Mengenal PO: Apa Itu Purchase Order dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Apa Itu Purchase Order?

Kalau kamu sering belanja online, pasti tahu atau pernah dengar istilah Purchase Order (PO). Apa sebenarnya PO itu, dan bagaimana perusahaan kecil hingga besar menggunakannya?

Dalam dunia bisnis, berbagai dokumen digunakan untuk mengatur, merekam, dan memastikan kelancaran transaksi. Salah satu dokumen penting yang sering digunakan adalah Purchase Order. PO adalah alat yang vital dalam rantai pasokan dan manajemen persediaan. Artikel ini akan mengupas tuntas mengenai pengertian Purchase Order, fungsi dan tujuannya, komponen penting yang harus ada, proses pembuatannya, serta contoh penerapan dalam bisnis.

Menurut Willem Siahaya, PO adalah bentuk kontrak antara para pengguna dengan pemasok barang dalam proses pelaksanaan pengadaan barang. Proses pengajuan inilah umumnya pihak pembeli mencantumkan informasi lengkap serta spesifikasi tertentu mengenai barang yang ia mau pesan atau ingin beli dari pihak penjual.

Sebagai informasi, umumnya Purchase Order digunakan oleh sebuah perusahaan atau institusi untuk memesan barang dalam jumlah banyak tanpa pembayaran langsung pada waktu yang sama. Bagi penjual ini bisa jadi menguntungkan karena PO dapat menjadi metode penawaran kredit tanpa risiko. Hal itu karena pembeli wajib membayar setelah produk barang berhasil dikirimkan. Sekarang ini, perusahaan biasanya mengelola PO dengan software bisnis, terutama software ERP.

Purchase Order adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, menunjukkan jenis, kuantitas, dan harga produk atau layanan yang disepakati. PO menjadi kontrak resmi antara kedua belah pihak setelah diterima oleh penjual. Dokumen ini berfungsi sebagai instruksi untuk pengiriman barang atau penyediaan jasa dan menjadi dasar untuk faktur yang akan dikeluarkan oleh penjual.

Supaya lebih aman, biasanya PO disertai dengan nomor blangko kesepakatan. Nomor tersebut berguna untuk melacak kapan pengiriman dan pembayaran barang. Selain itu, blangko juga berfungsi sebagai sebuah komitmen antara pihak pembeli dan penjual untuk melakukan transaksi pembelian produk barang. Tujuannya, supaya transaksi berjalan mulus.

Penggunaan PO sangat umum dalam dunia bisnis karena membantu dalam mengelola pesanan secara efisien dan mendokumentasikan transaksi untuk keperluan akuntansi dan audit. PO memastikan bahwa pembeli dan penjual memiliki pemahaman yang sama mengenai pesanan yang dilakukan, mengurangi risiko kesalahpahaman dan sengketa.

Fungsi dan Tujuan Purchase Order

Fungsi utama PO adalah untuk mengatur dan mengontrol proses pembelian. Ada beberapa alasan mengapa kita perlu membuat dokumen Purchase Order:

1. Pengendalian Persediaan
   Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memantau dan mengelola persediaan mereka secara lebih efisien. PO membantu memastikan bahwa barang yang dipesan adalah barang yang dibutuhkan dan dalam jumlah yang tepat.

2. Dokumentasi Transaksi
   PO menyediakan catatan resmi dari transaksi pembelian yang dilakukan. Hal ini penting untuk keperluan akuntansi, audit, dan pelacakan sejarah pembelian. Adanya purchase order akan mencegah terjadinya dark purchasing.

3. Mengontrol Anggaran
   PO membantu perusahaan untuk mengendalikan anggaran mereka dengan memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

4. Mengurangi Risiko Kesalahan
   Dengan adanya PO, kesalahan dalam jumlah, spesifikasi, dan harga barang atau jasa yang dipesan dapat diminimalisir karena semua detail dicantumkan secara jelas dalam dokumen tersebut.

5. Perlindungan Hukum
   PO berfungsi sebagai kontrak hukum yang mengikat antara pembeli dan penjual. Ini memberikan perlindungan hukum jika terjadi perselisihan mengenai transaksi yang dilakukan.

Komponen Penting dalam Purchase Order

Sebuah Purchase Order harus memuat beberapa komponen penting untuk memastikan kejelasan dan kelengkapan informasi. Kalau kamu butuh contoh dokumen PO, kamu bisa download contoh purchase order di sini. Komponen-komponen PO tersebut antara lain:

1. Nomor PO: Setiap PO harus memiliki nomor unik yang memudahkan identifikasi dan pelacakan.

2. Tanggal Penerbitan: Tanggal ketika PO dibuat dan dikirimkan ke penjual.

3. Informasi Pembeli dan Penjual: Nama, alamat, dan kontak dari kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi.

4. Deskripsi Barang atau Jasa: Rincian mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga per unit.

5. Syarat dan Ketentuan: Syarat pembayaran, pengiriman, dan ketentuan lainnya yang terkait dengan transaksi.

6. Total Harga: Total biaya yang harus dibayar oleh pembeli untuk barang atau jasa yang dipesan, termasuk pajak dan biaya tambahan lainnya jika ada.

7. Tanda Tangan atau Persetujuan: Tanda tangan dari pihak yang berwenang baik dari pembeli maupun penjual yang menyetujui PO tersebut.

Proses Pembuatan Purchase Order

Untuk membuat dokumen PO, ada beberapa langkah yang bisa kamu ikuti untuk memastikan bahwa pesanan dibuat dengan benar dan efisien. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam pembuatan Purchase Order sederhana:

1. Identifikasi Kebutuhan: Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Kamu bisa menentukan sendiri kebutuhan ini. Untuk perusahaan besar, tahap ini melibatkan koordinasi antara departemen yang membutuhkan barang atau jasa, dengan departemen pengadaan (procurement/purchasing).

2. Penyusunan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition): Setelah kebutuhan diidentifikasi, departemen yang membutuhkan akan menyusun dan mengajukan permintaan pembelian kepada departemen pengadaan.

3. Evaluasi dan Persetujuan: Departemen pengadaan akan mengevaluasi permintaan pembelian, memeriksa anggaran, dan memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan. Setelah dievaluasi, permintaan pembelian akan disetujui oleh manajemen yang berwenang.

4. Penerbitan Purchase Order: Departemen pengadaan kemudian menyusun Purchase Order berdasarkan permintaan pembelian yang disetujui. PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada penjual untuk konfirmasi.

5. Konfirmasi dari Penjual: Penjual akan menerima dan mengkonfirmasi PO, memastikan bahwa mereka dapat memenuhi pesanan sesuai dengan ketentuan yang tercantum.

6. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa: Setelah PO dikonfirmasi, penjual akan mengirimkan barang atau jasa yang dipesan. Pembeli akan menerima dan memeriksa kesesuaian dengan PO.

7. Pembayaran dan Penutupan Transaksi: Pembeli kemudian akan melakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang disepakati, dan transaksi dianggap selesai setelah semua kewajiban terpenuhi.

Kesimpulan

Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan yang membantu mengatur, mengendalikan, dan mendokumentasikan transaksi pembelian. Dengan memahami pengertian, fungsi, komponen, dan proses pembuatan PO, perusahaan dapat menjalankan operasional mereka dengan lebih efisien dan terorganisir. Contoh-contoh PO yang diberikan menunjukkan bagaimana dokumen ini dapat disesuaikan untuk berbagai skala bisnis, dari perusahaan kecil hingga besar.

Kalau kamu ingin tahu lebih lanjut tentang bisnis, akuntansi, atau software ERP yang membuat pembukuan jadi otomatis, kamu bisa pelajari di blog Ukirama.

Sumber:

Siahaya, Willem. 2013. Manajemen Pengadaan: Procurement Management ABG. Alfabeta. Kompas.com: Apa Arti PO Detik.com: Pengertian PO dan Cara Membuatnya CIMB Niaga: Purchase Order