Mengenal Arti Lead Time dan Faktor-faktor yang membuat Lead Time Penting dalam Bisnis

Siapa yang tidak pernah melakukan pembelian barang melalui e-commerce (electronic commerce). Saat ini kita diperhadapkan dengan begitu banyak pilihan situs dimana kita bisa melakukan penjualan dan pembelian barang dan jasa melalui media internet. Dimanapun kita berada, kita bisa dengan mudah mencari kebutuhan kita. Hanya dengan bermodalkan ponsel pintar dan koneksi internet, transaksi online dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.Apa yang membedakan berbelanja secara online dengan membeli barang langsung misalnya di pusat perbelanjaan? Berbelanja secara online berarti kita tidak bisa melihat fisik barang secara langsung. Dengan demikian, jika kita membeli barang seperti pakaian, maka kita tidak bisa mencoba barang terlebih dahulu. Selain itu, kita juga harus menunggu selama periode waktu tertentu sampai barang sampai di tangan. Periode waktu tunggu tersebut beragam, mulai dari beberapa jam sampai beberapa hari. Tentu saja hal ini bergantung dengan kesediaan pelanggan membayar biaya pengiriman. Semakin singkat waktu tunggu, semakin mahal biaya pengiriman yang harus dibayar. Waktu tunggu inilah yang dinamakan dengan lead time. Penjelasan di atas adalah definisi lead time dari sisi pelanggan atau yang biasa disebut juga dengan “the order-to-delivery cycle”. Apakah ada definisi lead time dari sisi supplier? Tentu ada. Definisi lead time dari sisi supplier adalah waktu yang diperlukan untuk mengubah pesanan (order) yang diterima sampai menerima uang atau yang biasa disebut juga dengan “ the cash-to-cash cycle”.

The Order-To-Delivery Cycle

Para penyedia jasa atau barang kebutuhan pelanggan menyadari bahwa saat ini harga tidak hanya satu-satunya faktor yang menjadi pertimbangan pelanggan dalam melakukan pembelian barang. Pelanggan juga membutuhkan lead time yang semakin singkat. Sebelumnya waktu paling singkat untuk menerima suatu barang pesanan adalah 1 (satu hari) dimana barang yang pelanggan pesan hari ini akan diterima besok. Sekarang, para penjual sudah menyediakan same day service delivery dimana barang akan diterima di hari yang sama barang dipesan.Kemampuan suatu bisnis untuk menyediakan lead time yang pendek menunjukkan keunggulan dari bisnis tersebut. Untuk menjaga konsistensi suatu bisnis dalam penyediaan lead time yang pendek paling tidak diperlukan dua hal. Pertama, ketersediaan stok barang. Pengurangan lead time hanya dapat dilakukan jika stok barang tersedia. Pada saat barang tersedia, penjual hanya perlu melakukan pengemasan dan pengiriman barang. Kedua, layanan pengiriman. Pastikan bahwa kurir mampu menyediakan jasa dengan lead time yang pendek. Jika barang sudah diserahkan dari penjual ke pihak kurir untuk dikirimkan pada hari yang sama, jangan sampai kurir mengulur waktu sehingga barang tiba di tempat pemesanan melebihi waktu yang disepakati.Dari penjelasan tersebut kita melihat bahwa ada potensi masalah yang timbul sejak pemesanan (order) sampai pengiriman (delivery) ke pelanggan. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui komponen dari order-to-delivery cycle:

1. Proses pemesanan oleh pelanggan
2. Proses pencatatan pemesanan
3. Proses pemesanan
4. Proses penyiapan barang
5. Proses pengiriman
6. Pesanan diterima oleh pelanggan

Masing-masing tahapan tentunya memerlukan waktu. Bisa dibayangkan berapa banyak waktu yang diperlukan oleh penjual untuk menyiapkan pesanan apabila penjual tersebut menerapkan sistem dropship (metode penjualan dimana penjual tidak menyimpan stok barang, stok barang tetap berada di supplier/produsen sehingga jika ada pesanan ke penjual, baru lah penjual akan meneruskannya kepada supplier/produsen).

The Cash-To-Cash Cycle

Sama halnya dengan pelanggan, supplier juga mengalami menghadapi lead time. Namun, dari sisi supplier, lead time yang dimaksud adalah “berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengubah pesanan seorang pelanggan menjadi uang tunai?”. Sementara dari sisi pelanggan adalah waktu yang diperlukan dari pemesanan sampai barang diterima oleh pelanggan, dari sisi supplier, proses dari pengadaan bahan baku sampai barang jadi masuk ke dalam penghitungan waktu.Pengadaan bahan baku dan komponen pendukung, proses produksi atau perakitan, dan proses distribusi tentunya memakan waktu yang harus diperhitungkan. Mengapa? Karena penghitungan waktu di sini akan menunjukkan seberapa responsif supplier terhadap permintaan pemesanan. Oleh karena itu harus dipastikan bahwa tahapan dari penyediaan bahan baku sampai barang jadi tidak terlalu panjang.Proses panjang sejak penyediaan bahan baku sampai barang jadi disebut dengan proses saluran pipa (pipeline process). Dengan adanya proses yang panjang tersebut, maka sama seperti lead time dari sisi pelanggan, ada potensi isu dalam hal waktu tunggu yang timbul pada komponen-komponen the cash-to-cash cycle. Apa saja komponen-komponen tersebut?

1. Pengadaan/pembelian bahan baku
2. Penyimpanan bahan baku
3. Produksi barang setengah jadi
4. Penyimpanan barang setengah jadi
5. Produksi barang setengah jadi
6. Penyimpanan barang jadi
7. In transit
8. Penyimpanan induk distribusi
9. Order-to-delivery cycle (proses pengiriman kepada pelanggan)

Proses yang sangat panjang, bukan? Pengadaan bahan baku sendiri bukan suatu proses yang singkat. Suatu bisnis harus mampu memilih suatu pihak yang dapat memenuhi bahan baku sesuai dengan standar kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan. 

Faktor Utama Lead Time

Berdasarkan penjelasan dari kedua sisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor utama dari lead time adalah:

1. Pre-processing time: waktu yang dibutuhkan untuk menerima dan memahami pesanan yang masuk
2. Processing time: waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi atau membeli barang pesanan
3. Waiting time: waktu yang dibutuhkan untuk menunggu proses produksi atau pembelian
4. Storage time: waktu yang dihabiskan untuk menyimpan barang di gudang atau pabrik
5. Inspection time: waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa kesesuaian barang  jadi dengan pesanan
6. Transportation time: waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan

Dengan demikian maka jelas terlihat bahwa lead time adalah penjumlahan waktu dari keenam komponen tersebut. Bagi keberlangsungan bisnis tentunya lead time merupakan suatu hal yang penting. Bagi suatu bisnis, lead time akan mempengaruhi keputusan pelanggan untuk melakukan transaksi. Maka haruslah diingat bahwa informasi lead time harus diberitahukan kepada pelanggan sejak sebelum proses pemesanan. Dari segi produksi barang yang ditawarkan kepada pelanggan, suatu bisnis juga harus memiliki penghitungan yang tepat. Jangan sampai karena penghitungan lead time yang meleset, proses produksi tertunda sehingga terjadi kegagalan pemenuhan kebutuhan pelanggan.