Tips dan Contoh Membuat Invoice Agar Pelanggan Membayar Tepat Waktu

Kesuksesan suatu bisnis akan bergantung sepenuhnya pada pembayaran yang dilakukan oleh konsumen. Masalahnya, memberi invoice kepada konsumen merupakan proses panjang. Misalnya saja, invoice manual paling tidak butuh waktu dua jam untuk membuat kemudian mengirimnya. Di atas semua itu, kebanyakan invoice tidak dibayar tepat waktu dalam 30 hari. Situasi seperti ini tidak hanya memberi dampak pada sisi finansial, tapi juga menurunkan tingkat produktivitas. Sebabnya, tanpa pendanaan yang jelas, suatu bisnis tidak akan berjalan maksimal karena semua seperti terbatasi.

#1. Tawarkan Metode Pembayaran

Beberapa konsumen terkadang menghindari panggilan telepon dan menolak membayar kompensasi dari produk atau jasa yang diberikan, sementara klien lain bersedia membayar tapi tidak bisa melakukannya. Padahal, semakin mudah metode pembayaran yang ditawarkan, peluang konsumen membayar besar.Terkadang, konsumen lupa untuk membayar invoice hanya karena melupakan langkah kecil dan tidak memperhatikannya. Semakin banyak kemudahan yang ditawarkan, semakin cepat pembayaran akan diterima. Terdapat banyak metode yang dapat dipilih guna memudahkan pembayaran.Paling lazim digunakan yaitu pembayaran manual, seperti uang tunai, transfer bank, deposit langsung, cek, juga lainnya. Untuk pembayaran elektronik seperti transfer ATM, kartu kredit, uang virtual atau elektronik, juga lewat beberapa website penyedia jasa keuangan.

#2. Tulis Perjanjian Pembayaran Dalam Kontrak

Tidak hanya tentang perjanjian pembayaran, dalam kontrak juga harus dicantumkan keterangan penalti jika pembayaran melebihi tenggat waktu. Seharusnya, atur semua perjanjian kemudian pastikan bahwa konsumen memahami semua hal yang dibutuhkan untuk memulai suatu hubungan bisnis.Masalah bisa terjadi kapan saja, tapi dengan mengatur perjanjian pembayaran sekaligus pinalti di awal akan menghindarkan dari kemungkinan tidak dibayar konsumen. Semisal waktu pembayaran tiba, jangan segan untuk meminta hak yang sudah dijanjikan. Selalu ingat, konsumen bukan lagi konsumen jika tidak mau membayar apa yang sudah didapatkan. Misalnya, penalti 3% bisa dijatuhkan jika pada hari ke 22 jika konsumen belum melakukan pembayaran, dan 3% bisa ditambahkan lagi jika pada hari ke 42 pembayaran belum juga dilakukan konsumen.

#3. Gunakan Frasa Atau Kalimat yang Jelas

Jika ingin dibayar secara reguler oleh konsumen, kirim invoice secara reguler ke konsumen. Artinya, saat konsumen tidak membayar dalam jangka waktu 60 hari pertama, selanjutnya kirim invoice lagi dalam jangka waktu 30 hari. Lakukan ini sampai periode waktu sudah benar-benar habis.Siklus pembayaran 60 hari, 30 hari, atau 21 hari, merupakan batas waktu yang umum dipakai semua perusahaan, dan sering diistilahkan dengan Net 60, Net 30, dan Net 21. Tapi sebelum benar-benar memakai istilah ini, pertimbangkan dulu konsumen yang dihadapi.Jangan sampai istilah ini hanya akan membuat konsumen semakin bingung nantinya, kemudian merasa terjebak. Misalnya, ‘Pembayaran jatuh tempo dalam 21 hari, dan akan dikenai denda 3% mulai hari ke 22’ itu lebih baik daripada ‘Net 21, denda 3% akan ditambahkan setelahnya’.

#4. Minta Uang Muka

Sangat masuk akal dalam hal penyediaan barang dan jasa untuk meminta uang muka di awal. Meski nilainya tidak akan besar, setidaknya uang muka ini dapat digunakan untuk mendukung proyek yang akan dijalankan. Metode seperti ini sudah dipraktikkan di banyak perusahaan manapun.Tidak ada alasan untuk konsumen merasa tersinggung karena dimintai uang muka, jika memang bertujuan untuk menggunakan jasa atau produk yang ditawarkan. Besaran uang muka sangat bervariasi, dan semua dapat didiskusikan sebelum proyek dimulai.Invoice yang belum dilunasi kemudian dapat dikirimkan selama proses pengerjaan. Pembayarannya bisa dipecah dan diatur hingga beberapa kali, misalnya 30% sebelum proyek dimulai, 30% lagi saat proyek sedang berjalan, kemudian 40% saat pengerjaan proyek selesai.

#5. Insentif Untuk Pembayaran Tepat Waktu

Banyak konsumen yang merespon positif jika dalam invoice yang diberikan memuat diskon atau potongan harga tertentu. Misalnya saja, terdapat potongan 10% jika konsumen mau membayar invoice tepat waktu, dan diskon 15% jika membayar sebelum proyek selesai.Saat konsumen tahu ada tambahan keuntungan berupa potongan harga, maka ini akan menciptakan situasi win-win untuk dua pihak yang bekerja sama. Konsumen seolah mendapat motivasi lain untuk menyelesaikan pembayaran lebih cepat, atau setidaknya membayar tepat waktu.Pemberian diskon atau kredit dengan skema tertentu akan memberikan perbedaan besar terhadap sudut pandang konsumen untuk memenuhi kewajibannya. Tergantung jenis produk atau jasa yang ditawarkan, konsumen juga dapat ditawari paket pre-order bagi yang mau membayar semua di awal.

#6. Tunda Pekerjaan Atau Hentikan Proyek

Saat konsumen tidak membayar tepat waktu, pekerjaan yang dilakukan untuk sementara waktu dapat ditangguhkan. Negosiasi kemudian dapat dilakukan untuk membuat kesepakatan lebih baik lagi. Semisal hasilnya masih tetap sama, untuk kesekian kalinya hentikan proyek.Mungkin saja di satu sisi solusi ini akan menghasilkan konflik, tapi semua pasti dapat diatasi saat waktunya tiba. Perusahaan dapat memanfaatkan ini sebagai peringatan supaya invoice segera dibayar, sekaligus menunjukkan ketegasan bahwa tidak ada toleransi untuk konsumen yang tidak membayar.Tidak ada keuntungan apapun dengan konsumen yang lepas tanggung jawab karena tidak mau membayar dari apa yang sudah didapat. Tapi untuk menunjukkan itikad baik dan nilai perusahaan, jauh lebih baik jika dilakukan perjanjian ulang sebelum penalti penghentian proyek dijatuhkan.

#7. Buat Format yang Konsisten dan Jelas

Sebuah invoice harus sederhana dan langsung menuju poin yang ingin disampaikan. Dengan demikian, konsumen akan lebih mudah mengerti sehingga bisa merespon dengan cepat. Gunakan format yang sederhana, dan jangan membuat invoice yang akan dikirimkan semakin rumit.Selalu pastikan bahwa format invoice yang dibuat mengandung informasi berikut:

• Deskripsi barang atau jasa
• Nomor order (permintaan)
• Nomor invoice
• Jumlah tagihan
• Ringkasan jumlah pembayaran
• Tanggal jatuh tempo
• Pilihan metode pembayaran
• Keterangan diskon (jika ada)
• Detail tagihan
• Biaya pembayaran (inconvenience charge)
• Denda keterlambatan
• Detail jumlah GST (goods and service tax)
• Nomor kontak

Pastikan juga untuk memasukkan informasi tambahan untuk konsumen tertentu. Misalnya, apakah konsumen butuh nama proyek ditulis spesifik atau nomor PO untuk membantu membuat catatan pengeluaran internal ke mana uang dibayarkan.Kadang konsumen butuh invoice dalam format tertentu sehingga sesuai standar kearsipan yang dianut. Gagal dalam memenuhi informasi yang diminta dapat menyebabkan pembayaran invoice jadi tertunda. Jika skenario ini terjadi, revisi invoice harus dibuat lagi, dan ini berarti pembayaran akan lebih lama lagi.