seluruh keputusan di dalam setiap aspek bisnis. Dalam kasus ini, nanti SOP berperan dalam mengambil alih serta akan mengatur berbagai proses bisnis. Selain itu, SOP juga bisa menjadi sebuah cara yang efektif di dalam mengomunikasikan jika ada perubahan yang terjadi.
Format dan persyaratan untuk SOP bisa berbada antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya. Kedua hal tersebut menyesuaikan seperti apa jenis kegiatan yang ada pada perusahaan atau organisasi yang ada.
Fungsi SOP di dalam Organisasi
Menerapkan proses memang bukan berarti masalah bisa teratasi. Selain itu, hal ini juga tidak menjamin bahwa kinerja para karyawan menjadi baik. Akan tetapi, SOP tetap harus diberlakukan dengan tujuan untuk memastikan jika perusahaan atau organisasi memiliki sebuah sistem serta proses yang berkualitas dan restruktur. SOP juga berfungsi untuk membantu karyawan agar lebih berkualitas.
Dalam beberapa hal, SOP juga berfungsi untuk membantu memberikan motivasi pada setiap individu sehingga menghasilkan sebuah lingkungan kerja yang kondusif. Adanya SOP juga membantu dalam melakukan evaluasi diri bukan hanya terkait apa yang akan kamu lakukan sekarang melainkan juga menentukan keputusan tentang apa yang akan kamu lakukan selanjutnya.
SOP merupakan sebuah alat bisnis yang digunakan untuk mengomunikasikan seperti apa cara yang benar di dalam menjalankan kegiatan perusahaan atau organisasi. Untuk mengenal lebih jauh tentang fungsi SOP, silakan simak beberapa fungsi di bawah ini:
Konsisten: adanya SOP adalah untuk membuat seseorang selalu konsisten di dalam mengerjakan tugas atau menjalankan apa yang menjadi tanggung jawabnya. Semakin konsisten seseorang, maka masalah terkait kualitas bisa berkurang
Menurunkan Kesalahan: SOP juga berfungsi untuk menurunkan tingkat kesalahan yang berpotensi akan terjadi kapan saja dan di mana saja. akan tetapi, selama seseorang atau tim menjalankan tugasnya sebagaimana yang ada pada SOP, maka kemungkinan melakukan kesalahan menjadi lebih kecil. Bahkan orang tersebut bukan tidak mungkin bisa mengerjakan tugasnya tanpa ada kesalahan
Komunikasi: fungsi lainnya dari SOP adalah sebagai alat komunikasi antara perusahaan dengan para karyawan. Jadi perusahaan bisa menjelaskan tentang apa yang menjadi keinginan perusahaan melalui SOP tersebut. selain itu, SOP juga bisa menjadi media komunikasi jika ada perubahan kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan
Tips dalam Membuat SOP yang Benar
Terdapat beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan jika ingin membuat SOP yang benar. Berikut ini kami akan memberikan penjelasannya.
Menentukan orang yang sesuai dalam membuat SOP
Hal pertama yang harus kamu pertimbangkan adalah pastikan kamu memilih seseorang yang sesuai untuk membuat atau menulis SOP. Pembuatan SOP harus komprehensif dan harus disajikan secara baik tanpa menimbulkan multi tafsir. Kamu bisa memilih seseorang yang ada di dalam perusahaan untuk mengerjakannya. Bisa juga dengan menyewa jasa orang lain untuk membuat SOP tersebut.
Membuat SOP secara visual
Cara yang kedua yaitu membuat sebuah SOP tersebut bukan hanya secara fisik melainkan juga secara visual. Mengapa? Karena pada dasarnya tidak semua orang mampu menyimpan informasi yang sama. Beberapa orang merupakan pembelajar visual sementara yang lainnya lebih gemar membaca. Itulah mengapa di dalam pembuatan SOP tersebut juga perlu menyertakan gambar, diagram alur, maupun video.
Dalam beberapa kasus, pembuatan SOP semacam ini akan membantu SOP tersebut untuk lebih dicerna serta disimpan di benak para karyawan. Contoh sederhananya adalah kamu memiliki usaha salon dan ingin menerapkan SOP. Akan membosankan jika SOP yang kamu buat tersebut hanya menyertakan deskripsi teks tanpa ada gambar atau penjelasan lainnya secara lebih menarik.
Lakukan Pengecekan dan Penilaian di Lapangan
Ketika membuat SOP, sebaiknya kamu jangan hanya mencatat seperti apa proses yang berlangsung selama ini. melainkan gunakan SOP tersebut sebagai waktu agar bisa melakukan analisis terkait perubahan yang akan berlaku ke depannya.
Kamu perlu mempertanyakan setiap nilai dan langkah yang memang dirasa masih perlu kamu improvisasi sehingga menghasilkan sesuatu yang lebih baik. Mungkin kamu perlu menambahkan, mengurangi, maupun mengubah langkah-langkah atau penjelasan tertentu sebelum kamu benar-benar mempublikasikan SOP tersebut.
Meninjau SOP Lama
Tanya Expert Kami
