Cara Menentukan dan Menjaga Persediaan Minimum Di Gudang

Gudang merupakan tempat yang biasanya digunakan untuk menyimpan bahan persediaan. Apapun jenis perusahaannya pasti membutuhkan persediaan untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan. Setiap persediaan perusahaan satu dengan lainnya terkadang bisa sama namun ada pula yang berbeda tergantung jenis produk apa yang ditawarkan ke konsumen. Dengan mengontrol dan mengawasi persediaan gudang maka besar kesempatan anda untuk menekan biaya operasional. Bagi perusahaan dagang persediaan merupakan cikal bakal untuk menentukan margin. Terlebih untuk produk yang memang sulit didapatkan atau limited edition sehingga nilainya cenderung naik.Metode Pencatatan PersediaanDalam menilai persediaan sendiri dikenal beberapa metode yakni FIFO (mendahulukann barang yang paling awal masuk gudang untuk dikeluarkan atau dipakai dahulu), LIFO (mendahulukan barang yang masuknya paling akhir untuk diperjual belikan terlebih dahulu), Average Cost (mengambil rata – rata dari harga barang baik yang paling awal masuk ataupun paling akhir masuk gudang). Untuk pencatatan persediaan anda bisa memilih metode periodic yakni mencatat dengan mengecek fisik barang pada periode tertentu saja. Metode kedua yakni metode perpectual yakni lebih terperinci dan mendetail sehingga setiap barang masuk dan keluar dicatat pada waktu tersebut.Metode LIFO biasa digunakan untuk barang yang tidak mudah kadaluarsa seperti untuk produk fashion yang sering sekali berubah trend. Untuk metode FIFO biasa digunakan untuk produk yang mudah sekali kadaluarsa seperti barang pangan. Umumnya supermarket, apotik hingga pengolah makanan lebih suka memakai FIFO untuk menilai persediaan barang mereka.Cara Manajemen PersediaanWalau sudah mengenal metode pencatatan dan penilaian persediaan namun pasti anda juga penasaran bagaimana memanage persediaan. Untuk menjaga dan menentukan minimum persediaan di gudang maka perlu mengikuti beberapa tips berikut ini :

• Jangan Lupa Untuk Melakukan Safety Stock

Langkah pertama untuk mengamankan persediaan barang anda adalah dengan menentukan safety stock. Safety stock bisa dibuat dengan melihat penggunaan persediaan pada kurun waktu 3 bulan sebelumnya. Anda juga perlu melihat berapa banyak produksi pada bulan ini untuk memperkirakan berapa banyak persediaan bahan baku yang harus anda persiapkan. Cek pula sisa persediaan di bulan sebelumnya. Ada pula yang membuat safety stock dengan mempertimbangkan average usage, maximum usage hingga minimum usage pada periode sebelumnya.

• Siapkan Pula Reorder Point (ROP)

Setelah anda mendapatkan gambaran proyeksi persediaan maka siapkan jadwal persediaan melalui reorder point (ROP). Jadwalkan pada posisi nilai persediaan berapa anda akan melakukan pembelian persediaan. Untuk menghitung reorder poin anda bisa mengkalikan average usage dengan lead time lalu tambahkan dengan safety stock.

• Hitung Anggaran Persediaan

Setelah itu langkah selanjutnya adalah menghitung anggaran persediaan. Pembeliaan dalam jumlah besar akan lebih murah dibanding secara eceran. Dalam menghitung anggaran persediaan anda bisa menggunakan data reorder point yang kemudian dikalikan dengan harga pasaran barang tersebut. Pertimbangkan pula biaya angkut barang dan inflasi yang menyebabkan kenaikan harga atas barang tersebut.

• Tentukan SOP

Selanjutnya penting bagi anda untuk menentukan standard operating procedure atau biasa dikenal dengan SOP. SOP ini akan berisi tentang bagaimana seharusnya persediaan disimpan, pencatatan, pelaporan stok dan keluar masuknya barang hingga bagaimana packing nya yang dipimpin oleh supervisor ataupun manajer. Tentu saja ada beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam mengelola persediaan ini seperti kartu stok, surat jalan, purchase order dan lain – lain sebagainya.

• Audit

Walau sudah ada supervisor maupun manajer yang bertanggung jawab atas persediaan anda namun melakukan audit secara periodic atau random juga sangat diperlukan. Audit pada persediaan digunakan untuk memastikan bahwa barang yang ada di gudang sudah sesuai dengan laporan. Anda juga bisa mengecek apakah persediaan dilapangan diperlakukan sesuai standar SOP atau belum. Dari audit ini anda akan mendapatkan informasi tentang sistem penyimpanan persediaan apakah sudah maksimal atau belum. Pasalnya terkadang barang persediaan juga bisa rusak karena penyimpanan yang tidak  tepat.Ada baiknya pula jika anda mengklasifikasikan persediaan anda yakni melabeli persediaan barang mana saja yang rusak, paling baik hingga kurang baik namun masih layak untuk digunakan.