Penyebab Terjadinya Dark Purchasing dan Cara Mengatasinya

Sebuah proses bisnis suatu perusahaan tak mungkin melewatkan proses pembelian. Pembelian merupakan unsur penting yang dapat mempengaruhi segala proses sesudahnya, hingga ke tahap penjualan. Proses pembelian yang salah, akan berakibat cukup fatal pada hasil akhir produk perusahaan. Contoh misalnya, keliru memilih vendor purchasing yang justru dapat harga lebih mahal dari biasanya. Hal ini akan berimbas pada harga produk yang naik karena biaya untuk bahan dan proses produksi juga ikut naik. Harga produk yang naik tidak selalu berimbas baik untuk penjualan, namun justru mempersulit penjualan. Tahapan penjualan menjadi proses yang signifikan untuk kelanjutan bisnis, namun, proses ini sering kali diabaikan. Proses yang dianggap remeh ini rentan sekali terhadap penyelewengan. Mulai dari pembelian-pembelian tak terdeteksi, pembelian ganda hingga pembelian siluman yang dilakukan oleh departemen-departemen dalam perusahaan tanpa bisa dilacak. Tidak hanya menimbulkan harga pembelian yang naik hingga menyebabkan harga jual ikut naik, namun, purchasing yang tidak terlacak dalam menjerumuskan perusahaan pada kerugian yang luar biasa tanpa diketahui. Pada pembahasan kali ini, akan kita ulas bersama mengenai fenomena yang bernama dark purchasing.

Apa itu Dark Purchasing?

Dark purchasing bisa dipahami sebagai pengeluaran yang tidak bisa dilacak. Kenapa? Karena pengeluaran ini tidak melalui jalur yang resmi. Pengeluaran-pengeluaran ganda, pembelian tidak terverifikasi, pembelian yang bukan di vendor resmi dan pembelian-pembelian lain yang tidak sesuai aturan. Semuanya bisa disebut sebagai dark purchasing. Fenomena dark purchasing bisa sangat berbahaya jika perusahaan tidak segera menyadarinya. Layaknya sebuah penyakit kronis yang dibiarkan terus berkembang tanpa disadari kehadirannya, dark purchasing bisa jadi pembunuh paling ampuh untuk perusahaan sebesar apapun. Itu karena dark purchasing membiarkan uang perusahaan keluar sia-sia tanpa ada yang bisa mengerem, mengontrol bahkan mengetahuinya pun sulit. Kas perusahaan bahkan juga kas negara akan bocor secara kasat mata. Seperti kapal dengan lubang kecil yang diabaikan, lama kelamaan juga akan karam. Begitulah perusahaan yang mengabaikan bahaya dark purchasing. Lebih dalam mengenai bahaya dark purchasing, kita bahas pada sub bab berikutnya. 

Bahaya Jika Dark Purchasing Dibiarkan

Sekilas telah tergambar apa yang akan terjadi pada perusahaan yang abai pada fenomena pembelian gelap dalam proses bisnisnya. namun siapa sangka, dark purchasing ternyata membawa dampak-dampak yang lebih banyak.

1. Budaya korupsi terselubung 

Dark purchasing membuka pintu yang lebar untuk praktek-praktek korupsi yang halus dan tersamarkan. Mungkin pada awalnya tidak benar-benar kentara karena pembelian-pembelian yang tidak bisa dilacak itu adalah pembelian ganda beberapa departemen, pembelian berbeda vendor, yang mana semuanya masih untuk kebutuhan perusahaan. Ya, memang benar, pada awalnya semua pembelian terselubung itu masih untuk perusahaan. Namun bayangkan saja, dengan sistem dimana tidak ada pengawasan ketat sehingga setiap karyawan/ departemen dapat melakukan pembelian yang mengeluarkan uang perusahaan secara bebas, bukankah mungkin jika sistem ini dibiarkan, ke depan pembelian itu menjadi untuk kebutuhan pribadi? Bagaimana dengan anggaran-anggaran untuk program-program besar perusahaan yang seharusnya terlebih dahulu melalui kontrol ketat untuk pengajuan anggaran dan pengeluaran kas perusahaan? Namun adanya dark purchasing yang telah mengakar, membuat proses kontrol dan persetujuan itu diabaikan. Perusahaan lah yang pada akhirnya menanggung semua kerugian. Lebih jauh lagi, sistem ini menyuburkan budaya korupsi di antara karyawan. 

2. Kerugian hingga kebangkrutan perusahaan 

Dark purchasing secara tampak mata telah merugikan keuangan perusahaan. Namun apakah bisa membuat perusahaan gulung tikar? Tentu saja bisa, ketika sistem purchasing yang masih memungkinkan terjadinya dark purchasing terus dibiarkan. Misal ada suatu perusahaan yang sistem purchasingnya tidak jelas. Setiap departemen diberikan wewenang sendiri untuk menentukan apa yang dibutuhkan dan dibeli untuk departemennya. Pengajuan purchasing dan pengawasannya tidak ketat. Tidak ada kontrol budget, membeli pada vendor apa, dan tidak ada integrasi data pengajuan purchasing antar departemen, karena setiap departemen memiliki wewenangnya masing-masing untuk membeli kebutuhannya. Bukankah mungkin jika kebutuhan yang dibeli tiap departemen mengalami kesamaan, kelebihan kuantitas, over budgeting dan pembelian kebutuhan-kebutuhan yang tidak perlu? Pengeluaran perusahaan biasanya hanya lima juta rupiah per bulan, menggelembung jadi dua puluh juta rupiah. Bagaimana jika ini diteruskan dalam setahun dan tahun-tahun berikutnya? Apalagi jika keuangan perusahaan tidak seterusnya sehat. Bukankah mungkin jika pada suatu saat perusahaan akan bangkrut karena pengeluaran yang terlampau tinggi dari pemasukan? Sangat mungkin.

Penyebab Dark Purchasing 

Lantas apa yang menyebabkan dark purchasing?

1. Kesalahan sistem 

Pertama adalah karena sistem purchasing yang tidak jelas, tidak terkontrol dan tidak terpusat dalam perusahaan. Ketika keputusan purchasing terdesentralisasi, setiap departemen berhak membeli sendiri, pembelian perusahaan sulit dikendalikan. Selain itu, sistem purchasing yang masih manual juga menjadi penyebab ampuh terhadap tingginya potensi kesalahan baik dari segi pencatatan, pengeluaran, pengarsipan bahkan penghitungan keuangan. 

2. Kesalahan manusia 

Human eror ini bisa disebabkan karena ketidaktahuan bagaimana sistem purchasing perusahaan atau juga murni kesalahan karena kelalaian SDM.

Bagaimana Melawan dan Menghentikan Dark Purchasing?

Ketika terdeteksi tanda-tanda pengeluaran menggembung tanpa bisa dicari muaranya, maka kita perlu segera merumuskan cara memperbaiki keadaan itu.

1. Memperbaiki sistem purchasing 

Solusi yang sering ditawarkan oleh para ahli keuangan perusahaan adalah memusatkan sistem purchasing menggunakan metode penyimpanan cloud. Jadi, tidak ada lagi pengajuan purchasing terdesentralisasi dimana tiap departemen bebas melakukan pembelian. Tiap departemen boleh mengajukan kebutuhan pembelian, namun semuanya terpusat dalam data cloud dan akan mendapat persetujuan lebih dulu pimpinan perusahaan atau bagian purchasing. Pembelian lebih baik dilakukan sekaligus oleh satu pintu dan memilih vendor yang sudah terpercaya. Biasanya semakin banyak kuantitas pembelian, kita bisa mendapatkan harga yang murah dari vendor. Melalui digitalisasi dan pemusatan sistem purchasing, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran, membatasi budget hingga menentukan vendor mana yang akan diajak kerja sama. 

2. Melakukan sosialisasi kepada seluruh tim mengenai sistem purchasing 

Setelah sistemnya diperbaiki, selanjutnya seluruh SDM harus paham dan menyetujui pengubahan sistem purchasing ini. Tujuannya jelas, agar sistem baru yang akan dijalankan, didukung oleh seluruh SDM dan prosesnya lancar. SDM tidak akan kebingungan mengenai arus purchasing dan proses bisnis tidak akan terganggu. Hasil akhirnya, perusahaan juga yang akan menuai manfaat dari perbaikan sistem purchasing ini.Bagaimana dengan perusahaan Anda? Adakah tanda-tanda terjadi dark purchasing? Jika ada, semoga artikel ini dapat menjadi referensi untuk solusi masalah Anda.