Memahami Arti SOP (Standard Operating Procedure) dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

By Martina, 17 Mei 2019
Google Plus Share   Facebook Share   Linkedin Share

Setiap perusahaan pasti memiliki caranya sendiri dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada. Bagaimanapun bentuk dan jenis perusahaannya, perusahaan membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan fungsi dan tugas setiap unit perusahaan. Cara ini disebut juga dengan Standard Operating Procedure (SOP), sebuah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tujuan dari memiliki standar kerja ini adalah untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari karyawan perusahaan dengan pengeluaran biaya serendah-rendahnya. Sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal hingga selesai.


Menurut seorang ahli, Moekijat (2008), Standard Operating Procedure (SOP) merupakan urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, apa yang akan dicapai apabila melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.


Tujuan dan Fungsi Standard Operating Procedure (SOP)

Biasanya, pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) bertujuan untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang dilakukan dalam suatu organisasi. Panduan standar kerja yang baik adalah yang mampu menjadikan efektivitas kerja menjadi lebih baik, dimana bisa menjadi panduan bagi seluruh karyawan, untuk penghematan biaya, memudahkan pengawasan pekerjaan, serta berdampak positif pada koordinasi yang baik antara unit-unit yang ada di perusahaan.


Mengutip dari seorang ahli, Indah Puji (2014:30), tujuan dari memiliki Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebagai berikut:

  • Untuk menjaga konsistensi kinerja perusahaan dan kemana karyawan dan lingkungan bekerja harus mengarah untuk mencapai hasil yang diinginkan.

  • Sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi seluruh karyawan.

  • Untuk menghindari kesalahan atau kegagalan, menghindari dan mengurangi konflik, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan.

  • Merupakan alat pengukur untuk menilai kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.

  • Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga kerja dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan secara efisien dan efektif.

  • Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan terkait.

  • Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek serta kesalahan administratif lainnya.

  • Sebagai dokumen yang digunakan untuk melatih karyawan baru.

  • Sebagai dokumen referensi apabila melakukan perubahan menjadi SOP yang baru.


Sedangkan fungsi dari Standard Operation Procedure (SOP) menurut Indah Puji (2014:35) adalah sebagai berikut:

  • Memperlancar tugas karyawan atau tim atau unit kerja suatu perusahaan.

  • Sebagai dasar hukum apabila terjadi penyimpangan.

  • Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

  • Mengarahkan karyawan untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

  • Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.


Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

Standard Operating Procedure (SOP) atau sering disebut juga sebagai prosedur tetap adalah penetapan secara tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa serta dibuat untuk menghindari terjadinya berbagai cara dalam pelaksanaan proses kegiatan atau pekerjaan oleh karyawan yang berpotensi mengganggu kinerja perusahaan.


Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat dari memiliki Standard Operating Procedure (SOP) bagi bisnis Anda antara lain:

  • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

  • SOP dapat membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada campur tangan manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses pekerjaan sehari-hari.

  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

  • Menciptakan ukuran standar kerja yang akan memberikan panduan konkrit kepada karyawan untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

  • Menciptakan bahan-bahan pelatihan bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaannya sehari-hari.

  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

  • Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan atau menyelesaikan pekerjaan.

  • Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.


Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure (SOP)

Dalam Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), disebutkan bahwa penyusunan sebuah SOP harus memenuhi beberapa prinsip, antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan dan kepastian hukum. Selain itu, terdapat beberapa prinsip lainnya yang perlu Anda ketahui dalam membuat SOP bagi perusahaan Anda.

  1. Konsisten. SOP yang dibuat harus dilaksanakan atau diterapkan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh individu atau tim dalam organisasi.

  2. Komitmen. Setiap individu atau tim dalam organisasi harus melaksanakan seluruh poin dalam SOP dengan komitmen penuh agar tujuan dari pembuatan SOP dapat tercapai.

  3. Perbaikan berkelanjutan. Penerapan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

  4. Mengikat. SOP harus bersifat mengikat, dimana setiap individu baik di jajaran yang paling rendah hingga yang paling tinggi wajib menerapkan prosedur standar yang telah ditetapkan.

  5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Setiap individu memiliki perannya masing-masing dalam sebuah organisasi. Apabila individu tersebut tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses pekerjaan yang ada yang akan berdampak pada hasil yang dikeluarkan kepada masyarakat oleh organisasi tersebut.

  6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah ditetapkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap yang memerlukan.


Cara Membuat Standard Operating Procedure (SOP)

SOP sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi terutama perusahaan. Pasalnya, SOP memastikan karyawan Anda untuk mematuhi pedoman yang ada agar hasil atau tujuan yang Anda inginkan dengan membuat SOP dapat tercapai. Selain itu juga dengan adanya SOP, bisa menjadi standar hukum internal bagi seluruh individu yang ada di perusahaan. Lalu, bagaimana cara membuat SOP untuk bisnis Anda?


  1. Membentuk Tim Pembuat SOP  

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membentuk tim khusus dengan melibatkan SDM yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan. Bahkan, apabila diperlukan, Anda juga bisa meminta bantuan dari perusahaan penyedia jasa konsultan HR untuk mendapatkan masukan yang tepat. Setiap individu harus bertanggung jawab dalam memetakan deskripsi pekerjaan dari tim yang diwakili.


  1. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk memastikan panduan yang dibuat sesuai, Anda dan tim terpilih harus mengamati secara teliti proses bisnis yang terjadi dari awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Catat setiap data yang ditemukan untuk mempermudah Anda menjadikan data tersebut menjadi referensi pada saat proses pembuatan SOP.


  1. Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart

Setelah melakukan pencatatan terhadap proses bisnis yang berlangsung, kini waktunya Anda untuk membuat proses tersebut dalam bentuk gambar dan alur proses berupa narasi atau tulisan. Perlu diingat bahwa pembuatan flowchart dan narasi harus berdasarkan langkah-langkah proses bisnis yang berjalan.


  1. Review Hasil Penyusuan Flow Chart

Amati seluruh bagan yang telah dibuat secara teliti hingga tidak ada yang terlewat. Untuk melakukan review, Anda bisa membuat grup diskusi agar bisa mendapatkan flowchart dan narasi yang tepat.


  1. Lakukan Simulasi

Sebelum SOP diterapkan kepada seluruh perusahaan, SOP harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Namun, ada baiknya Anda melakukan simulasi terlebih dahulu dengan kondisi yang sebenarnya agar mengetahui apakah ada ketidaksesuaian dan dapat melakukan review ulang secepat mungkin.


  1. Evaluasi dan Perbaikan SOP

Jika pada proses simulasi terjadi ketidaksesuaian, maka tim pembuat SOP harus melakukan evaluasi dan perbaikan secepat mungkin, lalu melakukan simulasi ulang hingga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan SOP.


  1. Persetujuan (Approval) SOP

Idealnya, SOP yang telah disetujui disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.


  1. Sosialisasi SOP

Setelah mendapatkan persetujuan, Anda dapat mensosialisasikannya kepada karyawan agar mereka dapat memulai menerapkan SOP yang diterapkan.



Baca juga

Penyebab Terhambatnya Pelaksanaan SOP Dalam Perusahaan Dan Cara Mengatasinya

Tanda-Tanda Kapan Perusahaan Manufaktur Membutuhkan Software Cloud ERP

Kapan Sebaiknya Perusahaan Mulai Menggunakan Software ERP

Apa Itu Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management) dan Manfaatnya?

Jenis dan Manfaat Chart of Account (COA) dalam Pembukuan Akuntansi

© 2019 PT Ukirama Solusi Indonesia Bahasa Indonesia | English   Google Plus   Instagram   Facebook   Linkedin