Ciri-Ciri Perusahaan di Indonesia yang Harus Menggunakan Software ERP

Di zaman dimana teknologi semakin memegang peranan penting baik dalam kehidupan sehari-hari maupun mengubah banyak industri bisnis, tren penggunaan software ERP semakin diminati oleh banyak perusahaan karena berbagai macam kelebihan yang bisa didapat dalam penggunaannya.Pemanfaatan teknologi secara optimal pada perusahaan dibutuhkan karena saat ini masyarakat semakin ketergantungan dengan internet sehingga banyak perilaku dan kebiasaan yang berubah seiring dengan semakin meningkatnya penggunaan internet dalam kehidupan sehari-hari. Membagi data dan informasi tidak pernah secepat seperti saat ini dan beberapa tahun belakangan semakin banyak masyarakat yang ketergantungan dengan betapa teknologi mampu mempercepat apa yang mereka inginkan, salah satunya seperti membeli sesuatu tanpa harus menunggu lama seperti dulu. Karena kebiasaan baru inilah, dimana konsumen semakin banyak yang menginginkan pelaku usaha untuk dapat memenuhi permintaan mereka dalam waktu yang relatif lebih cepat, banyak industri bisnis yang dipaksa untuk menyesuaikan cara mereka beroperasi untuk dapat mempertahankan pelanggan.Kata bijak dalam dunia bisnis yang mungkin pernah sesekali didengar, yaitu jika tidak berinovasi maka bersiaplah untuk ditinggalkan, sepertinya benar adanya. Baik di masa lampau maupun di masa kini, tidak hanya individu tetapi bisnis pun dituntut untuk selalu siap beradaptasi pada perubahan yang terjadi di masyarakat agar bisa tetap bertahan di pasar. Alasan inilah mengapa penggunaan software ERP semakin meningkat. Salah satu alasannya karena software ERP mampu memberikan dukungan bagi perusahaan yang menggunakannya untuk dapat mengalokasikan lebih banyak waktu pada pengembangan bisnisnya.Bagi yang masih asing dengan istilah ERP, ini merupakan singkatan dari Enterprise Resources Planning yang dapat diartikan sebagai sistem untuk merencanakan sumber daya perusahaan. Kini, perusahaan dapat membuat ERP melalui software agar lebih mudah dalam pencatatan serta mengolah setiap data yang dimiliki oleh bisnis. Seperti fungsi teknologi pada umumnya, software ERP juga memiliki fungsi untuk secara otomatis menyimpan data dan informasi operasional bisnis sehingga tidak perlu dilakukan secara manual dimana akan cenderung memerlukan lebih banyak waktu, tenaga, dan upaya untuk melakukannya. Selain itu juga pencatatan data operasional bisnis secara manual tidak seefektif dan seefisien dengan menggunakan software ERP. Sehingga pengimplementasian software tersebut akan lebih menguntungkan bagi perusahaan dalam jangka waktu panjang dan terutama bagi perusahaan yang ingin dapat lebih fokus untuk membuat strategi dalam mengembangkan bisnisnya.Singkat kata, fungsi utama dari penggunaan software ERP adalah untuk mengintegrasikan informasi dan data bisnis yang sebelumnya terpisah, seperti sales, marketing, persediaan barang di gudang, distribusi, pembelian bahan baku, akuntansi, dan lain sebagainya, agar dapat dijadikan satu dalam sebuah sistem yang bisa dibuka dimana saja melalui perangkat elektronik.

Karakter Software ERP yang Perlu Diketahui

Sangat disarankan bagi Anda yang ingin menggunakan software ERP untuk memahami fungsi, manfaat, dan karakteristiknya terlebih dahulu sebelum mengimplementasikannya pada perusahaan. Pasalnya, penerapan software ERP juga perlu untuk disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan tersebut atau bisa jadi proses bisnis perusahaan tersebut yang perlu menyesuaikan sehingga kemungkinan akan ada perubahan cara perusahaan beroperasi.Berikut di bawah ini adalah beberapa karakter dari software ERP yang perlu diketahui:

• Sistem perencanaan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dengan memanfaatkan software ERP memiliki bentuk perangkat lunak yang diakses melalui web atau desktop.
• Software ERP memiliki fungsi untuk mengintegrasikan sebagian besar dari proses operasional bisnis yang dimiliki perusahaan.
• Selain mengintegrasikan proses operasional bisnis, ERP juga mengelola setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
• Software ERP memiliki database berskala enterprise yang pada umumnya mampu menyimpan setiap data dan informasi operasional bisnis hanya sekali saja.
• Berbeda dengan mengelola data operasional bisnis secara manual yang membutuhkan waktu yang lebih lama untuk dapat mengetahuinya, dengan software ERP pemangku kepentingan dapat mengakses semua data dan informasi bisnis pada software secara langsung atau real time.
• Pada beberapa hal tertentu, software ERP memfasilitasi pengolahan data dan informasi transaksi yang ada pada perusahaan dengan kegiatan perencanaan yang dapat membantu para pengambil keputusan.
• Software ERP memiliki fitur mata uang yang berbeda serta pilihan bahasa, dimana fitur-fitur tersebut dapat mempermudah perusahaan internasional untuk beroperasi maupun perusahaan yang memiliki hubungan dengan pihak dari luar negeri.
• Diperlukan beberapa penyesuaian bagi software ERP untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Penyesuaian ini biasanya hanya dilakukan sekali saja pada saat awal penggunaan software.

Ciri-Ciri Perusahaan yang Harus Menggunakan Software ERP

Mungkin karena masih asing dengan kemunculan software ini, banyak perusahaan yang tidak sadar bahwa sebenarnya mereka butuh menggunakan software ERP agar operasional bisnisnya berjalan dengan lebih lancar dan lebih mudah untuk dikembangkan. Lalu, perusahaan seperti apa yang harus mulai mengimplementasikan software ERP untuk operasional bisnisnya?

1. Memiliki akuntansi yang lebih rumit

Apabila suatu perusahaan memiliki bisnis yang semakin berkembang, maka pencatatan akuntansinya pun akan semakin rumit apalagi jika masih dilakukan secara manual atau tidak menggunakan sistem atau software yang terintegrasi dengan baik. Pada tahap ini, pencatatan akuntansi secara manual rentan akan ketidakakuratan akibat human error atau kesalahan manusia. Pun sama halnya dengan melakukan pencatatan dengan memanfaatkan Microsoft Excel karena proses memasukkan data dan informasi dari transaksi perusahaan akan membutuhkan proses yang lama.Dengan menggunakan software ERP, maka karyawan yang bertugas untuk melakukan dan menghitung berbagai macam pencatatan transaksi tersebut dapat lebih dimudahkan karena data secara otomatis telah tersimpan pada sistem sehingga tidak perlu dimasukkan dengan cara manual. Selain itu juga dengan semakin singkatnya waktu yang dibutuhkan untuk mengelola data dan informasi transaksi tersebut, karyawan tersebut akan lebih produktif dan bekerja dengan lebih efisien serta efektif.

2. Akses pada data dan informasi bisnis masih manual

Ciri-ciri perusahaan yang sudah harus menggunakan software ERP selanjutnya adalah perusahaan yang mengalami pertumbuhan yang cepat sehingga operasional bisnis harus diimbangi dengan menggunakan teknologi yang memadai untuk memastikan pengoperasiannya tetap berjalan dengan baik.Akses pada data dan informasi operasional bisnis secara langsung atau real time memungkinkan para pemangku kepentingan atau pembuat keputusan untuk membuat strategi yang sesuai dengan perkembangan perusahaan sehingga tidak tertinggal dari kompetitor.

3. Menggunakan berbagai macam software untuk bisnis

Ciri-ciri selanjutnya adalah ketika suatu perusahaan menggunakan banyak software untuk digunakan dalam mendukung operasional bisnisnya. Salah satunya adalah masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem seperti front-and-back-end yang dijalankan terpisah.Tentunya hal ini dapat memberikan pengaruh yang cukup signifikan kepada operasional bisnis. Pasalnya, dengan menggunakan sistem tersebut, data yang ditampilkan kurang akurat dan cenderung lambat pada pengerjaannya, seperti laporan atas penjualan contohnya. Ketika laporan atas penjualan perusahaan kurang akurat dan tidak bisa disiapkan dengan lebih cepat, maka bagian stok barang perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengelola data yang mereka miliki dengan cara manual.Hal ini pun akhirnya akan berpengaruh pada bagian accounting dan keuangan dimana mereka tidak memiliki data yang paling terbaru sehingga seluruh proses penagihan, pembayaran hutang maupun pengalokasian biaya akan terganggu.

4. Berbagai faktor selain diatas

Faktor yang dimaksud disini salah satunya adalah perusahaan yang sering mengalami kehilangan barang pada inventory mereka, sering membeli bahan yang kurang tepat sehingga mengakibatkan produk yang paling banyak dicari oleh konsumen habis dan aktivitas penjualan produk tersebut harus dihentikan sementara waktu karena terkendalanya persediaan barang.