Daftar Isi
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, proses procurement atau pengadaan barang dan jasa memainkan peran yang sangat penting dalam menjaga efisiensi operasional perusahaan. Procurement tidak hanya sebatas membeli barang atau jasa, tetapi melibatkan strategi, analisis, dan metode yang beragam untuk memastikan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan harga terbaik dan kualitas tertinggi.
Dalam artikel ini, kita akan membahas jenis-jenis procurement, seperti pengadaan langsung, tender, dan metode lainnya, serta bagaimana peran setiap metode tersebut dalam meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa.
Pengertian Procurement dan Perannya dalam Organisasi
Apa itu procurement dalam proses bisnis. Dikutip dari halaman Tipalti, procurement atau pengadaan adalah proses mencari dan membeli barang, jasa, atau bahan mentah untuk kebutuhan bisnis dari vendor atau pemasok.
Ini mencakup semua tindakan yang diperlukan untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut, dan proses pengadaan resmi membantu tim pembelian dalam mengajukan permintaan, menyetujui, dan melacak setiap pembelian serta mengendalikan pengeluaran perusahaan.
Terlepas dari ukuran atau industrinya, tidak ada bisnis yang sepenuhnya mandiri. Setiap perusahaan bergantung pada pembelian barang dan jasa dari pemasok pihak ketiga untuk menjaga kelancaran operasional internal atau memproduksi barang yang akan dijual.
Proses pengadaan melibatkan tidak hanya keputusan mengenai apa yang perlu dibeli berdasarkan kebutuhan dan anggaran, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan mendapatkan nilai yang cukup dari pembelian tersebut.
Kita semua melakukan pekerjaan serupa dalam kehidupan sehari-hari. Setiap pembelian yang kita lakukan dipengaruhi oleh kualitas produk, waktu pengiriman, nilai yang kita peroleh dari pembelian tersebut, dan berbagai faktor lainnya.
Dengan pengelolaan procurement yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi biaya, mengurangi risiko operasional, dan menjaga kualitas produk serta layanan yang mereka tawarkan kepada konsumen.
Peran proses pengadaan dalam organisasi antara lain:
- Efisiensi Biaya: Dengan memilih supplier atau vendor yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan anggaran mereka.
- Mengurangi Risiko: Proses pengadaan yang baik membantu mengurangi risiko keterlambatan pengiriman, cacat produk, atau pemborosan biaya.
- Menjamin Kualitas: Menjaga hubungan yang baik dengan supplier dapat memastikan kualitas barang dan layanan yang diterima perusahaan tetap terjaga.
Jenis-jenis Procurement
Salah satu cara untuk membedakan jenis-jenis pengadaan adalah dengan membaginya menjadi pengadaan langsung dan pengadaan tidak langsung.
1. Direct Procurement
Menurut Procura, Direct Procurement atau Pengadaan langsung adalah pembelian barang, bahan, atau jasa yang terkait langsung dengan produk atau layanan utama yang ditawarkan oleh perusahaan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan bergerak di bidang manufaktur, pengadaan langsung mencakup bahan baku, komponen, dan peralatan produksi. Proses ini penting karena memengaruhi produksi langsung dan, pada akhirnya, kualitas produk yang dijual ke pelanggan.
Beberapa contoh pengadaan langsung adalah:
- Bahan baku untuk pabrikasi
- Mesin produksi
- Produk jadi untuk dijual kembali
Manajemen pengadaan langsung biasanya membutuhkan hubungan jangka panjang dengan vendor dan pemasok, serta kontrol kualitas yang ketat untuk memastikan produk atau bahan baku yang diterima memenuhi standar yang diinginkan.
2. Indirect Procurement
Di sisi lain, halaman Order.co mendefinisikan Indirect procurement atau pengadaan tidak langsung adalah pembelian barang atau jasa yang tidak terkait langsung dengan produk utama yang dihasilkan, tetapi tetap penting untuk menjaga operasional perusahaan. Contohnya, pengadaan barang seperti perlengkapan kantor, perangkat lunak, layanan keamanan, dan bahkan layanan kebersihan.
Beberapa contoh pengadaan tidak langsung meliputi:
- Alat tulis kantor
- Layanan kebersihan
- Konsultan IT
- Perangkat lunak untuk manajemen bisnis
Meskipun tidak berhubungan langsung dengan produk utama, pengadaan tidak langsung tetap penting karena mendukung kelancaran operasional perusahaan. Manajemen biaya dan kontrol pengeluaran sering kali menjadi fokus utama dalam pengadaan tidak langsung.
Tender dalam Procurement
Salah satu metode paling umum dalam pengadaan adalah dengan menggunakan tender. Tender adalah proses di mana perusahaan mengundang pemasok atau vendor untuk mengajukan penawaran harga dan solusi atas kebutuhan tertentu. Tujuan dari proses ini adalah untuk mendapatkan tawaran yang paling kompetitif dari segi harga dan kualitas.
Tender umumnya digunakan dalam pengadaan yang melibatkan jumlah besar barang atau jasa atau proyek yang kompleks, seperti pembangunan infrastruktur atau pengadaan teknologi skala besar. Proses tender biasanya dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu:
- Pengumuman Tender: Organisasi mengumumkan kebutuhan mereka dan mengundang vendor untuk mengajukan proposal.
- Evaluasi Proposal: Proposal yang masuk dievaluasi berdasarkan harga, kualitas, dan kemampuan vendor untuk memenuhi kebutuhan.
- Negosiasi: Setelah memilih beberapa vendor potensial, perusahaan bisa melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.
- Pemilihan Pemenang: Vendor yang memenuhi syarat dan memberikan penawaran terbaik dipilih untuk melaksanakan kontrak pengadaan.
Keuntungan utama dari proses tender adalah transparansi dan persaingan yang sehat antar vendor, yang sering kali menghasilkan penawaran terbaik bagi perusahaan. Selain itu, tender juga memberikan perlindungan hukum yang kuat karena semua persyaratan dan ketentuan sudah ditetapkan dalam dokumen tender.
Jenis-Jenis Procurement Lainnya
Selain pengadaan langsung dan tidak langsung serta proses tender, terdapat beberapa jenis pengadaan lain yang juga sering digunakan dalam organisasi, yaitu:
1. E-Procurement
E-procurement adalah penggunaan platform digital untuk mengelola proses pengadaan. Proses ini biasanya dilakukan melalui software atau sistem yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola supplier, melakukan negosiasi, serta melacak pesanan dan pengiriman secara online.
Penggunaan e-procurement dapat meningkatkan efisiensi, mempercepat proses, dan mengurangi kesalahan manusia.
2. Procurement Berbasis Kontrak
Dalam beberapa kasus, perusahaan melakukan pengadaan melalui kontrak jangka panjang dengan supplier tertentu.
Metode ini sering digunakan dalam pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan secara berkelanjutan. Dengan kontrak, perusahaan dapat mengamankan harga dan pasokan barang atau jasa untuk jangka waktu tertentu, sehingga mengurangi risiko fluktuasi harga.
3. Pengadaan Darurat
Dalam situasi tertentu, perusahaan mungkin menghadapi kondisi darurat yang membutuhkan pengadaan cepat, misalnya dalam kasus bencana alam atau kegagalan operasional. Dalam situasi ini, prosedur pengadaan normal mungkin tidak dapat diikuti, dan pengadaan darurat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan mendesak.
Cara Memilih Jenis Procurement yang Tepat untuk Organisasi Anda
Setiap jenis pengadaan barang memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, sehingga penting bagi organisasi untuk memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
- Skala Kebutuhan: Untuk pengadaan dalam jumlah besar atau kompleks, proses tender mungkin lebih cocok. Sementara itu, untuk kebutuhan kecil atau mendesak, pengadaan langsung bisa menjadi pilihan yang lebih praktis.
- Anggaran: Jenis pengadaan yang dipilih harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Jika anggaran ketat, perusahaan mungkin harus mencari metode procurement yang paling efisien dan hemat biaya.
- Waktu: Jika kebutuhan sangat mendesak, seperti dalam pengadaan darurat, perusahaan perlu memilih metode pengadaan yang paling cepat dan efektif.
- Hubungan dengan Supplier: Jika perusahaan sudah memiliki hubungan jangka panjang dengan supplier, pengadaan berbasis kontrak dapat menjadi opsi terbaik untuk menjaga stabilitas pasokan.
Kesimpulan
Procurement memainkan peran krusial dalam menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan. Dengan memahami berbagai jenis proses pengadaan barang, seperti pengadaan langsung, tender, dan e-procurement, organisasi dapat mengoptimalkan proses pengadaan mereka.
Memilih metode procurement yang tepat tidak hanya membantu mengurangi biaya tetapi juga meningkatkan kualitas dan kelancaran operasional. Pemahaman yang baik mengenai proses ini akan sangat bermanfaat bagi manajer procurement, operasional, dan seluruh profesional yang terlibat dalam rantai pasokan.
Apakah Anda sudah mempertimbangkan metode procurement yang tepat untuk bisnis Anda? Mari mulai perbaiki proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda agar lebih efisien dan efektif!
