Sebuah proyek seperti konstruksi atau pembangunan bisa berjalan setelah melewati berbagai tahapan, mulai dari perencanaan, studi kelayakan, perancangan, pengadaan, pengawasan, pelaksanaan, hingga pemeliharaan. Tahap demi tahap akan saling berkaitan dan keberhasilan proyek dinilai dari kesinambungan antar tahapan tersebut. Penyelenggaraannya juga tidak berdiri tunggal melainkan melibatkan banyak pihak. Oleh karena berbagai alasan itulah maka pelaksanaan proyek harus dikelola dengan manajemen yang baik karena risiko kegagalan sangat mungkin terjadi. Kegagalan proyek merupakan suatu kondisi penyimpangan atau ketidaksesuaian yang menyebabkan pekerjaan tidak bisa dilanjutkan. Terkait dengan kegagalan proyek ini, ada banyak faktor yang bisa menjadi penyebabnya. Dari sekian banyak faktor tersebut, berikut adalah 8 penyebab yang umum dialami sehingga proyek dinyatakan gagal beserta dengan cara mencegahnya.
Perencanaan yang Buruk
Tahap perencanaan merupakan pondasi dari keberlanjutan proyek. Perencanaan proyek harus memiliki tujuan yang jelas dan bisa dijalankan oleh setiap pihak terkait. Selain itu dalam tahap perencanaan juga kerap kali tidak disertai jadwal terstruktur yang baik. Padahal pembuatan breakdown schedule penting agar setiap aktivitas atau tugas terbagi sesuai porsinya. Lebih jauh ada pula yang disebut sebagai manajemen risiko dasar yang sering diabaikan.Perencanaan yang buruk bisa diatasi dengan memilih tim perencanaan yang profesional sesuai dengan kapasitasnya. Setiap elemen dasar dari proyek tak boleh ada yang dianggap sepele karena sejatinya saling melengkapi. Selain itu, cara komunikasi dan manajemen risiko dasar harus ditetapkan dan dijalankan secara profesional.
Penyimpangan Tugas
Dalam sebuah proyek ada suatu ruang lingkup yang dibuat untuk menguraikan secara detail tentang kerja dan jadwal kerja. Manajer proyek akan memakai ruang lingkup ini sebagai acuan pengembangan dan alokasi tim beserta tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Sayangnya, ada kalanya suatu proyek diisi oleh anggota tim yang melakukan penyimpangan dan rencana tugas. Ketika seseorang atau sekelompok orang dalam tim melakukan penyimpangan tugas ini artinya ada tugas yang tidak mampu terselesaikan. Hal inilah yang bisa menjadi pemicu kegagalan proyek.Kegagalan proyek karena adanya penyimpangan tugas seperti ini bisa diatasi dengan mengalokasikan anggota sesuai dengan kemampuannya masing-masing. Pastikan bahwa setiap orang memahami tugasnya bahkan sedetail mungkin. Selain itu, lakukan pertemuan rutin yang berfungsi untuk memastikan pekerjaan terselesaikan sesuai rencana. Jikapun ada kekeliruan atau penyimpangan, maka bisa segera diatasi sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Komunikasi yang Tidak Berjalan Baik
Komunikasi adalah kunci kelancaran proyek. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka bisa saja setiap orang melakukan hal sesuai persepsinya sendiri. Tentunya ini bisa berakibat fatal karena proyek bisa berjalan di luar jalurnya hingga mungkin saja gagal. Agar komunikasi bisa berjalan baik, maka selayaknya diadakan pertemuan reguler selain juga harus dipastikan diskusi di lapang berjalan baik pula. Bagaimana komunikasi berjalan baik juga berkaitan dengan penjadwalan yang transparan. Manajer proyek juga harus mampu mencari solusi cepat ketika ada tim yang mengalami kendala apalagi jika berkaitan dengan kerja dari tim lainnya.
Monitoring yang Tidak Berjalan
Setiap proyek pasti memiliki tim pengawas atau monitoring. Tim inilah yang harus jujur dalam menjalankan tugasnya untuk melakukan kontrol dan mengecek kesesuaian kerja. Monitoring juga bisa dilakukan oleh manajer lapangan. Tetapi pada beberapa kasus, kegiatan monitoring ini tidak berjalan baik. Hal tersebut bisa terjadi karena banyak faktor, salah satunya kurang pahamnya tim pengawas atau manajer akan proyek itu sendiri.Menghindari terjadinya monitoring yang buruk, maka sebaiknya dibuat kontrol kinerja secara terukur seperti dengan tabel dan penilaian. Buat pula penjadwalan sehingga bisa dilihat kesesuaiannya. Pada intinya, perlu pencatatan yang baik dan menyeluruh bersamaan dengan kontrol yang rutin dijalankan.
Mengabaikan Petunjuk Teknis
Sebagaimana namanya, petunjuk teknis digunakan sebagai petunjuk pelaksanaan proyek dan pekerjaan di dalamnya. Sayangnya seringkali kegagalan proyek terjadi karena pengabaian akan petunjuk teknis yang sudah dibuat. Padahal, petunjuk teknis merupakan dasar untuk mencapai mutu yang direncanakan sesuai dokumen kontrak. Pengabaian petunjuk teknis bahkan bisa berakibat pada kecelakaan kerja.Tak ada solusi lain untuk pengabaian petunjuk teknis selain harus bisa memastikan bahwa petunjuk teknis dijalankan secara baik oleh semua orang dalam proyek. Hal ini juga berkaitan dengan sistem pengawasan dimana harus dilakukan monitor untuk memastikan pengujian mutu dan spesifikasi. Selain itu, pastikan bahwa semua orang dalam tim memahami petunjuk teknis yang sudah dibuat. Jikapun ada petunjuk yang dirasa tidak sesuai dengan kondisi lapang, maka harus didiskusikan dengan semua pihak.
Kekeliruan dalam Studi Kelayakan
Hal yang sangat fatal ketika dalam melakukan studi kelayakan terjadi kekeliruan sehingga salah dalam membuat keputusan. Studi kelayakan menjadi sumber bisa tidaknya proyek dijalankan atau harus dibutuhkan perlakukan khusus. Aspek yang diperhatikan juga sangat luas dan komprehensif. Tak heran jika studi kelayakan bisa mendapat alokasi pendanaan yang besar pada proyek. Menghindari terjadinya kekeliruan dalam studi kelayakan maka dibutuhkan tim yang benar-benar menguasai bidangnya. Pengerjaan analisa juga harus diawasi secara cermat untuk menghindari ‘permainan’ oleh pihak-pihak tertentu.
Tidak Adanya Integrasi dengan Sistem Perusahaan
Pekerjaan proyek selayaknya memiliki integrasi dengan sistem yang berlaku di perusahaan. Hal ini seringkali diabaikan sehingga perusahaan sulit melakukan pengelolaan proyek. Efek panjangnya bisa saja proyek menjadi gagal. Mengatasi kegagalan karena integrasi yang tidak terjalin ini, maka dibutuhkan pemetaan semua bidang ilmu atau departemen. Dibutuhkan pula pelatihan atau coaching dengan mentor yang memang berpengalaman dan sesuai dengan bidang perusahaan.
Waktu yang Tidak Tepat
Ambisi perusahaan dalam melakukan suatu proyek seringkali menjadi bumerang. Hal tersebut terjadi lantaran pelaksanaan proyek dijalankan di waktu yang tidak tepat, seperti dalam kondisi lemahnya keuangan atau karena faktor eksternal seperti pandemi. Selain dalam artian kapan pelaksanaan proyek dijalankan, waktu juga bisa terkait dengan lama pengerjaan proyek. Beberapa proyek menargetkan penyelesaian secara tidak terukur sehingga menimbulkan kemoloran. Oleh karena itu, perlu perencanaan waktu yang tepat dan harus didiskusikan dengan semua pihak yang tergabung dalam proyek.
Tanya Expert Kami
