Perbedaan Antara Procurement dan Purchasing: Apa yang Harus Kamu Ketahui?

Perbedaan Antara Procurement dan Purchasing: Apa yang Harus kamu Ketahui?

Di dalam dunia bisnis, terutama dalam manajemen rantai pasok, sering kali kita mendengar istilah “procurement” dan “purchasing.” Meskipun keduanya berkaitan dengan proses pengadaan barang atau jasa, banyak orang masih bingung tentang perbedaan antara keduanya.

Pengertian Procurement dan Purchasing

Secara sederhana, procurement adalah proses strategis, sementara purchasing adalah bagian taktis dari keseluruhan siklus procurement.

Procurement adalah sebuah proses yang lebih luas daripada sekadar membeli barang. Procurement mencakup keseluruhan siklus pengadaan barang dan jasa yang melibatkan berbagai tahap strategis, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor yang tepat, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok. Proses ini juga mencakup pengelolaan risiko, pemantauan kinerja vendor, serta memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

Sementara itu, Purchasing atau pembelian lebih spesifik merujuk pada tindakan atau proses aktual membeli barang atau jasa. Purchasing biasanya dimulai ketika kebutuhan barang atau jasa telah diidentifikasi, dan proses procurement telah menentukan vendor serta persyaratan kontrak. Purchasing adalah tahap taktis dari keseluruhan proses procurement dan biasanya melibatkan pembuatan pesanan pembelian (purchase order), verifikasi penerimaan barang, dan pembayaran kepada vendor.

Fungsi Procurement di Perusahaan

Procurement memainkan peran strategis yang sangat penting dalam organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi utama procurement:

1. Manajemen Pengadaan Strategis Procurement bertanggung jawab untuk merancang dan mengelola strategi pengadaan yang selaras dengan tujuan bisnis organisasi. Ini termasuk analisis kebutuhan perusahaan, riset pasar untuk menemukan vendor terbaik, dan negosiasi kontrak yang menguntungkan.
2. Pengelolaan Hubungan dengan Pemasok
   Salah satu fungsi terpenting dari procurement adalah mengelola hubungan jangka panjang dengan pemasok. Hubungan yang baik dengan pemasok dapat memastikan keberlanjutan pasokan, peningkatan kualitas, dan potensi pengurangan biaya melalui negosiasi ulang kontrak.
3. Analisis Biaya dan Penghematan
   Procurement bertanggung jawab untuk menganalisis biaya barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan menemukan cara untuk mengurangi biaya tersebut tanpa mengorbankan kualitas. Ini bisa mencakup strategi negosiasi harga, pengadaan volume besar, atau mencari pemasok alternatif.
4. Manajemen Risiko
   Fungsi lain dari procurement adalah mengelola risiko yang berkaitan dengan rantai pasok, seperti ketidakpastian pasokan, fluktuasi harga, atau masalah kepatuhan hukum dan regulasi. Procurement proaktif dalam mengidentifikasi potensi risiko dan menemukan solusi untuk memitigasinya.
5. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pemasok
   Setelah kontrak ditandatangani, procurement masih berperan dalam pemantauan kinerja pemasok. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi persyaratan yang telah disepakati, baik dalam hal kualitas barang, waktu pengiriman, maupun kepatuhan terhadap standar lain yang ditetapkan.

Fungsi Purchasing di Perusahaan

Purchasing memiliki peran yang lebih operasional dan taktis. Berikut adalah beberapa fungsi utama purchasing dalam organisasi:

1. Penerbitan Purchase Order (PO)
   Setelah pemasok dipilih dan harga serta persyaratan telah disepakati melalui proses procurement, tim purchasing bertugas untuk menerbitkan PO, yaitu dokumen resmi yang mengkonfirmasi pesanan dan mengikat kedua belah pihak dalam transaksi.
2. Pemrosesan Transaksi Pembelian
   Purchasing bertanggung jawab untuk memproses pesanan pembelian, memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diminta, serta mengatur pembayaran setelah barang atau jasa diterima dengan baik.
3. Verifikasi dan Penerimaan Barang
   Tim purchasing harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi jumlah, kualitas, maupun waktu pengiriman. Proses ini penting untuk menjaga kualitas dan memastikan tidak ada ketidaksesuaian.
4. Kolaborasi dengan Departemen Lain
   Purchasing sering bekerja sama dengan departemen lain seperti logistik, gudang, dan keuangan untuk memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan lancar. Purchasing juga harus memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan ketentuan yang disepakati.
5. Pengelolaan Inventaris
   Purchasing sering kali terlibat dalam pengelolaan inventaris untuk memastikan bahwa barang yang dipesan tersedia dalam jumlah yang cukup di gudang dan tidak ada kelebihan stok yang bisa membebani perusahaan.

Perbedaan Utama antara Procurement dan Purchasing

Walaupun kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, ada beberapa perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing yang perlu dipahami:

1. Ruang Lingkup Procurement memiliki ruang lingkup yang lebih luas, mencakup perencanaan strategis, pengelolaan vendor, dan manajemen risiko. Purchasing lebih terbatas pada proses pembelian aktual dan lebih bersifat operasional.
2. Tujuan Utama
   Procurement berfokus pada nilai jangka panjang dan optimalisasi hubungan dengan pemasok, sementara purchasing lebih fokus pada mendapatkan barang atau jasa dengan cepat dan efisien sesuai kebutuhan.
3. Proses Procurement mencakup berbagai tahap mulai dari analisis kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi, dan pengelolaan kontrak. Purchasing dimulai setelah tahap pemilihan vendor selesai, dan mencakup tindakan pembelian serta verifikasi barang.
4. Peran dalam Organisasi
   Procurement sering dianggap sebagai fungsi strategis yang penting bagi keberlangsungan bisnis, sedangkan purchasing lebih berperan sebagai fungsi operasional yang mendukung operasional sehari-hari.

Memahami perbedaan antara procurement dan purchasing penting bagi kelangsungan bisnis, terutama dalam manajemen rantai pasok. Berikut adalah beberapa alasan mengapa pemahaman ini esensial:

1. Pengambilan Keputusan yang Lebih Tepat
   Dengan memahami peran strategis procurement dan peran operasional purchasing, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam hal alokasi sumber daya, pengelolaan vendor, dan pengendalian biaya.
2. Optimalisasi Biaya dan Efisiensi Operasional
   Procurement yang baik dapat membantu mengurangi biaya jangka panjang melalui pengelolaan vendor yang efisien dan pengadaan barang berkualitas tinggi. Purchasing yang efisien memastikan barang atau jasa tersedia tepat waktu untuk mendukung operasi harian.
3. Manajemen Risiko yang Lebih Baik
   Procurement membantu perusahaan dalam mengelola risiko yang terkait dengan pemasok, kepatuhan hukum, dan fluktuasi harga. Sementara itu, purchasing memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli memenuhi standar perusahaan, mengurangi risiko terhadap kualitas produk.
4. Meningkatkan Nilai Jangka Panjang
   Dengan pengelolaan vendor yang baik dan strategi procurement yang matang, perusahaan dapat membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang andal, yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Perbedaan antara procurement dan purchasing mungkin terlihat tipis bagi sebagian orang, namun keduanya memiliki peran yang berbeda dan sama pentingnya dalam operasional bisnis. Procurement adalah fungsi strategis yang berfokus pada pengelolaan hubungan dengan pemasok dan pengendalian biaya jangka panjang, sementara purchasing lebih berfokus pada pelaksanaan pembelian barang atau jasa secara efisien.

Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan mereka, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko. Bagi organisasi yang ingin tetap kompetitif, pemahaman tentang peran penting procurement dan purchasing dalam rantai pasok tidak bisa diabaikan.