Mengenal Sistem Pencatatan Akuntansi Double Entry: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa Itu Sistem Pencatatan Akuntansi Double Entry?

Sistem pencatatan akuntansi double entry atau sistem pencatatan berpasangan adalah metode pencatatan keuangan di mana setiap transaksi dicatat dalam dua akun yang berbeda, yaitu debit dan kredit. Konsep dasarnya adalah bahwa setiap transaksi memiliki dampak ganda pada akun keuangan, sehingga selalu ada keseimbangan antara debit dan kredit.

Sistem ini adalah hasil pengembangan dari pembukuan sederhana, yaitu single entry. Tadinya, setiap transaksi hanya dicatat sekali, baik sebagai pemasukan atau pengeluaran, tanpa adanya hubungan yang kompleks antara akun-akun yang berbeda. Sistem ini sering digunakan oleh bisnis kecil atau individu yang tidak memerlukan pencatatan keuangan yang rumit.

Kelebihan Sistem Single Entry

Sederhana: Tidak memerlukan pengetahuan mendalam tentang akuntansi, sehingga cocok untuk bisnis kecil.
Biaya Rendah: Tidak perlu menggunakan perangkat lunak akuntansi yang rumit atau mahal.
Mudah Dipahami: Pencatatan mudah dilakukan tanpa harus memahami aturan akuntansi yang kompleks.

Kekurangan Sistem Single Entry

Tidak Akurat: Karena hanya mencatat satu sisi dari transaksi, metode ini lebih rentan terhadap kesalahan dan manipulasi.
Kurang Mendalam: Tidak bisa memberikan gambaran lengkap tentang posisi keuangan perusahaan.
Tidak Memenuhi Standar Akuntansi: Tidak cocok untuk bisnis yang perlu mematuhi standar akuntansi umum atau laporan keuangan yang diaudit.

Dalam sistem double entry, setiap transaksi mempengaruhi minimal dua akun:

Debit: menunjukkan peningkatan aset atau pengurangan kewajiban.
Kredit: menunjukkan pengurangan aset atau peningkatan kewajiban.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membeli barang menggunakan uang tunai, maka akun persediaan akan bertambah (didebit) dan akun kas akan berkurang (dikredit).

Prinsip-Prinsip Utama Sistem Double Entry:

Persamaan Akuntansi: Aset = Liabilitas + Ekuitas. Setiap transaksi harus menjaga keseimbangan ini.
Setiap transaksi memiliki dua sisi: Debit dan Kredit. Jumlah pada sisi debit harus sama dengan jumlah pada sisi kredit untuk menjaga keseimbangan dalam buku besar.
Akun yang terpengaruh: Setiap transaksi keuangan akan memengaruhi setidaknya dua akun keuangan dalam pembukuan.

Sejarah sistem double entry ini dapat ditelusuri kembali ke abad ke-15, ketika seorang biksu dan pedagang Italia bernama Luca Pacioli memperkenalkan konsep ini dalam bukunya “Summa de Arithmetica.” Sistem ini kemudian berkembang menjadi fondasi dari praktik akuntansi modern yang digunakan di seluruh dunia.

Mengapa Sistem Double Entry Penting untuk Bisnis?

Sistem double entry memainkan peran penting dalam menjaga keakuratan catatan keuangan perusahaan. Tanpa sistem ini, sangat sulit untuk memantau arus keuangan, memastikan keseimbangan antara aset dan kewajiban, serta mengidentifikasi kesalahan pencatatan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa sistem double entry sangat penting untuk bisnis:

1. Memastikan Akurasi Keuangan

Dengan pencatatan double entry, setiap transaksi dicatat dua kali, sehingga lebih mudah untuk memverifikasi keakuratan catatan keuangan. Jika terdapat kesalahan pada salah satu entri, neraca keuangan akan langsung menunjukkan ketidakseimbangan, yang memungkinkan akuntan untuk segera mendeteksi dan memperbaikinya.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Data keuangan yang akurat sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dengan sistem double entry, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi tentang kondisi keuangan mereka secara real-time, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan strategis.

3. Mengurangi Risiko Penipuan dan Kesalahan

Karena setiap transaksi dicatat dalam dua akun, lebih sulit bagi karyawan atau pihak luar untuk melakukan penipuan atau mengubah catatan keuangan tanpa meninggalkan jejak. Ini membuat sistem double entry menjadi alat yang efektif dalam menjaga integritas keuangan perusahaan.

4. Mendukung Pembuatan Laporan Keuangan yang Akurat

Sistem double entry adalah dasar dari laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Dengan menggunakan sistem ini, laporan keuangan dapat dibuat dengan lebih akurat dan dapat diandalkan oleh investor, kreditur, dan pemangku kepentingan lainnya.

5. Memenuhi Persyaratan Hukum dan Pajak

Banyak negara mengharuskan perusahaan untuk menggunakan sistem double entry dalam pembukuan mereka, terutama untuk perusahaan menengah dan besar. Ini karena sistem ini memberikan transparansi yang lebih besar dan memudahkan auditor dan otoritas pajak dalam memeriksa catatan keuangan.

Contoh Penerapan Sistem Double Entry dalam Transaksi Bisnis

Untuk lebih memahami cara kerja sistem double entry, mari kita lihat beberapa contoh transaksi bisnis sederhana dan bagaimana pencatatannya dilakukan dalam sistem ini:

Contoh 1: Pembelian Barang secara Tunai

Sebuah perusahaan membeli barang persediaan senilai Rp10.000.000 secara tunai. Dalam hal ini, dua akun yang terpengaruh adalah Persediaan (aset) dan Kas (aset). Karena perusahaan membeli barang, akun persediaan akan bertambah (didebit), sementara kas akan berkurang (dikredit).

Debit: Persediaan Rp10.000.000
Kredit: Kas Rp10.000.000

Contoh 2: Penjualan Barang secara Kredit

Perusahaan menjual barang senilai Rp15.000.000 kepada pelanggan secara kredit. Dalam kasus ini, dua akun yang terpengaruh adalah Piutang Usaha (aset) dan Penjualan (pendapatan). Karena penjualan dilakukan secara kredit, piutang usaha akan bertambah (didebit), dan penjualan akan dicatat sebagai kredit.

Debit: Piutang Usaha Rp15.000.000
Kredit: Penjualan Rp15.000.000

Contoh 3: Pembayaran Gaji Karyawan

Perusahaan membayar gaji karyawan senilai Rp5.000.000. Dalam transaksi ini, dua akun yang terpengaruh adalah Beban Gaji (beban) dan Kas (aset). Karena perusahaan mengeluarkan uang untuk membayar gaji, beban gaji akan bertambah (didebit) dan kas akan berkurang (dikredit).

Debit: Beban Gaji Rp5.000.000
Kredit: Kas Rp5.000.000

Langkah-Langkah Membuat Pencatatan Akuntansi Double Entry

Untuk menerapkan sistem pencatatan double entry dalam bisnis Anda, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Berikut adalah langkah-langkah dasar dalam membuat pencatatan akuntansi double entry:

1. Identifikasi Transaksi

Langkah pertama adalah mengidentifikasi transaksi yang terjadi dalam bisnis. Apakah transaksi tersebut melibatkan penjualan, pembelian, pembayaran, atau penerimaan kas? Setiap transaksi perlu diidentifikasi dengan benar sebelum dicatat.

2. Tentukan Akun yang Terpengaruh

Setelah transaksi diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan akun mana yang akan terpengaruh oleh transaksi tersebut. Apakah transaksi tersebut akan memengaruhi akun aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, atau beban?

3. Tentukan Apakah Debit atau Kredit

Untuk setiap transaksi, tentukan apakah akun yang terpengaruh harus didebit atau dikredit. Ingat bahwa dalam sistem double entry, debit dan kredit harus selalu seimbang.

4. Catat Transaksi di Buku Besar

Setelah menentukan akun dan pengaruhnya, transaksi harus dicatat dalam buku besar. Pastikan bahwa jumlah debit sama dengan jumlah kredit untuk menjaga keseimbangan buku besar.

5. Buat Laporan Keuangan

Setelah transaksi dicatat di buku besar, informasi ini dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, bisnis dapat mencatat transaksi keuangan dengan lebih akurat dan terorganisir, sehingga memudahkan proses audit dan analisis keuangan.

Apa Itu Sistem Pencatatan Akuntansi Triple Entry?

Sementara sistem double entry mencatat transaksi dengan melibatkan dua akun, sistem triple entry menambahkan lapisan keamanan dan transparansi dengan mencatat transaksi pada tiga akun. Inovasi ini diperkenalkan sebagai bagian dari perkembangan teknologi blockchain dan akuntansi terdesentralisasi.

Pada dasarnya, sistem triple entry berfungsi dengan menambahkan satu buku besar (ledger) publik yang mencatat setiap transaksi antara pihak-pihak yang terlibat. Dengan adanya buku besar ketiga ini, setiap transaksi tidak hanya dicatat oleh dua pihak yang bertransaksi (misalnya pembeli dan penjual), tetapi juga divalidasi oleh sistem yang netral (misalnya, jaringan blockchain).

Kelebihan Sistem Triple Entry

Keamanan Lebih Tinggi: Karena melibatkan sistem verifikasi independen, kesalahan atau manipulasi data lebih sulit terjadi.
Transparansi: Setiap pihak yang bertransaksi dapat memverifikasi catatan transaksi mereka di buku besar publik.
Cocok untuk Blockchain: Sistem ini sejalan dengan perkembangan teknologi blockchain dan digunakan dalam konteks kripto dan keuangan terdesentralisasi.

Kekurangan Sistem Triple Entry

Kompleksitas Teknis: Memerlukan pemahaman teknologi yang lebih dalam, khususnya terkait dengan blockchain.
Tidak Sesuai untuk Semua Bisnis: Bisnis yang tidak menggunakan teknologi blockchain atau transaksi kripto mungkin tidak memerlukan sistem ini.
Biaya Implementasi: Dapat lebih mahal dan sulit diimplementasikan pada bisnis yang belum siap untuk berinvestasi dalam teknologi ini.

Tips Menggunakan Sistem Double Entry untuk Meningkatkan Akurasi Keuangan

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu bisnis dalam memanfaatkan sistem double entry untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan keuangan:

1. Gunakan Perangkat Lunak Akuntansi

Menggunakan perangkat lunak akuntansi seperti Ukirama dapat membantu otomatisasi proses pencatatan double entry, sehingga mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi.

2. Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala

Lakukan rekonsiliasi antara catatan buku besar dengan laporan bank secara berkala. Ini akan membantu mendeteksi kesalahan lebih awal dan memastikan catatan tetap akurat.

3. Latih Tim Akuntansi

Pastikan bahwa tim akuntansi atau orang yang bertanggung jawab atas pencatatan keuangan memiliki pengetahuan yang memadai tentang sistem double entry. Pelatihan yang tepat dapat meningkatkan akurasi pencatatan dan mengurangi risiko kesalahan.

4. Audit Internal Secara Rutin

Lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa sistem double entry diterapkan dengan benar. Audit internal dapat membantu mengidentifikasi masalah sebelum menjadi lebih besar.

5. Tetapkan Kebijakan Keuangan yang Jelas

Tentukan kebijakan keuangan yang jelas terkait pencatatan transaksi dan pastikan bahwa semua anggota tim mengikuti kebijakan ini. Ini akan membantu memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan cara yang konsisten dan sesuai dengan prinsip double entry.

Kesimpulan

Sistem pencatatan akuntansi double entry lebih dari sekadar metode pencatatan; ia merupakan jantung dari pengelolaan keuangan yang sehat. Dengan memastikan bahwa setiap transaksi memengaruhi minimal dua akun, sistem ini membantu bisnis menjaga keseimbangan keuangan, menghindari kesalahan, dan menyediakan data yang akurat untuk pengambilan keputusan strategis. Penerapan double entry tidak hanya memperkuat integritas laporan keuangan, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional, mendukung kepatuhan hukum, dan membangun kepercayaan pemangku kepentingan. Dengan memanfaatkan tips dan langkah-langkah yang telah diuraikan, bisnis apa pun, baik kecil maupun besar, dapat memaksimalkan potensi sistem double entry untuk mencapai keberlanjutan dan kesuksesan jangka panjang.

Sumber:

Binus - Sistem Pencatatan Double Entry

Kumparan - Double Entry dan Triple Entry dalam Akuntansi, Apa Bedanya?

UNIBBA - PENTINGNYA DOUBLE ENTRY SYSTEM DALAM AKUNTANSI PERUSAHAAN

Fungsi Pembukuan untuk Perusahaan dan Cara Membuatnya

Manfaat Utama Pembukuan Keuangan Dalam Manajemen Bisnis

Ketahui Jenis dan Manfaat Pembukuan Akuntansi untuk Bisnismu!