Mengeksekusi sebuah proyek konstruksi bangunan tentu bukan hal yang mudah. Apalagi dibarengi dengan kepercayaan yang sudah diberikan dari klien. Manajer proyek harus mengatur strategi dalam pelaksanaan pengerjaan proyek untuk mencapai keuntungan yang maksimal tanpa mengurangi kualitas dari bangunan yang akan dikerjakan.Dalam mengelola sebuah proyek ada beberapa masalah yang dihadapi seperti:
- Sulit menyusun rencana anggaran yang pas.
- Sulit melacak progres dari pengerjaan proyek.
- Sulit melihat perbandingan antara alokasi dana dengan pengeluaran biaya yang sebenarnya.
- Sulitnya melihat laporan laba rugi per proyek.
- Sulit mengetahui keberadaan dan jumlah dari alat-alat dan bahan-bahan yang akan digunakan di dalam proyek.
Artikel akan membahas tentang beberapa cara untuk mengatasi kesulitan di atas.
Perencanaan
Perencanaan adalah fondasi sebuah proyek. Tanpa rencana yang matang, pengerjaan tidak akan berjalan lancar dan akan ada banyak masalah yang bisa menghambat pengerjaan proyek. Beberapa aspek yang perlu di rencanakan adalah anggaran, jadwal pengerjaan, dan pengelolaan bahan material dan alat-alat proyek.“By failing to prepare, you are preparing to fail.”
- Benjamin Franklin
Anggaran
Setiap proyek tentunya membutuhkan dana dan anggaran. Karena jika dana tidak mencukupi maka proyek yang sedang anda jalankan kemungkinan akan terhambat atau bahkan mangkrak. Oleh sebab itu, penting untuk merencanakan jumlah anggaran dana yang cukup untuk membiayai kebutuhan proyek.Selain itu anda juga harus memikirkan hal-hal yang kemungkinan yang bisa terjadi yang memengaruhi jumlah anggaran. Contohnya adalah ketika terjadi perubahan harga bahan-bahan bangunan karena adanya kenaikan nilai tukar rupiah. Hal ini otomatis mengubah anggaran yang telah direncanakan sebelumnya. Oleh karena itu persiapkan juga anggaran cadangan untuk mengatasi adanya kemungkinan bertambahnya dana yang diperlukan secara tiba-tiba.Dalam menentukan anggaran mana yang harus didahulukan memang sering kali membuat bingung. Jika anda kesulitan untuk memilah anggaran yang harus diutamakan, buatlah daftar untuk setiap biaya dan urutkan dari pembiayaan yang paling besar sampai yang paling kecil. Setelah itu tandai anggaran mana yang menjadi prioritas bagi pelaksanaan proyek. Dari sini anda bisa melihat anggaran mana perlu diperhatikan dan anggaran mana yang dapat dialokasikan ke dana tambahan.Jadwal Pengerjaan
Jadwal pengerjaan dalam suatu proyek merupakan hal yang harus direncanakan dengan baik. Dengan demikian tahapan pekerjaan bisa menjadi jelas dan tentunya proyek bisa selesai tepat pada waktunya.Dalam menentukan anggaran mana yang harus didahulukan memang sering kali membuat bingung. Jika anda kesulitan untuk memilah anggaran yang harus diutamakan, buatlah daftar untuk setiap biaya dan urutkan dari pembiayaan yang paling besar sampai yang paling kecil. Setelah itu tandai anggaran mana yang menjadi prioritas bagi pelaksanaan proyek. Dari sini anda bisa melihat anggaran mana perlu diperhatikan dan anggaran mana yang dapat dialokasikan ke dana tambahan.Bahan Material dan Alat-Alat Konstruksi Bangunan
Alat dan bahan material dalam konstruksi bangunan menjadi hal yang vital dalam proyek. Keterlambatan akan datangnya bahan material dan alat - alat yang akan diperlukan pastinya dapat menghambat jalannya proyek.Karena itu jangan bergantung hanya pada satu vendor. Buatlah daftar vendor yang bisa menyediakan bahan material dan alat-alat yang diperlukan selama proyek berlangsung. Pastikan vendor-vendor tersebut dapat menyediakan semuanya tepat waktu.“Anggaran, Jadwal, dan Barang Material adalah aspek yang penting untuk dipersiapkan”.
Kontrol dan Pengawasan
Pada saat pengerjaan, proyek membutuhkan kontrol dan pengawasan yang baik, agar prosesnya tidak melenceng dari rencana yang telah dibuat sebelumnya.Contohnya ketika dalam pelaksanaan proyek terjadi keterlambatan penyediaan bahan material bangunan, penyediaan jenis alat yang tidak sesuai, dan pengerjaan yang harus dilakukan ulang karena memiliki hasil yang buruk. Jika terjadi seperti ini artinya proyek ini sudah melenceng dari rencana baik dari segi waktu dan anggaran.Susunlah daftar informasi apa saja yang anda perlu ketahui dan hal-hal apa yang perlu anda lakukan untuk mengontrol sebuah proyek. Mengontrol dengan artian bahwa anda mengendalikan proses pengerjaan proyek ketika sudah mulai menyimpang dari perencanaan awal.Gunakan aplikasi komputer to-do list mulai dari yang sederhana seperti Trello dan Wunderlist . Aplikasi ini bisa membantu anda untuk membuat daftar tahap-tahap pengerjaan dengan status pengerjaannya masing-masing. Selain itu juga dengan aplikasi ini memungkinkan anda untuk melacak setiap progres pekerjaan sehingga memudahkan anda untuk mengetahui sampai dimana kelangsungan proyek anda.Namun jika anda menginginkan sistem aplikasi yang terintegrasi satu dengan yang lain gunakanlah sistem ERP. Aplikasi ini dapat menampilkan progres pengerjaan yang dilakukan sehingga anda tidak perlu untuk ke lapangan untuk mengetahui sampai dimana pengerjaan proyek.“Kontrol dan pengawasan yang baik akan mencegah pengerjaan proyek melenceng.”
Pencatatan Keuangan
Dalam melaksanakan proyek secara keseluruhan, tentunya pencatatan di setiap transaksi keuangan baik itu pengeluaran ataupun pemasukan harus dilakukan. Karena jika pencatatan keuangan tidak dilakukan dengan baik, laporan keuangan menjadi tidak akurat dan kemungkinan anda akan mengalami kerugian. Dengan pencatatan keuangan yang dilakukan setiap transaksi, anda dapat melihat pergerakan keuangan selama proyek anda berlangsung.Di samping itu dengan melakukan hal ini anda dapat melihat laporan laba rugi di setiap proyek. Anda juga bisa mengetahui jika pengeluaran sudah melebihi pendapatan sehingga anda dapat mengambil langkah tertentu untuk mengatasinya.Gunakanlah sistem ERP untuk mengelola keuangan dan menampilkan beberapa laporan yang bisa membantu anda untuk melihat laporan keuangan proyek secara keseluruhan. Ini juga dapat memungkinkan anda untuk mengontrol keuangan di beberapa proyek yang dijalankan sekaligus. Keuntungan sistem ERP juga bisa diintegrasikan dengan pembelian dan inventaris atau stok barang sehingga anda cukup dengan mengoperasikan satu aplikasi.“Pencatatan keuangan yang secara terperinci menghasilkan laporan yang akurat.”
Mengelola Alat, Barang, dan Bahan Material Keperluan Proyek
Masalah yang sering dihadapi kontraktor dalam pengelolaan alat, bahan dan barang-barang kebutuhan proyek adalah sulitnya melacak keberadaan dan jumlah dari setiap barang tersebut. Misalnya jumlah semen yang ada di gudang, semen yang belum dikirim, jumlah besi yang masih dipesan, dan lain-lain. Hal ini dapat berdampak pada terlambatnya kedatangan alat dan bahan ke lokasi proyek.Anda harus memerhatikan barang atau bahan-bahan yang akan anda gunakan untuk membangun konstruksi seperti jumlah stok bahan bangunan, alat apa saja yang akan dipakai dan lainnya. Karena bahan dan alat harus tersedia ketika proyek sudah mulai berjalan. Jika tidak, proyek akan tertunda dan ini hal yang kurang baik bagi kelangsungan proyek anda.Jika ingin mengetahui status barang di inventaris seperti kondisi, lokasi dan jumlah, cobalah untuk manfaatkan fitur dari aplikasi sistem ERP yang bisa mengelola barang, alat, dan bahan untuk keperluan proyek anda. Selain itu sistem ERP bisa melacak semua keberadaan dan kuantitas barang sehingga ada tidak perlu khawatir akan terjadinya kekurangan alat dan bahan pada saat proyek berlangsung.“Pengelolaan bahan bangunan dan alat-alat pengerjaan proyek merupakan hal yang tidak boleh anda anggap remeh. Karena semua ini bisa menjadi masalah yang krusial yang dapat mengganggu jalannya proyek.”
Mengerjakan sebuah proyek konstruksi memang memiliki tantangan tersendiri. Perencanaan pun harus disusun dengan baik agar pengerjaan menjadi terstruktur. Begitu juga pada pada proses pengerjaannya, pengawasan dan kontrol yang efisien akan membuat hasil dengan kualitas yang baik. Pencatatan akuntansi yang baik akan menampilkan seluruh laporan keuangan dengan terperinci. Semua dari hal-hal di atas saling mendukung satu dengan lain untuk membuat proyek konstruksi anda berhasil.
Tanya Expert Kami
