Odoo adalah: Pengertian, Fitur, dan Cara Kerjanya sebagai Software ERP

Odoo mulai dilirik sebagai pilihan software bisnis di Indonesia, karena banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan berbasis Odoo. Software apakah Odoo itu, dan layanan seperti apa yang diberikan?

Sebagai software enterprise resource planning (ERP), Odoo dirancang untuk mengelola hampir seluruh aspek operasional perusahaan di satu tempat. Ini mencakup Customer Relationship Management (CRM), Content Management System (CMS), platform E-commerce, hingga fungsi dasar seperti Akuntansi dan manajemen gudang.

Kegunaan software seperti Odoo adalah untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional seperti akuntansi, keuangan, manufaktur, supply chain, stok, pembelian serta penjualan, sumber daya manusia, dan lain-lain.

Apa bedanya Odoo dengan software seperti Accurate atau Jurnal?

Berbeda dengan software accounting seperti Accurate atau Jurnal, Odoo adalah software Enterprise Resource Planning atau ERP. Berbeda dengan software accounting yang umumnya memiliki fungsi terbatas pada akuntansi dan finansial, software ERP memiliki modul dengan fungsi seperti accounting, customer relationship management, human resources, dan berbagai modul lainnya yang terintegrasi.

Salah satu keunikan Odoo adalah adanya 14.300 pilihan modul (disebut juga dengan “aplikasi” di situs Odoo) yang dibuat oleh komunitas Odoo, sehingga software ERP ini menjadi salah satu pilihan yang cukup fleksibel untuk berbagai kebutuhan bisnis. User sendiri perlu memilah modul mana yang diperlukan untuk bisnisnya. Dari sekian banyak jumlah modul milik Odoo ini, penambahan setiap modul yang digunakan akan menambah fungsi sekaligus biaya implementasi software Odoo tersebut.

Odoo Sebagai Open Source Software

Odoo adalah software open source, yang berarti kode programnya bisa diakses dan dimodifikasi oleh developer manapun. Didirikan oleh Fabien Pinckaers dari Belgia, Odoo yang sebelumnya dikenal dengan nama OpenERP mulai banyak dipakai sejak tahun 2010. Pada tahun 2014, OpenERP berganti nama menjadi Odoo. Kini Odoo digunakan oleh 2 juta lebih pengguna di 120+ negara.

Di Indonesia, Odoo ditawarkan sebagai produk yang dimodifikasi oleh berbagai perusahaan penyedia layanan. Sebagai software open source, customer bisa memilih dari beberapa pilihan penyedia layanan implementasi (implementor) Odoo, masing-masing dengan harga, kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Software Open Source atau Proprietary?

Pada umumnya, kelebihan software open source seperti Odoo adalah banyaknya pilihan bagi perusahaan untuk membuat aplikasi/modul custom, sesuai dengan keinginan implementor. Software open source juga memiliki komunitas yang bisa menyediakan banyak pilihan modul, dan bisa membantu kita menyelesaikan masalah atau bug.

Sementara itu di sisi lain, kita tidak bisa mengandalkan komunitas untuk memberi respon cepat setiap kali ada masalah. Software open source, terutama yang gratis atau rendah biaya, pada umumnya tidak menyediakan layanan customer support. Pengguna Odoo di Indonesia akan berhubungan dengan implementor masing-masing bila ada masalah dengan software atau pengoperasiannya. Karena bersifat open source, kualitas desain, fitur dan layanan yang didapat oleh pengguna akan berbeda tergantung pada pembuat modul dan implementor yang dipilih.

Alternatif lain dari software open source adalah proprietary. Jenis software ini tidak bisa dimodifikasi oleh sembarang orang. Kepemilikan software proprietary ini berbentuk hak cipta eksklusif. Karena biasanya dibuat untuk kepentingan komersial tertentu, software proprietary pada umumnya didesain dan dibuat dengan fitur-fitur yang lebih presisi serta kontrol kualitas yang lebih ketat.

Untuk software bisnis seperti ERP, banyak perusahaan yang memilih software proprietary, karena customer support dan penanganan masalah akan ditangani oleh pembuat software itu sendiri. Perusahaan yang memakai layanan software ERP proprietary biasanya mengeluarkan investasi waktu dan biaya lebih saat melakukan implementasi. Selain itu, kemampuan integrasi antara software ERP dengan sistem lain juga perlu diperhatikan, karena bergantung pada kebijakan dari pembuat software.

Karena sifat kode programnya yang beredar bebas dan bisa dimodifikasi siapa saja, apakah kemudian software open source lebih berisiko daripada software proprietary untuk masalah keamanan? Jawabannya tergantung kepada penggunaannya. Sebagian orang merasa lebih aman dengan software proprietary, karena programnya tidak bisa diakses oleh sembarang pihak. Sementara, sebagian orang lainnya lebih nyaman dengan software open source karena dianggap lebih mudah untuk ditingkatkan keamanannya melalui modifikasi. Pemilik bisnis sendiri yang menentukan apakah Odoo sebagai software open source cukup aman dan terpercaya untuk menangani proses bisnis perusahaannya.

Odoo Community vs Enterprise

Kalau kita mau menggunakan Odoo tapi menginginkan customer support dan fitur yang lebih lengkap, ada pilihan berbayar yang bernama Odoo Enterprise. Dengan mengeluarkan biaya lebih tinggi, Odoo Enterprise menawarkan fitur lebih lengkap, kemampuan mengakses berbagai modul dengan terintegrasi di satu software, tersedianya tampilan mobile untuk gadget, dan sebagainya.

1. Odoo Community: Ini adalah versi yang 100% gratis, berlisensi di bawah GNU Lesser General Public License v3 (LGPL v3). Edisi Community menyediakan fungsionalitas inti yang sangat kuat dan menjadi dasar dari seluruh ekosistem Odoo. Perusahaan dengan kemampuan teknis internal dapat mengunduh, menginstal, dan menggunakan versi ini tanpa biaya lisensi.
2. Odoo Enterprise: Ini adalah versi komersial berbayar yang dibangun di atas fondasi edisi Community. Edisi Enterprise menawarkan fungsionalitas tambahan yang lebih canggih, aplikasi eksklusif (seperti Odoo Studio untuk kustomisasi low-code), peningkatan kinerja, serta akses ke infrastruktur cloud dan layanan dukungan profesional dari Odoo SA.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah, ketika kita sudah membeli Odoo Enterprise, kualitas layanan yang didapatkan oleh customer Odoo pun bergantung kepada dedikasi dari perusahaan implementor-nya. Di Indonesia sendiri ada beberapa implementor Odoo yang menawarkan layanannya masing-masing.

Aspek yang diurus oleh implementor Odoo ini meliputi tanggung jawab legalitas dan perpajakan, perencanaan, pelatihan user, hingga customer support ketika terjadi masalah, bug, atau kesulitan dalam mengoperasikan software ERP tersebut. Salah pilih implementor atau penyedia layanan bisa mengganggu pengalaman kita memakai software ERP.

Modul-Modul Dasar dalam Odoo

Penjualan & Pemasaran

• CRM (Customer Relationship Management): Modul ini adalah pusat untuk mengelola seluruh interaksi dengan pelanggan dan prospek. Fitur-fiturnya mencakup manajemen pipeline penjualan visual dengan antarmuka drag-and-drop, penjadwalan aktivitas (panggilan, rapat, email), penilaian prospek (lead scoring) untuk memprioritaskan peluang paling menjanjikan, dan pelaporan analitik untuk melacak kinerja tim penjualan.
• Sales (Penjualan): Terintegrasi erat dengan CRM, modul Penjualan mengotomatiskan proses dari pembuatan penawaran (quotation) hingga konfirmasi pesanan. Pengguna dapat membuat penawaran profesional dengan templat yang dapat disesuaikan, mengirimkannya kepada pelanggan untuk ditandatangani secara digital (e-signature), dan menerima pembayaran secara online melalui berbagai gerbang pembayaran.
• Marketing Suite: Odoo menyediakan serangkaian alat pemasaran digital yang terintegrasi, termasuk Email Marketing untuk merancang dan mengirim kampanye email, Marketing Automation untuk membangun alur kerja pemeliharaan prospek (lead nurturing), SMS Marketing, dan Social Marketing untuk mengelola media sosial dan berinteraksi dengan pengunjung situs web.

Keuangan & Akuntansi

• Accounting (Akuntansi): Dianggap sebagai salah satu modul paling matang, Akuntansi Odoo menawarkan fungsionalitas komprehensif untuk mengelola kesehatan finansial perusahaan. Fitur utamanya meliputi pembuatan laporan keuangan (neraca, laba rugi), rekonsiliasi bank otomatis, manajemen pajak yang dapat disesuaikan dengan regulasi lokal, dukungan multi-mata uang dengan kurs yang diperbarui secara otomatis, dan digitalisasi faktur pemasok berbasis AI yang dapat mengekstrak data dari file PDF atau gambar.
• Invoicing & Expenses: Modul Faktur menyederhanakan pembuatan dan pengiriman faktur pelanggan, sementara modul Pengeluaran memungkinkan karyawan untuk mencatat dan mengajukan klaim biaya operasional dengan mudah, lengkap dengan alur persetujuan manajerial.

Operasi & Rantai Pasok

• Inventory (Inventaris): Odoo menggunakan sistem inventaris entri ganda (double-entry inventory system) yang unik, yang memastikan keterlacakan penuh untuk setiap pergerakan stok. Modul ini mendukung manajemen multi-gudang, pelacakan nomor seri dan lot, aturan pengisian ulang otomatis, dan pelaporan valuasi stok secara real-time.
• Manufacturing (Manufaktur): Untuk perusahaan manufaktur, modul ini sangat penting. Modul ini mengelola Bill of Materials (BOM) multi-level, perintah kerja (work orders), perencanaan kebutuhan material (Material Requirements Planning - MRP), kontrol kualitas, dan pemeliharaan peralatan. Ini memungkinkan perencanaan dan pelacakan seluruh proses produksi dari bahan baku hingga barang jadi.
• Purchase (Pembelian): Modul ini mengotomatiskan proses pengadaan. Sistem dapat secara otomatis menghasilkan permintaan penawaran kepada pemasok berdasarkan aturan stok minimum, mengelola pesanan pembelian, melacak penerimaan barang, dan memvalidasi faktur pemasok.

Website & E-commerce

• Website Builder & eCommerce: Odoo memungkinkan perusahaan untuk membangun situs web dan toko online profesional tanpa memerlukan keahlian teknis yang mendalam. Dengan editor drag-and-drop yang intuitif dan konfigurator berbasis AI, pengguna dapat merancang halaman web yang menarik. Platform E-commerce terintegrasi penuh dengan modul Penjualan dan Inventaris, sehingga pesanan online secara otomatis memperbarui tingkat stok dan memicu proses pengiriman.

Sumber Daya Manusia (SDM)

• HR Suite: Odoo menawarkan serangkaian modul untuk manajemen sumber daya manusia, yang mencakup basis data karyawan, manajemen rekrutmen, pelacakan absensi dan cuti, pencatatan jam kerja (timesheet), penilaian kinerja, dan, tergantung pada paket lokalisasi, modul penggajian.

Layanan & Produktivitas

• Project: Modul ini dirancang untuk manajemen proyek, memungkinkan tim untuk merencanakan tugas, mengalokasikan sumber daya, melacak kemajuan melalui tampilan Kanban dan diagram Gantt, serta mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas melalui timesheet.
• Helpdesk: Untuk tim layanan pelanggan, modul Helpdesk menyediakan sistem tiket untuk melacak, memprioritaskan, dan menyelesaikan permintaan atau masalah dari pelanggan secara efisien.

Alternatif Odoo: Ukirama ERP

Meskipun Odoo adalah pemain global yang kuat, penting bagi bisnis di Indonesia untuk mempertimbangkan alternatif lokal yang mungkin lebih sesuai dengan konteks pasar domestik. Salah satu alternatif terkemuka adalah Ukirama ERP.

Ukirama adalah perangkat lunak ERP berbasis komputasi awan (cloud) yang dikembangkan di Indonesia dan secara spesifik menargetkan pasar usaha kecil dan menengah (UKM). Didirikan pada tahun 2016, Ukirama telah membangun kredibilitas di ekosistem teknologi lokal, terbukti dengan partisipasinya di pameran teknologi CeBIT Australia atas pilihan Badan Ekonomi Kreatif (Bekraf) dan perannya sebagai mentor di kompetisi SKALA Startup Accelerator bersama perusahaan teknologi global seperti Google dan Microsoft.

Cakupan modul Ukirama meliputi area bisnis inti seperti Pembelian, Penjualan, Manajemen Stok, Keuangan, Akuntansi, Manufaktur, Manajemen Proyek, Jasa Servis, dan HRD. Namun, poin pembeda utamanya yang paling signifikan adalah integrasi native dengan regulasi perpajakan Indonesia. Fitur-fitur seperti perhitungan otomatis PPN, PPh, dan pelaporan e-Faktur sudah tertanam di dalam sistem, siap untuk digunakan tanpa perlu konfigurasi atau kustomisasi tambahan yang rumit.

Perbandingan Odoo dan Ukirama

Kesimpulan

Fleksibilitas Odoo dengan puluhan ribu pilihan modul aplikasi di dalamnya, harus dibayar dengan kerumitan dan Total Biaya Kepemilikan (TCO) yang berpotensi lebih tinggi dari perkiraan awal. Keberhasilan implementasi juga sangat bergantung pada kualitas mitra yang dipilih. Di sinilah opsi ERP buatan Indonesia seperti Ukirama menjadi menarik. Ukirama punya skema satu harga yang simpel tanpa biaya tambahan, dan jaminan implementasi yang lancar lewat dukungan tim konsultan.