Apa yang Anda lakukan ketika menerima pemasukan seperti gaji? Cara terbijak tentu dengan mengelolanya sehingga biaya-biaya untuk pengeluaran bisa terploting dengan baik. Hal ini dilakukan untuk menghindari pembengkakan pengeluaran sekaligus mengefisienkan pemakaian uang. Jika dalam skala terkecil saja kita melakukan pengelolaan, maka tentu dalam skala bisnis seperti perusahaan juga melakukan hal serupa. Konsepnya bisa dikatakan sama, tetapi tentu memiliki perbedaan dalam pengaplikasiannya.Dalam perusahaan, mengelola biaya atau sumber daya ekonomi bukanlah perkara mudah. Tidak hanya soal catat-mencatat, pengelolaan biaya perusahaan harus mampu dilacak dan dianalisis sehingga bisa memberi informasi yang akurat. Pengelolaan yang tepat dan efektif menjadi kunci jika perusahaan tidak ingin mengalami kerugian finansial. Namun sayangnya, meskipun sudah diupayakan dan terbantu dengan teknologi, masih saja ada peluang kekeliruan dalam pengelolaan biaya. Hal ini tidak boleh dianggap wajar karena dengan teknologi selayaknya kesalahan hampir bisa diminimalkan hingga hampir tidak ada. Namun semua kembali lagi kepada bagaimana strategi pengelolaannya. Tips-tips berikut bisa menjadi rujukan untuk Anda mengelola biaya perusahaan.
Memploting Biaya ke dalam Beberapa Pos
Memploting biaya atau keuangan menjadi beberapa pos mungkin juga Anda terapkan dalam mengelola keuangan pribadi. Nyatanya, cara ini bisa pula diterapkan dalam skala perusahaan. Cara ini akan sangat membantu untuk mengetahui apakah pemasukan benar-benar bernilai untung bagi perusahaan karena nilai pemasukan yang besar tidak berarti untung besar pula. Oleh karena itu, membagi biaya ke dalam beberapa pos seperti biaya operasional, biaya gaji, biaya utang, hingga biaya tabungan bisa menunjukkan bagaimana kondisi keuangan perusahaan. Pembagian pos biaya ini sendiri bisa dalam bentuk persen dari pemasukan atau dengan perbandingan.
Kontrol Kondisi Biaya Secara Berkala
Tiap plot biaya harus bisa dikelola dengan baik. Pengelolaan yang baik tidak hanya soal mendata biaya yang harus dikeluarkan, tetapi juga mengontrolnya secara berkala. Apalagi beberapa keperluan perusahaan kerap kali bersifat sering meskipun jumlahnya kecil. Hal ini menjadikan pengeluaran sering tidak terkontrol karena dianggap sepele. Padahal selayaknya setiap biaya harus dikeluarkan hanya untuk hal-hal produktif dan tertib dengan rencana.
Rutin Update Biaya
Selain mengontrol biaya yang dikeluarkan, perusahaan juga harus rutin melakukan update biaya dalam beberapa jangka waktu. Hal yang sering menjadi kesalahan adalah update biaya hanya dilakukan di awal tahun. Padahal hal tersebut belum cukup untuk memastikan keakuratan biaya yang dimiliki. Hal tersebut lantaran ada kemungkinan terjadi perubahan sejak biaya standar terakhir kali dilakukan.
Monitoring Cadangan di Neraca
Biaya yang berbeda dari biaya standar menghasilkan komponen biaya persediaan yang berbeda pula. Hal ini artinya analisa pembelian dan produksi harus dilakukan pada setiap periode laporan. Nantinya, biaya standar harus direkam ke biaya sebenarnya di dalam neraca. Cara ini dilakukan untuk bisa menyesuaikan biaya perusahaan yang tercatat dalam saldo dengan biaya sebenarnya. Monitoring seperti inilah yang seharusnya bisa dilakukan perusahaan untuk mengelola biayanya secara tepat.
Menjaga Stabilitas Arus Kas
Pengontrolan arus kas harus dilakukan secara profesional. Maksudnya, arus kas harus dalam kondisi stabil yang juga menunjukkan sehatnya keuangan perusahaan. Beruntung, di era teknologi seperti sekarang sudah tersedia banyak software akuntansi dan keuangan. Penggunaan software seperti ini akan sangat membantu untuk melihat kondisi biaya perusahaan secara real time dan akurat.
Tidak Mengabaikan Pengelolaan Tagihan dan Utang
Dalam beberapa situasi, akan ada saja kondisi dimana terjadi kendala di tagihan seperti macet atau bahkan salah pembayaran. Kemungkinan seperti ini harus diantisipasi untuk menjaga biaya perusahaan agar tidak kacau. Tidak hanya soal tagihan, kewajiban perusahaan akan utang juga harus diatur. Semua bertujuan untuk merapikan pencatatan keuangan.
Lakukan Perputaran Kas yang Efektif
Ketika berbisnis seringkali perusahaan terlalu fokus pada keuntungan belaka. Padahal, berbisnis juga harus fokus dalam pengelolaan sumber daya, termasuk bagaimana perputaran arus kas. Maka dari itu, memperhatikan perputaran kas harus dilakukan secara efektif. Perhatikan bagaimana alur perputaran kas terhadap laju penjualan kredit. Tips yang bisa dicontoh adalah dengan mengusahakan waktu penjualan kreditnya sama dengan pembelian kredit. Ini dilakukan agar perusahaan bisa menekan tingkat persediaan terhadap order tanpa harus membebani biaya.
Pembukuan yang Profesional
Dewasa kini, setiap perusahaan pasti sudah memanfaatkan teknologi untuk urusan pembukuan. Urusan pembukuan memang krusial bagi perusahaan. Setiap perusahaan pasti menyadari perlu adanya pembukuan, minimal Buku Kas Masuk dan Buku Kas Keluar. Penggunaan software akuntansi menjadi hal yang juga tidak bisa dihindari. Namun semua akan sia-sia jika pengelolaan pembukuannya tidak profesional. Tidak hanya soal karyawan atau software yang dipakai, tetapi juga bagaimana pengelolaan pembukuan itu dilakukan.Lantas seperti apa pengelolaan pembukuan yang profesional itu? Anda harus rutin melakukan pencocokan saldo uang yang tercatat setiap hari dengan kondisi aslinya. Ini layaknya mengontrol transaksi biaya dan memastikan tidak ada biaya yang terselip. Dilakukan setiap hari agar pelacakannya juga lebih gampang. Selain itu, kemampuan administrasi untuk mencatat biaya juga harus ditingkatkan. Disinilah pentingnya penggunaan software diperlukan. Software yang dipilih sebaiknya yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena setiap perusahaan memiliki karakternya yang khas.
Menghitung Profit
Tips terakhir berkaitan dengan bagaimana perusahaan menghitung profitnya. Apa maksudnya? Memang menghitung profit adalah hal lumrah dan pasti dilakukan karena tujuan perusahaan adalah untuk mendapat profit. Namun yang dimaksud disini adalah bagaimana menghitung profit harus pula diiringi dengan penghitungan biaya-biaya. Bagaimanapun, biaya yang ada di perusahaan mengandung penyusutan dan amortisasi. Artinya, ada biaya yang perlu dicadangkan untuk pengeluaran di masa depan, contohnya adalah untuk pajak dan bunga. Inilah mengapa menghitung profit tidak bisa dianggap sepele dan sederhana.Pada dasarnya, mengelola biaya perusahaan berkaitan dengan pengelolaan aset, modal, hingga utang. Berbagai elemen ini harus mampu dikelola secara berkala jika ingin menghasilkan laporan keuangan perusahaan yang baik. Perlu diingat pula, tantangan mengelola biaya bisa berbanding lurus dengan besarnya skala perusahaan. Inilah mengapa penggunaan software akuntansi menjadi hal yang penting.
Tanya Expert Kami
