Bagaimana Cara Membuat Buku Kas? Langkah-Langkah Sederhana untuk Pemula

Buku kas adalah alat penting dalam mengelola keuangan bisnis atau pribadi. Dengan mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara teratur, kamu bisa memantau kondisi kas dengan mudah dan menghindari kekurangan dana yang tak terduga. Bagi pemula, membuat buku kas bisa dilakukan dengan beberapa langkah sederhana yang akan dibahas berikut ini.

Cara Membuat Buku Kas

1. Menyiapkan Format Buku Kas Sederhana

Langkah pertama adalah membuat format buku kas yang sederhana namun informatif. Format ini bisa disusun menggunakan kertas, buku khusus, atau dengan bantuan aplikasi seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Pada format buku kas, kamu perlu menyiapkan kolom-kolom berikut:

• Tanggal: Untuk mencatat tanggal setiap transaksi.
• Keterangan: Mengisi deskripsi singkat dari transaksi, misalnya “Penjualan produk” atau “Pembelian bahan baku.”
• Pemasukan: Kolom untuk mencatat jumlah uang yang masuk.
• Pengeluaran: Kolom untuk mencatat jumlah uang yang keluar.
• Saldo: Kolom untuk mencatat saldo kas setelah setiap transaksi.

Tips: Jika kamu menggunakan Excel atau aplikasi serupa, kamu bisa memanfaatkan fitur formula untuk otomatis menghitung saldo setelah setiap transaksi.

2. Menentukan Periode Pencatatan

Setelah format siap, tentukan periode pencatatan sesuai kebutuhan bisnis atau pribadi. Periode ini bisa harian, mingguan, atau bulanan. Menentukan periode ini membantu kamu untuk:

• Mengatur Waktu Pencatatan: Dengan menentukan periode, kamu tahu kapan harus mencatat transaksi dan melakukan evaluasi saldo.
• Memantau Arus Kas dengan Lebih Mudah: Misalnya, mencatat harian memungkinkan kamu untuk memantau pengeluaran yang mungkin berlebihan dalam sehari, sedangkan pencatatan bulanan lebih cocok untuk evaluasi keuangan jangka panjang.

Contoh: Jika bisnis kamu memiliki transaksi cukup banyak setiap hari, pilih pencatatan harian. Untuk bisnis dengan transaksi lebih sedikit, pencatatan mingguan atau bulanan mungkin lebih cocok.

3. Mencatat Setiap Pemasukan dan Pengeluaran

Langkah ini adalah inti dari pembuatan buku kas, yaitu mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara detail. Pastikan kamu:

• Mencatat Segera Setelah Transaksi: Agar tidak lupa, lakukan pencatatan segera setelah setiap transaksi terjadi.
• Mengisi Keterangan dengan Jelas: Keterangan yang detail membantu kamu untuk memahami transaksi tersebut di kemudian hari, terutama ketika sedang melakukan evaluasi atau audit.
• Membuat Catatan Tambahan Jika Diperlukan: Untuk transaksi besar atau yang melibatkan beberapa orang, catatan tambahan bisa membantu melacak detail lebih lengkap.

Contoh Pemasukan: Penjualan barang, investasi, atau penerimaan utang dari pihak ketiga.
Contoh Pengeluaran: Pembelian bahan baku, biaya sewa, atau pembayaran utang.

4. Menjumlahkan Kolom Masuk dan Keluar

Di akhir periode yang sudah kamu tentukan (harian, mingguan, atau bulanan), jumlahkan kolom pemasukan dan pengeluaran untuk mengetahui total arus kas. Ini bermanfaat untuk:

• Memastikan Akurasi Data: Jika ada kesalahan pencatatan, jumlah saldo akhir tidak akan sesuai dengan jumlah pemasukan dikurangi pengeluaran.
• Mengevaluasi Keseimbangan Kas: Jika jumlah pengeluaran melebihi pemasukan, bisnis mungkin perlu mencari solusi untuk menambah pemasukan atau menekan pengeluaran.

Tips: Jika kamu menggunakan Excel atau aplikasi lain, gunakan fungsi otomatis seperti SUM untuk mempercepat proses perhitungan total pemasukan dan pengeluaran.

5. Melakukan Rekonsiliasi Kas Secara Berkala

Rekonsiliasi kas adalah proses pencocokan saldo buku kas dengan saldo fisik atau saldo bank. Proses ini penting untuk memastikan tidak ada transaksi yang terlewat atau tercatat dua kali. Manfaat rekonsiliasi kas termasuk:

• Mendeteksi Kesalahan atau Kelalaian: Rekonsiliasi membantu menemukan transaksi yang mungkin salah input atau tercatat lebih dari satu kali.
• Menghindari Kebocoran Keuangan: Dengan rekonsiliasi berkala, kamu bisa memastikan saldo kas selalu akurat sehingga tidak ada dana yang hilang tanpa jejak.

Cara Melakukan Rekonsiliasi Kas:

• Bandingkan saldo akhir dari buku kas dengan saldo aktual kas di tangan atau di bank.
• Cocokkan setiap transaksi besar untuk memastikan semua telah tercatat dengan benar.

Contoh Format Buku Kas untuk Bisnis

Untuk bisnis, pencatatan buku kas biasanya mencakup transaksi sehari-hari yang berkaitan dengan penjualan, pembelian, biaya operasional, dan pemasukan lainnya. Formatnya bisa disusun secara sederhana dengan kolom untuk Tanggal, Keterangan, Pemasukan, Pengeluaran, dan Saldo.

Contoh Format Buku Kas untuk Bisnis:

Penjelasan:

• Pada kolom pemasukan, kamu hanya mencatat uang yang diterima, seperti hasil penjualan produk.
• Pada kolom pengeluaran, dicatat biaya-biaya yang dikeluarkan seperti pembelian bahan baku dan sewa.
• Kolom saldo menunjukkan total uang yang tersedia setelah setiap transaksi.

Pencatatan ini memudahkan pemantauan saldo kas setiap saat, sehingga bisnis dapat memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan operasional sehari-hari.

Contoh Format Buku Kas untuk Organisasi

Dalam organisasi, seperti yayasan atau lembaga nonprofit, pencatatan buku kas bisa sedikit berbeda. Selain pemasukan dari kegiatan seperti sumbangan, juga mungkin ada pengeluaran untuk kegiatan sosial, administrasi, atau biaya acara.

Contoh Format Buku Kas untuk Organisasi:

Penjelasan:

• Sumbangan dan sponsor dicatat sebagai pemasukan.
• Pengeluaran untuk kegiatan atau biaya operasional dicatat dalam kolom pengeluaran.
• Dengan format ini, organisasi bisa melihat penggunaan dana secara transparan, yang penting dalam memastikan dana digunakan sesuai rencana.

Cara Menggunakan Format Buku Kas dalam Excel

Untuk kemudahan, kamu juga bisa membuat format buku kas di Excel. Ini sangat membantu untuk mempercepat perhitungan saldo secara otomatis dengan fungsi-fungsi Excel.

Langkah-langkah Membuat Buku Kas di Excel:

1. Buka lembar kerja baru di Excel.
2. Buat kolom Tanggal, Keterangan, Pemasukan, Pengeluaran, dan Saldo.
3. Isi kolom transaksi secara berkala.
4. Gunakan rumus =SUM untuk menjumlahkan pemasukan dan pengeluaran, serta =Saldo Awal + Pemasukan - Pengeluaran pada kolom saldo.
5. Dengan Excel, saldo akan otomatis terhitung, sehingga kamu tidak perlu melakukan perhitungan manual.

Tips Mengoptimalkan Pengelolaan Buku Kas

Beberapa tips berikut ini dapat membantu kamu mengelola buku kas dengan lebih baik:

• Konsisten dalam Pencatatan: Catat transaksi setiap hari atau sesuai periode agar tidak ada data yang hilang atau terlupakan.
• Lakukan Rekonsiliasi Berkala: Cocokkan saldo akhir di buku kas dengan uang fisik atau saldo bank untuk memastikan akurasi.
• Gunakan Kode Akun untuk Pengelompokan: Kode akun atau kategori untuk setiap jenis transaksi dapat membantu pemantauan, misalnya, “001” untuk pemasukan penjualan atau “002” untuk biaya operasional.
• Evaluasi Bulanan: Dengan melihat buku kas setiap akhir bulan, kamu bisa melakukan evaluasi keuangan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
• Pertimbangkan Sistem Digital: Saat bisnis atau organisasi berkembang, pertimbangkan untuk beralih ke software akuntansi agar pengelolaan kas lebih efektif dan terstruktur.

Kesimpulan

Membuat buku kas tidaklah sulit jika dilakukan secara teratur dan disiplin. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini, kamu bisa memastikan pencatatan kas yang akurat, yang pada akhirnya membantu menjaga kesehatan keuangan bisnis atau pribadi. Pengelolaan kas yang baik bukan hanya membantu mencatat arus kas, tetapi juga memberikan gambaran finansial yang lebih jelas dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Sumber:

UMSU - Fungsi Pembukuan Keuangan dalam Akuntansi

SaveMyExams - The Cash Book