Cara Membuat Pembukuan Penjualan Sederhana dengan Excel

Pembukuan penjualan adalah salah satu elemen paling penting dalam menjalankan usaha, terutama bagi bisnis kecil. Dengan pembukuan yang rapi, kamu dapat mengawasi pendapatan, pengeluaran, serta keuntungan yang dihasilkan. Salah satu cara paling sederhana dan efektif untuk membuat pembukuan penjualan adalah menggunakan Excel.

Excel atau Google Sheet adalah pilihan software yang mudah digunakan, dengan banyak fitur yang lebih dari cukup untuk kamu mencatat penjualan. Dalam artikel ini, kamu akan belajar cara membuat pembukuan penjualan sederhana dengan Excel, termasuk beberapa tips dan trik untuk memaksimalkan penggunaannya.

Mengapa Pembukuan Penjualan Penting untuk Usaha Kecil

Pembukuan penjualan bukan hanya tentang mencatat pemasukan dari penjualan barang atau jasa, tetapi juga membantu bisnis kecil dalam berbagai aspek lainnya. Beberapa manfaat penting dari pembukuan penjualan adalah sebagai berikut:

1. Melacak Performa Keuangan: Dengan pembukuan yang teratur, kamu dapat mengetahui apakah bisnis sedang berjalan baik atau membutuhkan perbaikan. Ini juga membantu kamu dalam membuat proyeksi keuangan dan mengukur kinerja bisnismu dari waktu ke waktu.
2. Menghindari Kesalahan Penghitungan: Tanpa catatan yang jelas, kesalahan dalam menghitung pendapatan atau pengeluaran bisa saja terjadi. Pembukuan membantu mengurangi risiko kesalahan tersebut dengan mencatat setiap transaksi secara rinci.
3. Mempermudah Pembuatan Laporan Keuangan: Pembukuan penjualan yang rapi akan mempermudahmu ketika harus membuat laporan keuangan tahunan, terutama saat melaporkan pajak atau mengajukan pinjaman usaha.
4. Mendukung Pengambilan Keputusan: Dengan data yang tersusun rapi, kamu dapat menganalisis tren penjualan dan menentukan strategi yang tepat untuk pengembangan bisnis di masa depan.

Langkah Persiapan Membuat Pembukuan Penjualan di Excel

Sebelum mulai mencatat penjualan, ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan agar pembukuanmu lebih terstruktur dan mudah digunakan.

1. Buat Spreadsheet Baru di Excel: Mulailah dengan membuat file Excel baru yang khusus digunakan untuk mencatat penjualan. Pastikan file ini mudah diakses dan kamu menyimpan backup-nya secara berkala untuk menghindari kehilangan data.
2. Tentukan Kolom yang Dibutuhkan: Struktur yang teratur sangat penting untuk memudahkanmu dalam mencatat dan membaca data. Berikut adalah beberapa kolom yang bisa kamu gunakan:
   • Tanggal Penjualan: Untuk mencatat kapan transaksi terjadi.
   • Nama Produk/Jasa: Mencatat jenis barang atau jasa yang terjual.
   • Jumlah Unit Terjual: Menunjukkan berapa banyak unit yang terjual dalam satu transaksi.
   • Harga per Unit: Harga jual per unit barang atau jasa.
   • Total Penjualan: Jumlah total yang diperoleh dari transaksi tersebut.
   • Metode Pembayaran: Mencatat apakah pembayaran dilakukan secara tunai, kartu kredit, atau metode lainnya.
3. Gunakan Format yang Tepat: Pastikan kamu menggunakan format yang sesuai untuk setiap kolom. Misalnya, gunakan format tanggal untuk kolom tanggal, dan format mata uang untuk kolom harga dan total penjualan.

Langkah Membuat Pembukuan Penjualan di Excel

Setelah persiapan selesai, saatnya memasukkan data penjualan ke dalam spreadsheet Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Masukkan Data Penjualan Secara Berkala: Pastikan kamu mencatat setiap transaksi penjualan secara rutin, misalnya setiap hari atau setiap minggu. Ini penting untuk menjaga ketepatan dan keteraturan pembukuan.
2. Buat Perhitungan Otomatis: Salah satu keuntungan menggunakan Excel adalah kemampuannya dalam melakukan perhitungan otomatis. Kamu bisa membuat perhitungan sederhana untuk menghitung total penjualan dengan mengalikan jumlah unit dengan harga per unit. Dengan cara ini, kamu tidak perlu menghitung secara manual setiap kali melakukan transaksi.
3. Sertakan Keterangan Tambahan Jika Diperlukan: Jika bisnismu memiliki pelanggan tetap atau kamu menggunakan beberapa metode pembayaran yang berbeda, tambahkan kolom keterangan untuk mencatat informasi tambahan yang bisa berguna di kemudian hari.
4. Simpan dan Review Data Secara Berkala: Setelah data penjualan tercatat, jangan lupa untuk menyimpan file secara berkala dan memeriksanya. Dengan memeriksa data secara rutin, kamu bisa mengetahui apakah ada kesalahan dalam pencatatan atau perhitungan yang perlu diperbaiki.

Tips dan Trik Mengoptimalkan Pembukuan Penjualan di Excel

Excel adalah alat yang sangat fleksibel, dan ada beberapa fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk membuat pembukuan penjualan lebih efektif. Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Gunakan Autofilter untuk Mempermudah Pencarian Data: Dengan menggunakan fitur autofilter, kamu dapat menyaring data berdasarkan kategori tertentu, seperti tanggal atau produk yang terjual. Ini akan sangat membantu jika kamu ingin mencari data spesifik dari daftar penjualan yang panjang.
2. Manfaatkan Conditional Formatting untuk Menyoroti Data Penting: Conditional formatting memungkinkanmu memberi warna khusus pada sel berdasarkan nilai tertentu. Misalnya, kamu bisa menyoroti transaksi dengan jumlah penjualan yang besar atau di bawah target yang sudah ditentukan. Fitur ini membantu kamu melihat data yang menonjol secara visual.
3. Buat Grafik Penjualan untuk Visualisasi Data: Selain mencatat angka, kamu juga bisa membuat grafik penjualan untuk memvisualisasikan data. Grafik ini akan membantu kamu memahami tren penjualan dari waktu ke waktu dan mempermudah pengambilan keputusan.
4. Gunakan Pivot Table untuk Analisis Data: Pivot table adalah salah satu fitur terbaik di Excel untuk menganalisis data. Dengan pivot table, kamu bisa melihat rangkuman penjualan berdasarkan produk, pelanggan, atau waktu dengan lebih mudah.
5. Selalu Lakukan Backup Data: Sangat penting untuk selalu menyimpan salinan backup dari file Excel pembukuan penjualanmu. Kamu bisa menggunakan penyimpanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox untuk menjaga agar data tetap aman dan bisa diakses dari mana saja.

Cara Menggunakan Template Pembukuan Penjualan di Excel

Jika kamu baru dalam hal pembukuan atau tidak ingin memulai dari nol, Excel juga menyediakan berbagai template siap pakai yang bisa kamu manfaatkan. Berikut langkah-langkah menggunakan template pembukuan penjualan di Excel:

1. Cari Template di Excel: Buka program Excel dan cari template pembukuan penjualan melalui menu pencarian. Kamu bisa menemukan berbagai pilihan template yang telah dirancang untuk mencatat penjualan.
2. Pilih Template yang Sesuai: Setelah menemukan template yang sesuai dengan bisnismu, unduh atau buka template tersebut. Template ini biasanya sudah dilengkapi dengan kolom-kolom dasar yang diperlukan, seperti tanggal, produk, jumlah unit, harga, dan total penjualan.
3. Sesuaikan Template dengan Kebutuhan: Meskipun template sudah siap digunakan, kamu tetap bisa menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Misalnya, tambahkan kolom khusus untuk mencatat metode pembayaran atau keterangan tambahan lainnya.
4. Mulai Mencatat Penjualan: Setelah template disesuaikan, kamu bisa langsung menggunakannya untuk mencatat penjualan bisnismu. Template ini akan memudahkan proses pembukuan tanpa perlu membuat format dari awal.
5. Perbarui Data Secara Berkala: Pastikan kamu terus memperbarui data penjualan secara berkala untuk memastikan pembukuan tetap akurat dan up-to-date.

Kesimpulan

Membuat pembukuan penjualan sederhana dengan Excel adalah langkah penting untuk menjaga kesehatan finansial bisnismu. Dengan fitur-fitur yang ada di Excel, kamu bisa mencatat setiap transaksi secara detail, menganalisis performa penjualan, dan membuat laporan keuangan dengan mudah. Mulailah dengan membuat spreadsheet sederhana atau gunakan template yang sudah tersedia, lalu optimalkan penggunaannya dengan berbagai tips dan trik yang telah dibahas. Dengan pembukuan yang rapi dan teratur, bisnismu bisa berjalan lebih lancar dan kamu bisa membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Sumber:

Gramedia - Contoh Pembukuan Penjualan dan Cara Membuatnya

Katadata - Contoh Pembukuan Penjualan Harian untuk Pelaku Usaha Pemula

Kitalulus - Cara Membuat Pembukuan Usaha Kecil dan Contohnya