Mengenal Return Merchandise Authorization (RMA) dan Proses Manajemennya

By Martina, 11 September 2020
Google Plus Share   Facebook Share   Linkedin Share

Ketika kita berbelanja, mungkin suatu kali tak beruntung mendapati bahwa barang yang didapatkan tidak sesuai dengan harapan. Entah itu dari ukuran yang keliru, kerusakan pada titik tertentu atau bahkan tak berfungsi sama sekali.


Sebagai pembeli yang sudah membayarnya sesuai dengan harga, tentu kita ingin produk dalam kondisi bagus. Kerusakan menjadi sangat mengecewakan dan membuat kita ingin mendapatkan gantinya. Dari situlah kemudian dikenal istilah Return Merchandise Authorization (RMA).


Memang apa sebenarnya RMA itu? Anda akan mengetahuinya lebih lanjut tentangnya berikut juga dengan proses manajemennya. Simak lebih lengkapnya ulasan tentang RMA di bawah ini!


Apa itu Return Merchandise Authorization?

Return Merchandise Authorization atau yang disingkat dengan RMA adalah sistem pengembalian barang yang sudah dibeli, selama masa garansi masih berlaku. Pelanggan mungkin bisa meminta barang yang rusak diganti dengan yang baru, mengajukan klaim garansi untuk perbaikan atau meminta uang kembali (meskipun yang satu ini sangat jarang).


Tentu saja ini bukanlah sesuatu yang diharapkan terjadi baik si pembeli maupun penjual. Karena pengembalian barang membuat kedua pihak tak nyaman dan merasa rugi. Penjual merasa rugi dari sisi materi, sedangkan pembeli merasa rugi dari sisi waktu, karena harus mengurus pengembalian.


Namun, memang tak bisa berharap bahwa semua akan ideal sesuai rencana. Akan selalu ada peluang dimana hal-hal seperti itu bisa terjadi. Entah itu karena sisi kelalaian dalam proses produksi, distribusi, penjualan produk, atau semacamnya.


Sehingga sudah sewajarnya dari pihak penjual bersiap dengan sistem RMA untuk memberikan kenyamanan bagi pembeli. Karena mereka tahu bahwa dengan membeli produk disana, kualitas produk dijamin kualitasnya. Termasuk ketika mereka mendapati produk tak sesuai dengan harapan.


Produk-produk yang biasanya disertai dengan ketentuan RMA adalah produk elektronik. Karena produk-produk tersebut termasuk yang cukup rentan dengan kerusakan. Bahkan jika produk tersebut tidak digunakan sama sekali pun bisa mengalami kerusakan.


RMA umumnya akan memakan waktu 2-3 minggu sampai pembeli mendapatkan produk atau uangnya kembali. Karena pihak toko biasanya akan melakukan pengujian kelayakan garansi dan pengiriman ke pabrik yang menangani proses perbaikan produk. 


Proses Manajemen RMA

Sebagaimana proses penjualan barang, RMA juga perlu untuk dikelola prosesnya sehingga bisa memberikan kenyamanan baik kepada penjual maupun pembeli. Karena jika hal tersebut dibiarkan mengalir begitu saja, penjual menjadi seenaknya dalam penilaian klaim garansi, sebaliknya juga pembeli bisa bebas menuntut terhadap segala jenis kerusakan.


Hal itu tentu saja bisa merugikan bagi pihak pembeli, dimana ia berpotensi tidak mendapatkan haknya atas jaminan produk. Sebaliknya juga merugikan bagi penjual, karena selain aktivitas penjualannya terhambat oleh masalah RMA, kerugian yang ia alami bisa bertambah besar jika harus menangani setiap keluhan kerusakan produk.


Padahal kita pahami bahwa kerusakan produk tidak selalu layak untuk mendapatkan garansi. Misalkan seperti kerusakan yang diakibatkan oleh kesalahan pemakaian pembeli. Hal itu sudah sewajarnya ditanggung sendiri oleh pembeli.


Sehingga supaya proses RMA bisa berjalan lancar dan juga melindungi hak dari kedua belah pihak, bisa dilakukan pengelolaan prosesnya seperti berikut ini :

  • Peraturan terkait RMA

Ini adalah hal yang harus dibuat sebelum asumsi RMA disampaikan kepada pelanggan. Setiap syarat dan ketentuan berlaku yang berhubungan dengan proses pengembalian produk. Jika Anda berjualan lewat website atau marketplace, maka file ini juga perlu dilampirkan.


Anda bisa menentukan syarat-syarat apa saja yang perlu dipenuhi oleh pelanggan ketika mengajukan RMA. Supaya dengan begitu tidak setiap kerusakan bisa diklaim untuk RMA. Berikut dengan ketentuan yang perlu diikuti oleh pelanggan ketika melakukan pengajuan RMA.


Dalam membuat peraturan ini pun penjual harus memaparkan dengan jelas dan tidak menggunakan kalimat yang multitafsir. Karena hal itu justru berpotensi menjadi perdebatan dengan pelanggan. Selain itu juga pastikan bahwa pelanggan menyepakati setiap poin ketika mereka membeli barang.


  • Kode RMA 

Hal ini sudah menjadi teknik yang umum digunakan dalam proses manajemen RMA. Dimana pihak pabrik atau penjual yang berperan sebagai distributor, memberikan nomor RMA kepada pelanggan. Untuk nantinya nomor itu mereka sertakan dalam pengiriman barang.


Meskipun kelihatannya sepele, tapi nomor ini yang nantinya akan memudahkan proses distribusi barang, khususnya kepada pihak pabrik. Dimana kita tahu bahwa ada puluhan atau bahkan mungkin ratusan pelanggan lain yang juga sedang mengajukan RMA saat itu.


Sehingga kode ini akan memudahkan pembeli untuk mendapatkan hak garansi produk, sehingga produknya tidak justru kembali lagi atau bahkan hilang tanpa jejak karena tidak diakui sebagai produk dalam list RMA.


Sebagai penjual atau distributor, khususnya yang menjadi perantara dalam proses pengiriman produk ke pabrik, perlu menyediakan formulir RMA. Hal itu yang nantinya memudahkan penjual untuk menghubungi pembeli kembali ketika produk sudah selesai diperbaiki.


  • Prosedur Pengemasan Produk 

hal ini sangat penting terutama jika pelanggan berniat atau memang harus mengirimkan produknya menggunakan jasa ekspedisi. Karena kita pahami bahwa tidak semua pelanggan memberi cukup perhatian pada proses pengemasan.


Ketika pelanggan dibiarkan melakukan seenaknya, bukan tak mungkin kerusakan barang bertambah parah selama proses pengiriman. Hal itu akan menyulitkan penjual dalam proses pengecekan barang untuk uji kelayakan garansi, sekaligus merugikan pihak pabrik.


Sehingga penting juga bagi penjual untuk membuat prosedur pengiriman yang jelas dan aman untuk diikuti oleh para pembeli. Kemudian menyampaikan hal tersebut kepada pembeli yang ingin mengajukan RMA. Walaupun tetap terjadi kerusakan karena kecelakaan, penjual bisa langsung memahami bahwa hal itu karena kecelakaan pengiriman. 


Jadi sekarang Anda memahami apa itu Return Merchandise Authorization dalam proses jual beli produk dan bagaimana proses manajemen yang diperlukan supaya bisa memberikan keseimbangan hak baik bagi penjual maupun pembeli. 


Dengan memahami proses manajemen RMA yang tepat, Anda bisa menerapkannya pada bisnis yang Anda jalankan. Hal ini pun juga tidak hanya bisa berlaku untuk produk barang, tapi juga produk jasa. Anda bisa mempelajari lebih lanjut tentang prosedur RMA pada produk jasa jika membutuhkannya. Semoga bermanfaat!


Baca juga

Mengenal Self-Order dan Self-Service serta Kelebihan dan Kekurangannya dalam Suatu Usaha

Mengenal Istilah-Istilah Forecasting dalam Bisnis Perusahaan

Mengenal Arti Lead Time dan Faktor-faktor yang membuat Lead Time Penting dalam Bisnis

Mengenal Kode SWIFT Bank dalam Transaksi Keuangan, Fungsi dan Daftar Kode SWIFT

Mengenal Pembayaran dengan Syarat 2/10 n/30 dalam Faktur Penjualan

© 2020 PT Ukirama Solusi Indonesia Bahasa Indonesia | English   Google Plus   Instagram   Facebook   Linkedin