Hal Apa Saja yang Berkaitan dengan Perencanaan Produksi serta Contoh Cara Membuatnya

Dalam manajemen perusahaan, dikenal sebuah istilah Perencanaan Produksi. Sesuai namanya, istilah ini bermakna sebagai sebuah tahapan dan proses dalam membuat sebuah produk dari barang mentah hingga menjadi barang jadi dan siap didistribusikan ke pasar. Bahkan, perencanaan produksi tak hanya meliputi perencanaan produk, namun juga menyiapkan rencana apabila produk gagal produksi atau gagal dipasarkan. Perusahaan diharapkan mampu membuat skema cadangan sehingga produk yang dibuat tetap bermanfaat untuk perusahaan. Melalui perencanaan yang baik, efisiensi perusahaan akan meningkat sehingga keuntungan juga bisa meningkat dari sebelumnya. Namun, apabila perusahaan melakukan perencanaan produksi dengan buruk maka bukannya untung, perusahaan justru rugi berkepanjangan. Perusahaan juga akan terlambat dalam memasarkan produknya, sehingga penjualan menurun dan pelanggan menjadi tidak puas. Dalam jangka panjang hal ini dapat memberikan stigma buruk terhadap citra perusahaan. Maka dari itu, perusahaan diharapkan untuk membuat perencanaan yang tepat dengan memanfaatkan kapasitas produksi, stok material, infrastruktur, hingga sumber daya manusia. Walau demikian, salah satu elemen penting dalam membuat perencanaan produksi adalah permintaan pasar. Permintaan menjadi sangat penting karena besar kecilnya produk yang diserap pasar tergantung dari besarnya permintaan. Ketika perusahaan merencanakan produksi dalam jumlah yang besar namun tak mempertimbangkan permintaan di lapangan, maka besar kemungkinan akan terjadi surplus supply dan menjatuhkan harga produk. Selain itu, perusahaan juga merugi karena target penjualan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Kesenjangan antara kapasitas produksi serta daya serap produk di pasar harus dihindari sehingga kerugian bisa diminimalisir. Itulah mengapa, perencanaan produksi menjadi penting dan secara umum harus mempertimbangkan berbagai faktor pendukung. 

Tujuan dan Fungsi Rencana Produksi

Dalam penerapannya, rencana produksi memiliki beberapa tujuan penting. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Meminimalisir pengeluaran yang tidak efektif
2. Meningkatkan laba melalui penjualan dan pengurangan biaya operasional
3. Memaksimalkan investasi aset hingga inventaris kantor 
4. Meminimalkan perubahan dalam nilai atau output produksi
5. Memaksimalkan jumlah dan kualitas tenaga kerja
6. Memaksimalkan manfaat fasilitas dan infrastruktur perusahaan atau pabrik

Selain itu, perencanaan produksi juga memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan. Berikut ini adalah ulasannya:

1. Menjamin penjualan dan produksi yang konsisten dan sesuai dengan strategi perusahaan
2. Sebagai indikator dalam menilai kinerja perusahaan dalam memproduksi produk
3. Menjamin kapasitas produksi masih sesuai dengan rencana produksi
4. Mengawasi perencanaan dan keadaan faktual produksi sekaligus membuat penyesuaian
5. Menjaga persediaan produk sehingga perencanaan produksi bisa diwujudkan
6. Mengatur agar jadwal produksi sesuai dengan perencanaan awal yang strategis

Secara umum, tujuan dan fungsi dari perencanaan produk benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Perencanaan ini mampu meramalkan permintaan yang diminta, menetapkan kebutuhan produksi sekaligus tingkat persediaan, hingga mengarahkan jadwal serta penugasan, dan tenaga kerja yang detail. 

Tahapan Perencanaan Produksi

Perencanaan Produksi dalam prakteknya diharapkan mampu membuat produk perusahaan menjadi lebih berkualitas dengan kuantitas yang tepat. Berdasarkan British Standard Institute, terdapat empat langkah utama dalam membuat perencanaan produksi yaitu membuat alur kerja (routing), Penjadwalan (scheduling), Implementasi (dispatching), dan tindak lanjutan. Untuk membantumu, berikut ini adalah ulasan masing-masing dari keempat tahapan tersebut:

1. Routing

Dalam melakukan perencanaan produksi, hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat alur kerja atau routing. Beberapa perusahaan membuat urutan pengerjaan produk, operasi kerja, komunikasi supplier, hingga linimasa operasional perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan memiliki gambaran tentang kegiatan mereka secara utuh dan mampu bekerja secara maksimal. Bahkan, routing mampu membantu perusahaan dalam mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan atau diprioritaskan agar pengerjaan produk dapat berjalan dengan mulus. Contohnya adalah menentukan produk jenis apa yang akan diproduksi, seberapa besar kapasitasnya, bagaimana cara memproduksinya, hingga di mana proses produksi akan berlangsung. Tenaga kerja atau staff perusahaan harus peka dan mampu menentukan alur kerja dengan baik dengan melihat keinginan pasar sehingga produk bisa terjual dan laku. Dalam tahap ini pula, para staff harus bisa membuat alur kerja yang rinci serta mempersiapkan skenario bila seandainya terjadi perubahaan di tengah-tengah produksi. 

2. Scheduling

Ketika alur kerja telah dibuat serta informasi-informasi pendukungnya, maka tahap selanjutnya dalam perencanaan produksi adalah penjadwalan atau scheduling. Tahap ini khusus dibuat untuk menjadwalkan alur kerja sekaligus memberikan arahan detail tentang sekuensinya. Ketika sebuah pekerjaan memiliki intensitas yang tinggi dan berpengaruh untuk alur kerja yang lain maka akan dibuatkan skala prioritas tanpa delay atau slack. Hal ini bertujuan agar perusahaan mengetahui pekerjaan mana yang menjadi critical path sehingga harus lebih didahulukan dan tidak terjadi bottleneck. Penjadwalan akan memberikan gambaran tentang waktu mulai dan penyelesaian kerja beserta waktu cadangan sebagai batasan delay untuk kegiatan atau kejadian yang tidak terduga. Dengan begitu, proses produksi pun akan menjadi lebih terkontrol dan delegasi jumlah pekerja juga bisa dilakukan secara tepat dan cermat. 

3. Dispatching

Tahap selanjutnya adalah dispatching atau juga dikenal dengan pengimplementasian perencanaan dengan mendelegasikan tugas ke staff operasional. Pada tahap ini, tanggung jawab yang dilimpahkan meliputi infrastruktur penunjang, bagan proses kerja, instruksi, hingga peraturan yang harus diterapkan selama proses produksi berlangsung. Contohnya, staff operasional akan diberikan catatan dan memo terkait perencanaan produksi yang sedang dikerjakan. Bahkan, ada pula yang memberikan simulasi untuk menginformasikan cara mengimplementasikan rencana produksi. Dispatching lebih pada pengawasan ketimbang mengatur karena sebagian besar kegiatan adalah mengawasi apakah perencanaan produksi yang dibuat pada tahap Routing dan Scheduling diterapkan dengan baik atau tidak. Contoh lain yang harus dipertimbangkan dalam tahap ini adalah mencatat waktu idle mesin hingga pemindahan kerja dari proses satu ke proses selanjutnya.

4. Tindak Lanjut

Ini adalah tahap terakhir dalam perencanaan produksi. Perusahaan diharap melakukan tindakan lanjut atau expediting yang mana mengendalikan sekaligus mengevaluasi hasil kerja selama proses produksi berlangsung. Hal ini bertujuan untuk mengetahui dan menemukan penundaan, hal apa yang harus ditingkatkan, hingga mengukur kinerja aktual dengan membandingkan rencana kinerja. Tahap ini biasanya dilakukan oleh stock chaser untuk menghilangkan kesulitan-kesulitan dan meningkatkan kelancaran produksi dengan mengantisipasi breakdown mesin, kegagalan listrik, hingga absensi karyawan yang tidak perlu. Itu dia ulasan singkat mengenai perencanaan produk sekaligus contoh kegiatannya dalam setiap tahapannya. Secara umum, perencanaan produksi sangat penting dilakukan perusahaan dan melakukan routing, scheduling, dispatching, hingga expediting sangat penting untuk menunjang perencanaan produksi yang tepat.