Proforma Invoice Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Unsur-unsurnya

Apa itu proforma invoice? Ini merupakan jenis faktur yang digunakan untuk melayani pelanggan terkait transaksi. Selain itu, faktur ini memungkinkan konsumen untuk bisa mengetahui seperti apa perkiraan terkait transaksi seperti biaya pengiriman, harga produk, biaya pemrosesan, dan lain-lain. Pembahasan selengkapnya bisa Anda dapatkan melalui artikel ini.Proforma Invoice AdalahProforma invoice adalah sebuah jenis faktur yang sifatnya sementara. Faktur ini nantinya diberikan pemasok sebelum proses penyerahan barang. Faktur tersebut juga akan dikirimkan oleh customer sebelum nanti mereka memperoleh produk.Itu artinya, faktur akan digunakan sebagai faktor pengganti yang sifatnya sementara karena barang yang diterima pembeli proses pengirimannya bertahap atau terpisah. Tujuan adanya proforma invoice ini yaitu memastikan baik penjual maupun pelanggan ada di satu halaman yang sama terkait perjanjian, termasuk di dalamnya harga barang maupun jasa.Selain itu, calon klien juga akan memperoleh gambaran secara umum mengenai biaya produk serta layanan yang harus dikeluarkan. Untuk faktor proforma tersebut diterapkan dalam praktik bisnis yang memiliki sistem pembayaran DP atau uang muka maupun ansuran.Penerimaan pembayaran terkait invoice tersebut bisa Anda lakukan dengan memanfaatkan sistem cicilan sesuai jumlah nominal yang sebelumnya telah ditentukan. Contohnya, pada saat kontraktor memperoleh proyek yang terbagi ke dalam beberapa tahap.Nanti kontraktor akan memperoleh uang muka sebelum proyek mulai dikerjakan. Terkait proses penagihan biaya proyek dilakukan secara bertahap sesuai persentase penyelesaian proyek tersebut. Terkait penagihannya bisa melalui invoice ini, dengan catatan proyek masih tetap berlangsung.Selain itu, kontraktor juga tetap bisa mengirimkan tagihan terkait proyek dengan nama yang sama. kemudian pembayarannya bisa disesuaikan sampai tahap proyek tersebut selesai dilalui. Dengan melihat contoh kasus proyek tersebut, kontraktor tetap akan memperoleh uang muka meskipun proyek masih belum dikerjakan.Meskipun begitu, kontraktor yang memperoleh uang muka tetap harus mengirimkan tagihan sesuai tahap yang telah dikerjakan. Maka dari  itu, kontraktor bisa memanfaatkan faktur penjualan ini di dalam melakukan penagihan.Manfaat Proforma InvoiceBeberapa manfaat adanya faktur proforma yaitu:

• Menyatakan sebuah nilai barang terkait keperluan bea cukai. Tujuannya agar proses pengiriman barang tersebut lancar
• Dipakai pada saat tidak mempunyai semua detail yang dibutuhkan
• Biasanya dipakai untuk melakukan transaksi impor serta perdagangan
• Beberapa klien memanfaatkan faktur proforma agar pembelian memperoleh persetujuan pihak internal mereka

Unsur-unsur pada Faktur ProformaSementara itu, unsur-unsur yang terdapat di dalam faktur proforma yaitu:

• Nama serta deskripsi produk maupun layanan
• Harga, kuantitas, rabat (jika ada), jumlah pajak, tarif total, serta jumlah total
• Rincian pembayaran, misalnya nomor rekening bank
• Tanggal faktur proforma maupun tanggal jatuh temponya (jika disetujui)
• Beberapa detail lainnya yang memang dibutuhkan pembeli, seperti informasi penjualan serta pemasaran

Apa Perbedaan Faktur Proforma dan Faktur Biasa?Faktur biasa merupakan instrumen komersial yang isinya menyatakan jumlah yang harus dibayar. Sementara faktur proforma merupakan pernyataan penjual untuk menyediakan layanan serta produk sesuai dengan tanggal dan waktu yang ditentukan atau disepakati.Kasus Penggunaan Proforma InvoiceBerikut beberapa kasus umum terkait penggunaan proforma invoice:

1. Membutuhkan Pembayaran di Awal

Beberapa layanan serta produk harus dibayar di awal (pembayaran di muka). Dengan begitu penjualan bisa memastikan bahwa pembiayaan tersebut mendapatkan jaminan sebelum mereka menyelesaikan pesanan.

2. Penjualan Mempunyai Kemungkinan Besar Terjadi

Mengirim proforma invoice bukan sekadar melakukan perkiraan melainkan juga permintaan terkait pembayaran. Dengan faktur proforma tersebut, penjualan kemungkinan besar akan terjadi.Beberapa Pertanyaan Terkait Proforma InvoiceMengingat faktur proforma ini bukan hanya sekadar dokumen formal, wajar ketiak banyak pertanyaan yang muncul dari para pemilik bisnis. Berikut beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan:

1. Apakah Perbedaan Faktur Proforma dengan yang Faktur Reguler Digunakan?

Pada beberapa kasus, untuk proforma invoice maupun reguler memiliki perbedaan terkait tanggal penjualan serta tanggal penerbitan. Kemungkinan untuk bagian lain cenderung sama. Akan tetapi bisa juga terjadi perbedaan karena juga menyesuaikan dengan perusahaan maupun barang dan jasa yang dijual.

2. Kapan Harus Menggunakan Faktur Proforma?

Lalu kapan Anda harus menggunakan faktur proforma tersebut? Adapun tagihan faktur proforma biasanya dikeluarkan serta dikirimkan klien potensial lebih dulu dibandingkan faktur reguler serta kuitansi. Bahkan sebelum melakukan penjualan serta pembayaran.Hal ini karena faktur proforma cenderung lebih berperan sebagai proposal penjualan. Itu artinya, penjualan masih akan diproses atau tidak sama sekali.

3. Apa yang Perlu Disertakan dalam Faktur Proforma?

Kira-kira unsur apa yang harus Anda masukkan ketika membuat faktur proforma? Adapun bagian yang harus Anda masukkan tersebut tidak jauh berbeda dengan faktur reguler, kecuali berkaitan dengan tanggal.Akan masuk akal ketika Anda mencantumkan layanan atau produk yang dijual. Selain itu, Anda juga bisa memasukkan kuantitas, harga, jumlah pajak, tarif pajak, jumlah total, serta yang paling penting yaitu rincian pembayaran.

4. Bagaimana Cara untuk membuat Faktur Proforma?

Untuk cara pembuatan proforma invoice sebenarnya menyesuaikan sistem akuntansi yang Anda gunakan. Mungkin saja faktur proforma ini menjadi salah satu jenis dokumen yang sudah ada di aplikasi yang Anda gunakan alias default.Lalu bagaimana jika aplikasi yang Anda gunakan tersebut tidak memunculkan faktur proforma sebagai dokumen default? Solusinya adalah Anda bisa mengubah template dokumen terkait kutipan, perkiraan, maupun faktur biasa. Dengan begitu nama dan isinya nanti akan sesuai dengan faktur proforma.

5. Kapan harus Mengubah Faktur Proforma menjadi Faktur Sebenarnya?

Pada saat penjualan selesai dilakukan, mungkin Anda harus mengonversi proforma menjadi faktur sebenarnya. Namun ini juga tergantung apakah Anda perlu mengeluarkan faktur tersebut atau tidak sesuai permintaan klien atau aturan yang berlaku. Jika memang tidak dibutuhkan, Anda dapat langsung mengirim kuitansi pembayaran.Demikian pembahasan seputar proforma invoice. Sekarang Anda juga bisa menjawab pertanyaan terkait faktur proforma seperti yang sudah kami jelaskan. Semoga bermanfaat.