Mengenal Apa Itu Inventaris dan Bagaimana Menjaganya

Ketika mengelola sebuah perusahaan, investasi juga menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan. Tanpa inventaris yang tepat, barang-barang yang diperlukan untuk produktivitas atau operasional perusahaan mudah rusak dan hilang.Inventaris juga menjadi bagian penting dengan profit atau laba yang diperoleh perusahaan. Oleh karena itu, inventaris juga menjadi bagian dalam pencatatan akuntansi.

Pengertian Inventaris

Inventaris adalah data mengenai ketersediaan barang yang dimiliki dan dikelola untuk produktivitas dan proses operasional perusahaan. Inventaris juga bisa kita artikan sebagai daftar sumber daya penting untuk keberlangsungan sebuah perusahaan.Melihat peran penting inventaris dalam keberlangsungan perusahaan, maka Anda perlu mengelola inventaris dengan sebaik mungkin.Mengelola inventaris dengan tepat akan membantu Anda agar lebih mudah dalam menganalisis laporan keuangan. Sebab, dalam laporan keuangan juga memerlukan daya yang valid dan akurat.

Tujuan Inventaris

Inventaris bertujuan untuk mengawasi barang atau aset perusahaan agar semuanya bisa dikelola dengan baik. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui dengan pasti jika ada aset yang hilang atau berkurang niainya. Selain itu, adanya inventaris juga bertujuan untuk hal berikut:

• Menjaga sarana prasana milik perusahaan.
• Memudahkan kontrol aset dan penggunaan budget.
• Menjadi pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan barang.
• Pedoman untuk menghitung jumlaha aset.
• Mengontrol proses keluar masuk barang.
• Mengantisipasi adanya kecurangan atau pencurian aset
• Mempermudah proses pembuatan laporan keuangan

Pentingnya Mengelola Inventaris

Pengelolaan inventaris memiliki peranan penting dalam produktivitas dan operasional perusahaan. Berikut  Berikut peran penting pengelolaan inventaris:

1. Menghindari berkurangnya jumlah persediaan barang

Berkurangnya jumlah persediaan barang atau penyusutan inventaris bisa terjadi karena kesalahan manusia. Kesalahan tersebut bisa berupa pencurian, salah pengelolaan, dan kesalahan dalam pencatatan barang.Penyusutan inventaris ini akan dicatat dalam laporan keuangan, tepatnya di akun aktiva. Pencatatan inventaris dalam laporan keuangan tersebut biasanya dibuat menjadi dua rangkap untuk menghindari adanya kehilangan data.

2. Mempermudah akses tata letak

Pengelolaan inventaris akan membantu Anda agar lebih mudah memantau ribuan jenis barang. Anda juga bisa lebih mudah mengakses tata letak barang. Di era teknologi ini, Anda juga bisa menggunakan sistem barcode untuk melacak tata letak setiap barang yang tersedia.Kemudahan akses tata letak semacam ini juga akan membantu Anda dalam memproses stok barang di akhir bulan, mengurangi resiko barang rusak, atau tidak layak jual.

3. Meningkatkan pelayanan konsumen

Pengelolaan inventaris yang baik juga turut meningkatkan layanan produsen. Sebab, ketersediaan produk lebih mudah dilacak sehingga Anda bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat. Dengan begitu, konsumen pun juga menjadi lebih loyal, bahkan bersedia membayar lebih.

Cara Mengelola Inventaris

Pengelolaan inventaris membutuhkan kehati-hatian yang tinggi. Karena itu, Anda perlu memperhatikan setiap langkah yang Anda lakukan dalam mengelola inventaris. Agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan inventaris, berikut tipsnya:

1. Pilih penanggung jawab yang tepat

Pilihlah orang yang tepat untuk menjadi manajer inventaris. Orang yang Anda pilih harus memiliki tanggung jawab yang tinggi dan memahami dengan baik semua hal terkait inventaris.Selain itu, pastikan orang tersebut mampu memberikan laporan inventaris secara lengkap dan detail agar tidak terjadi masalah saat proses audit.

2. Memaksimalkan keamanan gudang dan toko

Agar inventaris terjaga, Anda perlu memaksimalkan keamanan gudang dan toko. Anda bisa memaksimalkan keamanan dengan memasang CCTV di setiap sudut gudang atau toko, memasang password khusus untuk pintu gudang atau toko, dan menyewa security.

3. Buat skala prioritas

Anda juga perlu membuat skala prioritas dengan membuat daftar produk apa saja yang memiliki perputaran cepat dan lambat. Dengan skala prioritas ini, Anda bisa mengetahui jenis barang apa saja yang perlu diperbanyak sotonya dan mana yang perlu dikurangi. Pembuatan skala prioritas jua membantu Anda untuk mengidentifikasi jenis barang apa yang tidak diminati pasar sehingga perlu dihentikan proses produksinya.

4. Beri kode atau barcode untuk setiap barang

Untuk mempermudah melacak stok barang, Anda perlu memasang kode atau barcode. Cara ini akan membantu Anda untuk melakukan pencatatan dengan detail dan menghindari adanya stok barang yang hilang. Anda bisa memilih kode atau barcode yang sudah terintegrasi dengan sistem komputer agar mempermudah manajemen inventarisasinya. Dengan cara ini, Anda juga lebih mudah memantau stok barang yang mengalami kelangkaan.

5. Pantau persediaan barang

Untuk meminimalisir adanya penyusutan inventaris, Anda juga perlu memantau persediaan barang secara berkala. Anda juga perlu menentukan batas minimal stok barang dengan tepat waktu. Ketika persediaan mencapai batas minimal, Anda perlu melakukan pemesanan atau produksi ulang. Namun, hindari melakukan produksi atau pemesanan terlalu banyak agar semua barang bisa dikelola secara maksimal. Karena itu, buatlah perkiraan untuk menentukan jumlah stok yang tepat.

6. Lakukan audit berkala

Anda perlu melakukan audit inventaris secara rutin untuk membandingkan jumlah stok yang ada di gudang dan di toko dengan jumlah yang sudah tercatat dalam data inventaris.Setelah itu, pastikan tidak ada perbedaan di antara keduanya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya kekeliruan data.

7. Pantau kinerja supplier dan  laporan penjualan

Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, Anda perlu memantau kinerja supplier. Pastikan supplier mengirimkan barang dengan tepat waktu dan kualitas yang sesuai.Selain itu, Anda juga perlu memantau dan menganalisis laporan penjualan untuk mengetahui dengan detail performa penjualan produk yang Anda hasilkan. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui produk mana yang laku hingga produk yang perlu dihentikan proses produksinya karena tidak bisa diterima baik di pasar.

8. Lakukan secara otomatis

Pencatatan inventaris secara otomatis akan membantu Anda meningkatkan keamanan dan efektifitas pengelolaan barang. Sebab, melakukan pengecekan manual memerlukan waktu yang besar dan tidak memberikan hasil efisien. Pencatatan data inventaris secara otomatis ini bisa Anda lakukan dengan bantuan aplikasi akuntansi khusus yang kini banyak tersedia salah satunya UKIRAMA ERP.Demikian penjelasan lengkap mengenai apa itu Inventaris dan cara mengelola inventaris untuk suatu perusahaan. Bagi Anda yang ingin terjun ke dunia bisnis, pengelolaan inventaris yang tepat ini juga perlu dipahami. Sebab, inventaris juga menjadi bagian penting dalam laporan keuangan perusahaan.