Divisi purchasing atau pengadaan memegang peranan krusial dalam rantai operasional perusahaan. Mereka adalah garda terdepan yang memastikan semua kebutuhan barang dan jasa untuk produksi hingga operasional sehari-hari terpenuhi. Namun, di balik perannya yang strategis, terdapat berbagai risiko yang jika tidak dikelola dengan baik dapat merugikan perusahaan secara signifikan.

Mulai dari kerugian finansial, terhambatnya proses produksi, hingga menurunnya reputasi perusahaan, risiko-risiko ini nyata dan perlu diantisipasi. Oleh karena itu, memahami potensi masalah dalam proses purchasing adalah langkah pertama untuk membangun sistem pengadaan yang tangguh dan efisien.

Artikel ini akan membahas tuntas lima risiko utama yang sering dihadapi oleh tim purchasing serta strategi efektif untuk menghindarinya.

Mengapa Risiko Purchasing Perlu Diwaspadai?

Proses purchasing lebih dari sekadar membeli barang. Ini adalah serangkaian aktivitas yang melibatkan pemilihan supplier, negosiasi harga, pembuatan kontrak, hingga memastikan barang diterima sesuai pesanan. Setiap tahapan memiliki potensi risikonya sendiri.

Jika risiko ini terjadi, dampaknya bisa berantai. Keterlambatan bahan baku dari supplier bisa menghentikan seluruh lini produksi. Kualitas barang yang buruk dapat menghasilkan produk cacat yang merusak kepuasan pelanggan. Bahkan, kesalahan administratif sederhana bisa berujung pada kerugian finansial yang tidak sedikit.

Dengan mewaspadai dan mengelola risiko ini, perusahaan tidak hanya melindungi keuangannya, tetapi juga menjaga kelancaran operasional dan reputasi di mata mitra bisnis serta pelanggan.

Risiko #1: Keterlambatan Pengiriman dari Supplier

Salah satu masalah paling klasik dalam dunia purchasing adalah keterlambatan pengiriman. Ketika supplier gagal mengirimkan barang sesuai jadwal yang disepakati, seluruh rencana perusahaan bisa berantakan.

Dampak:

  • Produksi Terhenti: Tidak ada bahan baku berarti tidak ada produksi.
  • Kehilangan Penjualan: Produk tidak tersedia saat dibutuhkan oleh pelanggan.
  • Biaya Tambahan: Kemungkinan harus mencari supplier alternatif dengan harga lebih mahal atau biaya pengiriman ekspres.

Cara Menghindarinya:

  • Seleksi Supplier yang Ketat: Pilih supplier dengan rekam jejak yang baik dalam hal ketepatan waktu.
  • Kontrak yang Jelas: Cantumkan klausul mengenai penalti atau sanksi jika terjadi keterlambatan.
  • Bangun Hubungan Baik: Komunikasi yang lancar dengan supplier membantu Anda memantau progres pesanan dan mengantisipasi potensi masalah.
  • Miliki Supplier Cadangan: Jangan bergantung pada satu sumber. Siapkan daftar supplier alternatif untuk kondisi darurat.

Risiko #2: Kualitas Barang Tidak Sesuai Spesifikasi

Risiko berikutnya adalah menerima barang yang kualitasnya tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan. Ini bisa berupa bahan baku yang cacat, komponen yang salah ukuran, atau produk yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Dampak:

  • Produk Gagal: Menghasilkan produk akhir yang berkualitas rendah dan tidak layak jual.
  • Biaya Retur: Proses pengembalian barang memakan waktu dan biaya.
  • Kerusakan Reputasi: Jika produk berkualitas rendah sampai ke tangan konsumen, citra perusahaan taruhannya.

Cara Menghindarinya:

  • Spesifikasi Detail: Buat Purchase Order (PO) dengan deskripsi barang yang sangat rinci, mencakup spesifikasi teknis, merek, hingga standar kualitas yang diharapkan.
  • Quality Control (QC): Lakukan pemeriksaan menyeluruh saat barang tiba sebelum dimasukkan ke dalam inventaris.
  • Uji Sampel: Untuk pesanan dalam jumlah besar, mintalah sampel terlebih dahulu untuk diuji.

Risiko #3: Kesalahan dalam Proses Purchase Order

Kesalahan manusia (human error) dalam pembuatan Purchase Order (PO) sering kali terjadi, namun dampaknya bisa sangat serius. Kesalahan penulisan jumlah, harga, alamat pengiriman, atau spesifikasi barang dapat memicu kekacauan.

Dampak:

  • Kerugian Finansial: Membayar lebih mahal dari harga seharusnya atau memesan jumlah yang salah.
  • Inventaris Kacau: Menerima barang yang tidak dibutuhkan atau kekurangan stok untuk barang yang krusial.
  • Hubungan dengan Supplier Tegang: Kesalahan yang berulang dapat merusak kepercayaan supplier.

Cara Menghindarinya:

  • Gunakan Template Standar: Buat templat PO yang baku untuk mengurangi risiko ada informasi penting yang terlewat.
  • Proses Persetujuan (Approval): Terapkan alur persetujuan berlapis, di mana PO harus diperiksa oleh lebih dari satu orang sebelum dikirim ke supplier.
  • Otomatisasi: Manfaatkan software ERP seperti Ukirama untuk mengotomatiskan pembuatan PO. Sistem dapat menarik data langsung dari permintaan pembelian (purchase request) untuk meminimalkan kesalahan input manual.

Risiko #4: Fraud atau Penyalahgunaan Wewenang

Ini adalah salah satu risiko paling berbahaya karena melibatkan integritas internal. Bentuknya bisa beragam, mulai dari penggelembungan harga (mark-up), memilih supplier karena ada hubungan pribadi (kolusi), hingga membuat pesanan fiktif.

Dampak:

  • Kerugian Finansial Langsung: Perusahaan membayar untuk barang yang tidak pernah ada atau dengan harga yang tidak wajar.
  • Budaya Kerja Rusak: Menurunkan moral tim dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.
  • Masalah Hukum: Jika terbukti, dapat berujung pada tuntutan hukum bagi pelaku dan perusahaan.

Cara Menghindarinya:

  • Pemisahan Tugas (Segregation of Duties): Pisahkan fungsi orang yang membuat permintaan, yang menyetujui PO, dan yang melakukan pembayaran.
  • Audit Rutin: Lakukan audit internal secara berkala pada seluruh transaksi pembelian.
  • Transparansi: Terapkan proses pemilihan supplier yang transparan dan berbasis kriteria objektif.
  • Kode Etik: Buat dan sosialisasikan kode etik yang jelas mengenai larangan menerima gratifikasi dari supplier.

Risiko #5: Kurangnya Transparansi dan Dokumentasi

Proses purchasing yang tidak terdokumentasi dengan baik adalah bom waktu. Tanpa jejak audit yang jelas, sulit untuk melacak pesanan, memverifikasi pembayaran, atau menyelesaikan sengketa dengan supplier.

Dampak:

  • Kesulitan Audit: Proses audit menjadi rumit dan memakan waktu.
  • Pembayaran Ganda: Risiko membayar tagihan yang sama dua kali karena tidak ada catatan yang jelas.
  • Analisis Buruk: Sulit untuk menganalisis data pembelian untuk mendapatkan harga terbaik atau mengevaluasi kinerja supplier.

Cara Menghindarinya:

  • Sistem Terpusat: Simpan semua dokumen terkait purchasing (PO, faktur, kontrak, bukti terima barang) dalam satu sistem yang terpusat.
  • Digitalisasi Dokumen: Beralih dari dokumen fisik ke digital untuk memudahkan pencarian dan penyimpanan.
  • Manfaatkan Teknologi: Sistem ERP secara otomatis mencatat setiap langkah dalam siklus pembelian, menciptakan jejak audit digital yang lengkap dan transparan.

Strategi Efektif untuk Menghindari Risiko Purchasing

Mengelola risiko purchasing bukanlah pekerjaan satu kali, melainkan upaya berkelanjutan. Berikut adalah beberapa strategi kunci yang bisa diterapkan:

  1. Adopsi Teknologi: Menggunakan software ERP atau aplikasi purchasing adalah cara paling efektif untuk memitigasi sebagian besar risiko di atas. Otomatisasi mengurangi human error, meningkatkan transparansi, dan menyederhanakan proses persetujuan.
  2. Perkuat Kontrol Internal: Terapkan kebijakan dan prosedur yang jelas, seperti pemisahan tugas dan alur persetujuan berlapis.
  3. Manajemen Hubungan Supplier (SRM): Bangun kemitraan yang kuat dengan supplier utama. Komunikasi yang baik adalah kunci untuk mengatasi masalah sebelum menjadi besar.
  4. Pelatihan Berkelanjutan: Pastikan tim purchasing Anda selalu ter-update dengan praktik terbaik, kebijakan perusahaan, dan cara menggunakan teknologi yang ada.

Kesimpulan

Divisi purchasing memiliki tanggung jawab besar yang diiringi dengan risiko yang sepadan. Keterlambatan pengiriman, kualitas barang yang buruk, kesalahan administratif, potensi fraud, dan dokumentasi yang berantakan adalah tantangan nyata yang dapat menghambat laju bisnis.

Namun, dengan identifikasi risiko yang tepat dan penerapan strategi mitigasi yang efektif—terutama melalui pemanfaatan teknologi—perusahaan dapat mengubah tantangan ini menjadi keunggulan kompetitif. Sistem pengadaan yang andal, transparan, dan efisien bukan lagi pilihan, melainkan sebuah keharusan untuk tumbuh berkelanjutan.

Dengan sistem ERP Ukirama, Anda dapat mengotomatiskan dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan. Mulai dari pembuatan Purchase Request, persetujuan PO secara digital, hingga pelacakan pengiriman, semuanya tercatat dalam satu platform yang aman dan transparan, membantu Anda meminimalkan risiko dan memaksimalkan efisiensi.