Contoh Cara Membuat Laporan Proyek Perusahaan Konstruksi

By Martina, 11 Juni 2021
Google Plus Share   Facebook Share   Linkedin Share

Tak sedikit orang yang menganggap bahwa membuat laporan merupakan hal yang paling melelahkan karena harus mengumpulkan semua data dan informasi proyek yang tengah berjalan atau sudah selesai menjadi satu dan dibuat sedemikian rupa agar laporan tersebut dapat memberikan manfaat lebih kepada yang membacanya. Terutama laporan proyek pada perusahaan konstruksi.


Mungkin sedikit berbeda dengan bentuk laporan yang pada umumnya dibuat oleh perusahaan-perusahaan di industri lain yang tidak terlalu kompleks seperti konstruksi, menulis laporan proyek pada perusahaan konstruksi mengharuskan si pembuat laporan untuk mempertimbangkan metode perencanaan dan pembangunan yang digunakan dalam penyelesaian proyek tersebut. Seperti yang telah diketahui bahwa hasil akhir dari proyek konstruksi pada umumnya berupa beberapa struktur fisik, mesin atau benda lain. Di samping efektivitas, desain dan kekuatan dari objek proyek juga menyediakan informasi penting untuk melengkapi setiap dan semua informasi yang ada pada laporan.


Bagi mereka yang tidak berada di industri konstruksi mungkin akan berpikir seberapa penting laporan proyek bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan pada umumnya laporan yang dibuat di perusahaan-perusahaan pada industri yang lebih umum menjadikan laporan hanya sebagai formalitas. Berbeda dengan laporan proyek pada perusahaan konstruksi. Namun, sebelum memahami cara membuat laporan proyek pada perusahaan konstruksi, berikut beberapa hal yang perlu diketahui mengenai pentingnya membuat laporan proyek bagi perusahaan.


Pentingnya Laporan Proyek

Setidaknya ada 7 manfaat yang perlu diketahui dari membuat laporan proyek :

  1. Pelacakan (Tracking)

Manfaat pertama dari membuat sebuah laporan proyek adalah pelacakan atau tracking. Dengan adanya laporan proyek memungkinkan Anda, tim, dan pemangku kepentingan lainnya untuk dapat melihat kemajuan proyek yang sedang berjalan dan apakah sejalan dengan rencana yang telah dibuat di awal atau tidak.


Biasanya, beberapa hal yang perlu dimonitor adalah tugas apa saja yang harus segera diselesaikan, masalah yang muncul, risiko proyek, anggaran yang digunakan selama proyek berjalan, jadwal, dan hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan proyek secara keseluruhan.


  1. Mengidentifikasi risiko

Manfaat yang kedua adalah melalui laporan proyek yang dibuat, Anda dapat mengidentifikasi risiko yang mungkin muncul. Kemampuan untuk mengidentifikasi risiko merupakan langkah kunci untuk proyek yang lebih baik. Dengan laporan yang tepat, maka Anda dapat melihat risiko yang mungkin muncul nantinya dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menanganinya. Pelaporan risiko juga memudahkan tim untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul.


  1. Manajemen biaya (Cost management)

Bisa dibilang manajemen biaya atau cost manajemen sedikit rumit. Akan tetapi dengan adanya laporan rutin, maka Anda akan lebih mudah untuk melihat besaran pengeluaran yang dilakukan dengan jelas dan mengelola anggaran yang dimiliki secara optimal.


  1. Visibilitas

Salah satu aspek dari manajemen proyek yang paling sering ditanyakan adalah visibilitas atas proyek tersebut. Dengan membuat laporan proyek, visibilitas akan meningkat dan akan memberikan Anda informasi penuh tentang bagaimana kinerja proyek Anda, apakah berjalan dengan baik atau buruk sehingga nantinya Anda dapat mengambil keputusan yang dapat memperlancar proyek tersebut.


  1. Kontrol

Laporan proyek memberikan Anda kendali atas proyek tersebut, dimana dengan adanya laporan ini memungkinkan Anda untuk melihat tidak hanya kemajuan yang dicapai oleh proyek, tetapi juga stagnasi atau kemunduran pada hal-hal tertentu, bagaimana kinerja dari anggota tim, dan juga bagaimana kualitas pekerjaan yang diselesaikan.


  1. Pembelajaran

Adapun informasi yang ada pada laporan proyek mengenai tugas-tugas yang diselesaikan dapat memberikan Anda informasi mengenai apa langkah selanjutnya yang harus dilakukan di masa depan. Misalnya, Anda mungkin mengetahui bahwa terdapat masalah pada komunikasi proyek dan dari informasi ini Anda bisa membuat perubahan pada rencana komunikasi untuk proyek berikutnya berdasarkan dari pembelajaran yang didapatkan pada proyek di laporan tersebut.


  1. Referensi

Yang terakhir tentu saja agar Anda tidak akan mengulangi kesalahan yang sama pada proyek berikutnya. Semua informasi yang ada pada laporan proyek merupakan hal atau elemen-elemen yang memang perlu dilaporkan untuk nantinya dapat dilihat kembali di masa mendatang. Laporan proyek ini menghindari Anda dari hal-hal yang terabaikan pada proyek sebelumnya sehingga di proyek selanjutnya Anda harus mengatasi masalah yang sama dan menjadikan kinerja tim menjadi tidak efisien. Selain itu juga hal ini bisa berdampak serius kepada kemajuan dan kualitas proyek yang dibuat.


Cara Membuat Laporan Proyek

Sebuah proyek bisa saja mengalami kegagalan karena berbagai macam alasan, dan salah satu faktor penyebabnya bisa jadi adalah sistem pelaporan proyek yang tidak efektif. Namun, menerapkan sistem pelaporan proyek yang aktif pun bukan perkara mudah alias merupakan salah satu tantangan manajemen proyek yang paling sulit untuk dilalui. Tentunya hal ini disebabkan oleh pelaporan proyek memerlukan informasi yang terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik dan tepat dari semua tahapan proyek dan kegiatan konstruksi, mulai dari inisiasi dan perencanaan hingga penutupan dan komisi proyek.


Perusahaan konstruksi yang paling sukses memilih untuk membuat laporan yang berbeda yang dapat memberikan semua informasi penting yang diperlukan sehingga pekerjaan konstruksi dapat dilanjutkan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan. Biasanya laporan tersebut dibagikan kepada seluruh orang yang terlibat dalam bentuk kertas dan kemudian dikirimkan melalui email. Namun seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, setiap orang dapat dengan mudah membuka sebuah program dan memiliki semua laporan yang diajukan melalui perangkat elektronik mereka dan dapat diakses dimana saja.


Berikut di bawah ini merupakan beberapa hal yang harus ada pada laporan harian proyek pada perusahaan konstruksi :

  1. Tanggal

Yang dimaksud dengan tanggal disini adalah tanggal dari informasi yang ada pada laporan dan juga tanggal laporan tersebut ditulis dan diserahkan.


  1. Kondisi cuaca

Mengikutsertakan informasi kondisi cuaca pada hari informasi ditulis sangatlah penting, karena akan menunjukkan mengapa tugas tertentu tidak diselesaikan atau mengapa semua orang meninggalkan lokasi kerja lebih awal atau datang terlambat.


  1. Kondisi lokasi konstruksi

Pada bagian ini diperlukan informasi mengenai bagaimana kondisi fisik dari lokasi kerja yang bisa jadi mempengaruhi seberapa banyak pekerjaan yang diselesaikan pada hari itu.


  1. Overview sumber daya

Informasi selanjutnya yang harus ada adalah sumber daya yang masih tersedia dan tidak tersedia pada hari itu. Pada daftar ini juga diperlukan informasi mengenai jumlah karyawan, peralatan serta bahan yang digunakan.


  1. Jenis dan status pekerjaan yang dilakukan di lapangan

Pada bagian ini, berisikan informasi mengenai pekerjaan apa saja yang dilakukan pada hari itu dan status untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. Apakah sudah selesai, terhambat, atau hal-hal lainnya.


  1. Daftar gangguan/penundaan yang terjadi

Apa saja yang menghambat penyelesaian pekerjaan pada hari itu.


  1. Daftar inventaris

Pada bagian ini berisikan informasi mengenai stok barang apa saja yang masih tersedia dan apa saja yang mungkin akan datang lebih lambat dari yang diperkirakan.


  1. Risiko yang akan muncul

Potensi risiko yang akan muncul dan mengakibatkan penundaan di masa depan, sehingga setiap orang dapat bekerja untuk menghindari masalah tersebut.


  1. Masalah terkait keselamatan dan lingkungan

Menyertakan informasi setiap insiden yang terjadi baik yang berkaitan dengan keselamatan maupun lingkungan. Pada bagian ini juga harus menyertakan nama karyawan, detail yang terjadi foto spesifik apabila suatu insiden terjadi pada hari itu.


  1. Catatan dan komentar tambahan

Poin yang terakhir ini sebenarnya tidak selalu ada pada setiap laporan harian yang dibuat. Namun mungkin ada hari-hari dimana catatan atau komentar tambahan perlu ada, dan harus dimasukkan pada bagian akhir laporan apabila tidak sesuai dengan kategori lainnya.



Baca juga

Contoh Cara Menghitung Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Jasa Konstruksi

Contoh Cara Menghitung Gross Weight (Berat Kotor) dan Nett Weight (Berat Bersih) Pengiriman Barang Produksi

Pahami Strategi-Strategi Penetapan Harga dan Manfaatnya Dalam Produksi Barang Penjualan

Tantangan yang Dihadapi Saat Pengiriman Produk Makanan dan Cara Mengatasinya

Tips Menjaga Mesin Produksi Tetap Optimal Selama Pandemik Covid-19 dan New Normal

© 2021 PT Ukirama Solusi Indonesia Bahasa Indonesia | English   Google Plus   Instagram   Facebook   Linkedin