Aset merupakan semua hal yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasionalnya. Aset perusahaan sendiri tidak terbatas pada benda fisik seperti gedung, gudang, uang kas, kendaraan, dan sebagainya, tetapi juga elemen non-fisik seperti merek dagang dan hak paten teknologi. Oleh karena begitu penting untuk keberlangsungan perusahaan tersebut, maka tentu setiap perusahaan akan sangat memperhatikan pengelolaan asetnya.

Jenis-Jenis Aset Perusahaan

Sebelum membahas lebih jauh tentang pendataan aset, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis aset yang dikenal dalam akuntansi perusahaan. Secara garis besar, ada tiga jenis aset yaitu aset lancar, aset tetap, dan aset tidak berwujud.

1. Aset Lancar

Aset lancar maksudnya adalah aset yang bisa atau mudah dikonversikan dalam bentuk uang. Biasanya aset lancar ini punya siklus perputaran yang singkat yaitu kurang dari satu tahun. Oleh karena siklusnya cepat maka manfaat asetnya juga menjadi lebih cepat habis meskipun akan langsung digantikan dengan aset lainnya. Contoh dari aset lancar adalah uang kas atau tabungan, investasi, piutang, surat berharga, dan beban dibayar di muka.

2. Aset Tetap

Aset tetap merupakan aset yang berbentuk fisik dan dimanfaatkan untuk kegiatan produksi. Artinya aset ini tidak dimanfaatkan untuk dijual kembali karena perannya yang menunjang segala kegiatan perusahaan.Contoh dari aset tetap adalah tanah, bangunan, gedung, kendaraan, mesin pabrik, dan lain sebagainya.

3. Aset Tak Berwujud

Seperti namanya, aset tidak berwujud artinya aset ini tidak terlihat secara fisik namun mempunyai nilai manfaat. Contoh aset tak berwujud adalah merek dagang, hak paten, hak guna bangunan, hak sewa gedung, hingga termasuk nama baik perusahaan. Hanya saja tidak semua aset ini bisa di data secara kuantitatif, seperti nama baik perusahaan dan budaya perusahaan. Hanya saja keberadaannya berpengaruh terhadap keberlangsungan perusahaan sehingga pantas dikategorikan sebagai suatu aset. 

Mengapa Harus Mendata Aset Perusahaan?

Mendata aset perusahaan merupakan kegiatan wajib perusahaan. Hal ini merupakan serangkaian kegiatan untuk mendata, mencatat, mendokumentasikan, hingga melaporkan keberadaan aset yang dimiliki dan dikuasai perusahaan. Banyak hal yang diperhatikan dalam melakukan pendataan aset dari mulai aspek fisik seperti bentuk keberadaannya, luas, jumlah, lokasi, dan lain-lain atau secara aspek yuridis seperti status legalitasnya.

Seperti yang sudah disinggung di awal, pendataan aset merupakan hal penting bagi sebuah perusahaan. Setidaknya ada 3 hal utama mengapa pendataan ini penting, yaitu untuk pengamanan aset, pengawasan dan pengendalian aset, serta sebagai bentuk tata tertib administrasi. Namun, selain ketiga hal utama tersebut, tentunya masih banyak manfaat atau tujuan lain dari mendata aset perusahaan seperti sebagai pedoman mengambil kebijakan, memudahkan pengendalian barang, bahan data untuk pengawasan, dan banyak lainnya.

Langkah-Langkah Mendata Aset Perusahaan

Oleh karena sangat krusial, pendataan aset perusahaan tentu tidak boleh asal-asalan. Perlu tahap dan langkah strategis agar kegiatan mendata aset lebih terstruktur. Berikut langkah-langkah dalam mendata aset perusahaan tersebut agar efektif dan tepat sasaran.

1. Persiapan dan Pembentukan Tim

Hal pertama dan paling awal sebelum melakukan pendataan tentunya adalah melakukan persiapan. Pada langkah ini dilakukan pemetaan kondisi aset, lokasi aset, hingga teknis pelaksanaan pendataan. Selain itu dipersiapkan juga tim yang akan bertugas. Lakukan briefing agar setiap individu memahami tugas dan tata caranya sehingga tidak terjadi kesalahan. Pembagian tim juga bisa dilakukan jika pendataan aset perusahaan cukup banyak sehingga dirasa perlu untuk membagi tim.

2. Mengumpulkan Dokumen dan Data Terdahulu

Apabila pendataan aset perusahaan yang dilakukan bukanlah yang pertama, maka penting untuk mendapatkan data aset dari pendataan sebelumnya. Data-data yang diperlukan adalah seperti jenis aset, jumlah, kondisi, laporan mutasi barang, dan sebagainya. Melalui dokumen data sebelumnya ini tentu akan membantu sebagai bahan rujukan melakukan kegiatan pendataan.

3. Membuat Daftar Aset dan Dokumen Penunjang

Sebelum benar-benar melakukan survei dan pendataan, maka tentu diperlukan tabel untuk pendataan. Tabel daftar ini bisa dibuat di microsoft excel dan disebarkan ke semua tim yang akan melakukan pendataan. Contoh daftar aset ini akan ditampilkan pada akhir artikel.

4. Pendataan dan Pelabelan Asset

Langkah selanjutnya merupakan langkah eksekusi. Pada langkah ini pendataan aset dilakukan dengan mengisi daftar aset yang sudah dibuat sebelumnya. Hitung dan catat aset-aset yang mengalami pertambahan, pengurangan, atau berpindah. Selain itu catat kondisi terakhirnya apakah baik, rusak, atau justru tidak berada di tempat. Selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi tiap aset berupa barang fisik melalui barcode alias tagging. Asset tagging ini penting untuk memastikan status kepemilikan barang fisik. Selain itu dengan menggunakan barcode maka pengecekan aset di lain waktu menjadi lebih mudah.

5. Rekonsiliasi Data

Setelah semua pekerjaan pendataan selesai, maka langkah terakhir adalah melakukan rekonsiliasi data dari semua tim yang bertugas. Langkah rekonsiliasi ini dilakukan untuk memastikan dan membandingkan aset-aset yang masih ada, hilang, kondisi baik, atau kondisi rusak. Jika sudah dipastikan benar, maka laporan final pendataan aset perusahaan bisa langsung dibuat.

Contoh Data Aset Perusahaan

Berkaitan dengan langkah-langkah di atas, berikut adalah contoh sederhana daftar aset perusahaan. Data yang ada dalam tabel tentunya harus disesuaikan dengan kondisi asli perusahaan.

Data Aset Perusahaan X Kontraktor Taman

Tahun 2019

Melihat betapa pentingnya pendataan aset perusahaan, maka sudah selayaknya kegiatan ini dilakukan dengan benar. Lakukan pendataan secara berkala seperti 1 tahun sekali untuk aset-aset kecil dan 3 atau 5 tahun sekali untuk aset-aset besar. Agar pendataan lebih mudah dan akurat, gunakan software akuntansi khusus. Ada banyak penyedia software akuntansi ini, namun ukirama.com bisa menjadi pilihan terbaik karena selain sudah teruji dan muda digunakan, juga karena memiliki integrasi antar elemen sehingga antara satu data dan data lainnya bisa dihubungkan.