Mengenal Quotation: Kunci Sukses Membuat Penawaran Harga untuk Bisnis di Indonesia

Quotation atau penawaran harga adalah salah satu elemen penting dalam dunia bisnis, terutama ketika kamu ingin menawarkan barang atau jasa kepada calon pelanggan. Ini membantu kedua belah pihak memahami apa yang akan diperoleh, dengan harga yang disepakati, serta syarat dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan transaksi.

Menurut pakar sales dan marketing Vlad Kovalskiy, ada beberapa hal yang wajib ada dalam penawaran. Diantaranya: deskripsi produk yang jelas, harga, solusi yang menyelesaikan masalah konsumen, kelebihan produk kita dibanding kompetitor, syarat dan ketentuan, branding, sampai value proposition.

Di Indonesia, pengetahuan tentang cara membuat penawaran yang efektif sangat penting bagi keberhasilan bisnis, baik kecil maupun besar. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu quotation, jenis-jenisnya, elemen-elemen penting yang harus ada, hingga cara membuatnya agar berhasil menarik minat pelanggan.

Apa Itu Quotation?

Quotation adalah dokumen tertulis yang berisi rincian harga suatu produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi lengkap mengenai deskripsi produk atau layanan, harga, ketentuan pembayaran, serta syarat dan ketentuan lainnya yang relevan dengan penawaran tersebut.

Ini adalah tahap awal dalam proses negosiasi sebelum kontrak resmi dibuat. Dengan penawaran yang bagus, kamu bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memperbesar peluang bisnis. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi sebagai alat untuk menghindari miskomunikasi mengenai harga dan layanan yang ditawarkan.

Jenis-jenis Quotation

Ada beberapa jenis yang umum digunakan dalam bisnis. Masing-masing jenis memiliki fungsi yang berbeda tergantung pada kebutuhan dan situasi bisnis.

1. Estimate Quotation

Estimate quotation adalah jenis penawaran harga yang memberikan perkiraan harga atas produk atau layanan yang ditawarkan. Harga dalam estimasi ini bisa berubah, tergantung pada kondisi aktual di lapangan atau perubahan spesifikasi produk. Jenis ini cocok digunakan jika ada ketidakpastian dalam proyek atau layanan yang ditawarkan.

2. Fixed Price Breakdown

Fixed price breakdown merupakan penawaran dengan harga yang sudah ditetapkan dan tidak akan berubah. penawaran ini mencakup rincian harga untuk setiap komponen dari produk atau layanan yang ditawarkan. Penawaran ini cocok digunakan jika kamu ingin memberikan kejelasan kepada pelanggan tentang harga tetap tanpa ada kemungkinan perubahan.

3. Request for Quotation (RFQ)

RFQ adalah permintaan resmi dari calon pelanggan untuk mendapatkan penawaran harga dari perusahaan. Biasanya, pelanggan mengirimkan RFQ kepada beberapa perusahaan untuk mendapatkan perbandingan harga sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian. Jika kamu menerima RFQ, penting untuk merespons dengan cepat dan memberikan penawaran yang jelas dan menarik.

Perbedaan Purchase dan Sales Quotation

Meskipun keduanya merupakan dokumen penawaran harga, ada perbedaan signifikan dalam konteks penggunaannya:

• Inisiator: Purchase quotation diajukan oleh pembeli, sedangkan sales quotation diberikan oleh penjual.
• Tujuan: Purchase quotation bertujuan untuk mengumpulkan penawaran dari berbagai pemasok, sementara sales quotation bertujuan untuk menawarkan produk atau layanan kepada calon pelanggan.
• Isi: Purchase quotation lebih fokus pada permintaan harga dari sisi pembeli, sedangkan sales quotation berisi rincian harga dan syarat yang ditawarkan oleh penjual.

Apa Itu Purchase Quotation?

Purchase quotation adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk meminta penawaran harga dari pemasok atau vendor. Ini biasanya dilakukan ketika perusahaan ingin membeli barang atau jasa dalam jumlah besar, atau ketika ingin memastikan bahwa harga yang mereka dapatkan adalah yang terbaik di pasar. Dokumen ini penting bagi tim pembelian (procurement) karena memungkinkan mereka untuk membandingkan harga dan kualitas dari berbagai pemasok sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian.

Manfaat Purchase Quotation (PQ)

1. Membandingkan Harga dan Layanan
   Kamu bisa membandingkan harga dari berbagai vendor. Ini membantu memastikan bahwa bisnis kamu mendapatkan penawaran terbaik, baik dari segi harga maupun kualitas produk atau layanan.

2. Negosiasi yang Lebih Baik
   Kamu jadi memiliki dasar untuk menegosiasikan harga yang lebih kompetitif. Jika beberapa pemasok menawarkan harga yang mirip, kamu bisa menggunakan informasi ini untuk meminta potongan harga atau keuntungan tambahan, seperti pengiriman gratis.

3. Kontrol Anggaran yang Lebih Baik
   Tim procurement bisa memperkirakan pengeluaran dengan lebih tepat. Ini sangat membantu dalam mengelola anggaran perusahaan, terutama dalam proyek-proyek besar atau pengadaan rutin.

4. Menghindari Kesalahan Pengadaan
   Adanya PQ memastikan bahwa spesifikasi produk atau layanan yang kamu butuhkan sudah benar sejak awal, mengurangi risiko kesalahan pengadaan yang dapat menyebabkan biaya tambahan di kemudian hari.

Apa Itu Sales Quotation?

Sebaliknya, sales quotation adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pelanggan untuk menawarkan harga dan rincian produk atau layanan yang dijual. Dokumen ini memberikan gambaran kepada pelanggan tentang biaya yang akan mereka keluarkan jika mereka memutuskan untuk melakukan pembelian. Ini sangat penting dalam proses penjualan karena berfungsi sebagai jembatan pertama antara penjual dan calon pembeli.

Manfaat Sales Quotation (SQ)

1. Meningkatkan Peluang Konversi
   Dengan memberikan penawaran yang jelas dan profesional, kamu dapat memberikan kesan baik kepada calon pelanggan. Penawaran yang dirancang dengan baik bisa meningkatkan peluang konversi dari prospek menjadi pelanggan.

2. Transparansi dalam Penawaran
   SQ menyediakan rincian yang jelas mengenai harga, spesifikasi produk, dan syarat penjualan, sehingga pelanggan tidak merasa ragu atau bingung. Ini membantu membangun kepercayaan antara bisnis kamu dan calon pelanggan.

3. Mengelola Harapan Pelanggan
   Dalam SQ, kamu dapat menjelaskan dengan rinci apa saja yang termasuk dalam penawaran harga, mulai dari biaya pengiriman hingga garansi produk. Dengan begitu, pelanggan memiliki ekspektasi yang realistis terhadap apa yang mereka akan dapatkan setelah melakukan pembelian.

4. Dokumentasi Legal
   SQ juga bisa berfungsi sebagai dokumen legal yang mengatur harga dan syarat jual beli. Jika terjadi sengketa di kemudian hari, sales quotation bisa digunakan sebagai bukti mengenai apa yang telah ditawarkan dan disepakati sebelumnya.

Elemen Penting dalam Penawaran yang Efektif

Agar quotation yang kamu buat efektif dan menarik minat pelanggan, ada beberapa elemen penting yang harus disertakan. Berikut adalah elemen-elemen yang harus ada dalam setiap quotation yang baik.

1. Informasi Kontak dan Identitas Perusahaan
Pastikan untuk selalu mencantumkan informasi kontak yang lengkap, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan informasi lainnya yang memudahkan pelanggan untuk menghubungi kamu. Identitas perusahaan yang jelas juga memberikan kesan profesional dan dapat dipercaya.

2. Deskripsi Barang atau Jasa yang Ditawarkan
Deskripsi produk atau layanan harus dibuat dengan jelas dan rinci agar pelanggan dapat memahami apa yang ditawarkan. Gunakan bahasa yang mudah dipahami, dan pastikan tidak ada ambiguitas dalam penjelasanmu.

3. Rincian Harga dan Diskon
Cantumkan harga untuk setiap produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk potensi diskon yang bisa kamu berikan. Transparansi harga akan membuat pelanggan merasa lebih nyaman dan memperkuat kepercayaan mereka terhadap perusahaanmu.

4. Ketentuan Pembayaran dan Jadwal Pengiriman
Jelaskan ketentuan pembayaran dengan rinci, seperti metode pembayaran yang diterima, tenggat waktu pembayaran, dan jadwal pengiriman jika berlaku. Pelanggan akan lebih mudah mengambil keputusan jika semua detail ini sudah jelas di awal.

5. Syarat dan Ketentuan serta Masa Berlaku Penawaran
Cantumkan syarat dan ketentuan yang relevan dengan penawaran, seperti masa berlaku SQ/PQ, kebijakan pembatalan, dan jaminan. Informasi ini penting untuk menghindari kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari.

Cara Membuat Quotation

Membuat SQ/PQ yang menarik dan profesional memerlukan perhatian pada detail. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat penawaran yang baik.

1. Riset Kebutuhan Pelanggan dan Target Pasar Sebelum Menyusun Quotation
Sebelum menyusun SQ, pastikan kamu memahami kebutuhan pelanggan dan target pasar dengan baik. Lakukan riset terlebih dahulu agar penawaran kamu relevan dan sesuai dengan ekspektasi pelanggan.

2. Menyusun Deskripsi Produk atau Layanan dengan Jelas dan Menarik
Pastikan deskripsi produk atau layanan dalam SQ/PQ dibuat dengan bahasa yang jelas, menarik, dan tidak bertele-tele. Pelanggan harus bisa memahami apa yang mereka akan dapatkan hanya dengan membaca deskripsinya.

3. Melakukan Rekonsiliasi Buku Kas secara Berkala
Penting untuk memastikan bahwa setiap penawaran yang kamu keluarkan didasarkan pada harga dan biaya yang terkini. Melakukan rekonsiliasi buku kas secara berkala akan membantu kamu menjaga akurasi harga.

4. Menyediakan Rincian Harga yang Transparan dan Sesuai dengan Anggaran Pelanggan
Jangan lupa untuk memberikan rincian harga yang transparan dan sesuai dengan anggaran pelanggan. Ini akan membantu kamu memenangkan kepercayaan mereka.

5. Menggunakan Bahasa Profesional dan Mudah Dipahami oleh Klien
Bahasa harus profesional, tetapi tetap mudah dipahami. Hindari istilah teknis yang terlalu rumit jika pelanggan tidak familiar dengannya.

6. Mengirim dengan Tepat Waktu dan Memastikan Pelanggan Dapat Merespons dengan Mudah
Pastikan kamu mengirimkan penawaran tepat waktu dan memberikan saluran komunikasi yang mudah diakses oleh pelanggan. Tanggapan cepat dan komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan dalam proses ini.

Kesalahan Umum dalam Membuat Quotation dan Cara Menghindarinya

Kesalahan dalam membuat penawaran bisa berdampak buruk pada peluang bisnis. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dan cara menghindarinya.

1. Kesalahan dalam Perhitungan Harga atau Penulisan Angka
Salah hitung atau salah tulis angka bisa merusak reputasi kamu. Selalu cek ulang setiap rincian harga sebelum mengirimkan SQ/PQ.

2. Penawaran Harga yang Terlalu Umum tanpa Memerhatikan Kebutuhan Spesifik Pelanggan
Penawaran yang terlalu umum cenderung tidak menarik minat pelanggan. Pastikan kamu memperhatikan kebutuhan spesifik mereka dan menyesuaikan penawaranmu.

3. Tidak Mencantumkan Syarat dan Ketentuan dengan Jelas
Kurangnya syarat dan ketentuan yang jelas dapat menimbulkan konflik di kemudian hari. Selalu pastikan semua detail ini tercantum dengan baik.

4. Mengabaikan Batas Waktu Pengiriman
Mengirimkan penawaran yang terlambat bisa membuat kamu kehilangan kesempatan bisnis. Selalu patuhi batas waktu yang ditentukan oleh pelanggan.

Tips Sukses Membuat Quotation yang Menarik bagi Pelanggan

Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk membuat penawaran yang menarik dan profesional.

1. Menjaga Tata Letak dan Format yang Profesional dalam Penawaran Harga
Desain dan tata letak yang rapi akan membuat penawaran terlihat lebih profesional. Gunakan font yang mudah dibaca dan hindari tata letak yang terlalu rumit.

2. Membangun Komunikasi yang Baik dengan Pelanggan
Setelah mengirim penawaran, jangan lupa untuk menindaklanjutinya dengan komunikasi yang baik. Tanyakan apakah ada hal yang perlu dijelaskan lebih lanjut.

Perangkat dan Software untuk Membuat Quotation

Di era digital, ada banyak perangkat dan software yang bisa kamu gunakan untuk membuat SQ/PQ dengan lebih mudah dan cepat. Beberapa di antaranya adalah Microsoft Excel, Google Sheets, dan software ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur penawaran.

Contoh Quotation Sederhana

Berikut adalah contoh sederhana yang bisa digunakan dalam berbagai keperluan bisnis. Misalnya, untuk sebuah perusahaan penyedia jasa renovasi rumah:

PENAWARAN

PT Rumah Indah Fiksional

Jl. Mawar No. 123, Jakarta
Telp: (021) 987654321
Email: [email protected]
Website: www.rumahindahfiksional.co.id

Kepada:

Nama Klien: Bapak/Ibu Sugiarto
Alamat: Jl. Khayalan No. 45, Jakarta
Telp: 081234567890
Email: [email protected]

RINCIAN PENAWARAN HARGA

KETENTUAN

• Diskon: 5% untuk pembayaran penuh di muka (Total setelah diskon: Rp 33.250.000)
• Metode Pembayaran: Transfer Bank ke Rekening BCX 1234567890 a.n. PT Rumah Indah Fiksional
• Jadwal Pekerjaan: Dimulai pada 1 November 2024 dan selesai dalam 3 minggu
• Masa Berlaku Penawaran: 30 hari sejak tanggal penawaran
• Syarat & Ketentuan Lainnya:
  1. Pembayaran 50% di muka dan 50% setelah pekerjaan selesai.
  2. Harga di atas belum termasuk PPN 10%.
  3. Perubahan spesifikasi atau tambahan pekerjaan akan dikenakan biaya tambahan sesuai kesepakatan.
  4. Garansi pekerjaan selama 3 bulan setelah pekerjaan selesai.

Kontak Person:
Budi Santoso
Manajer Proyek
Telp: 0812987654321
Email: [email protected]

PT Rumah Indah Fiksional mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan dan kami siap memberikan pelayanan terbaik untuk proyek renovasi Anda.

Catatan:

Penawaran ini bersifat sederhana namun mencakup elemen penting seperti deskripsi barang/jasa, rincian harga, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.

Studi Kasus: Sukses dalam Menang Tender dan Proyek

Latar Belakang Perusahaan

PT Karya Sukses Fiksional adalah perusahaan konstruksi besar yang telah beroperasi selama lebih dari 15 tahun di Indonesia. Mereka terkenal karena proyek-proyek besar di sektor infrastruktur, termasuk jalan raya, jembatan, dan gedung-gedung pemerintahan. Salah satu strategi penting mereka dalam memenangkan proyek besar adalah melalui penawaran harga yang kompetitif dan terstruktur dengan baik.

Pada tahun 2022, PT Karya Sukses Fiksional berpartisipasi dalam tender proyek pembangunan jembatan besar di Kalimantan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah setempat. Tender ini diikuti oleh lebih dari 20 perusahaan konstruksi lainnya, yang membuat persaingan menjadi sangat ketat. Nilai proyek diperkirakan mencapai Rp 500 miliar, dan karena sifatnya yang kompleks, diperlukan penawaran yang sangat detail dan komprehensif untuk memastikan mereka dapat memenangkan tender tersebut.

Tantangan

Dalam mengikuti tender ini, PT Karya Sukses Fiksional menghadapi beberapa tantangan utama:

1. Penentuan Harga Kompetitif
   Proyek berskala besar seringkali membuat perusahaan harus mengelola margin keuntungan dengan hati-hati, karena harga yang terlalu tinggi akan mengurangi peluang memenangkan tender, sementara harga yang terlalu rendah dapat mengakibatkan kerugian.

2. Detail Teknis yang Kompleks
   Proyek jembatan memerlukan detail teknis yang sangat rumit, termasuk material khusus, tenaga ahli, dan jadwal penyelesaian yang ketat. Kesalahan dalam memberikan rincian dapat mengurangi kepercayaan pihak pemerintah dan membuat perusahaan tersingkir dari tender.

3. Batas Waktu yang Ketat
   Proses tender ini memiliki batas waktu yang ketat, dengan waktu pengajuan hanya tiga minggu. Keterlambatan dalam pengajuan bisa membuat perusahaan langsung didiskualifikasi dari tender.

Solusi

Untuk menghadapi tantangan tersebut, PT Karya Sukses Fiksional menerapkan beberapa strategi penting dalam penyusunan SQ mereka:

1. Riset Mendalam Tentang Proyek
   Tim melakukan riset mendalam mengenai kebutuhan teknis proyek jembatan tersebut. Mereka bekerja sama dengan konsultan infrastruktur untuk memastikan bahwa setiap aspek teknis proyek, termasuk penggunaan material dan metode konstruksi, sudah tercakup dengan detail. Mereka juga melakukan studi lapangan untuk memahami kondisi lokasi proyek dan mengantisipasi potensi tantangan yang bisa muncul selama proses konstruksi.

2. Rincian Harga yang Transparan dan Terperinci
   Dokumen yang mereka susun mencakup rincian harga yang sangat transparan, mulai dari biaya material, tenaga kerja, hingga biaya transportasi. Mereka juga menyertakan rincian harga alternatif untuk material yang lebih ramah lingkungan, sebagai nilai tambah untuk meningkatkan daya tarik penawaran. Setiap bagian dari anggaran dipisahkan secara jelas untuk memudahkan tim evaluasi tender memahami komponen biaya tersebut.

3. Jadwal dan Syarat Pembayaran yang Jelas
   Perusahaan memberikan jadwal penyelesaian proyek yang realistis namun efisien, yang mencakup tahapan-tahapan utama konstruksi. Mereka juga menyertakan rincian syarat pembayaran yang memudahkan pihak pemerintah untuk melakukan evaluasi, dengan pilihan pembayaran bertahap sesuai dengan perkembangan proyek.

4. Memanfaatkan Teknologi
   Perusahaan menggunakan software ERP yang sudah terintegrasi dengan sistem manajemen proyek mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyusun penawaran secara otomatis dengan data yang akurat dari tim keuangan, operasional, dan teknis. Semua aspek mulai dari anggaran hingga jadwal pekerjaan dapat diakses dalam satu platform, sehingga kesalahan manual dapat diminimalkan.

5. Peninjauan Ulang oleh Tim Legal dan Manajemen
   Sebelum mengirimkan SQ, dokumen tersebut ditinjau ulang oleh tim legal dan manajemen senior untuk memastikan bahwa semua syarat dan ketentuan sesuai dengan peraturan tender. Ini membantu mereka menghindari potensi masalah hukum atau kesalahan administratif yang bisa merugikan perusahaan dalam proses evaluasi.

Hasil

Setelah mengirimkan penawaran mereka, PT Karya Sukses Fiksional melakukan tindak lanjut yang aktif dengan tim evaluasi tender untuk menjelaskan setiap komponen yang ada dalam penawaran mereka. Mereka menyoroti efisiensi biaya dan keahlian teknis yang mereka tawarkan, serta kemampuan mereka dalam memenuhi tenggat waktu proyek yang sangat ketat.

Hasilnya, PT Karya Sukses Fiksional dinyatakan sebagai pemenang tender. Penawaran mereka dinilai tidak hanya kompetitif dari segi harga, tetapi juga lebih unggul dalam hal detail teknis dan jadwal penyelesaian yang realistis dibandingkan penawaran dari perusahaan lain. Mereka berhasil menyusun penawaran yang memenuhi kebutuhan spesifik proyek tersebut, serta menunjukkan pemahaman mendalam terhadap tantangan yang dihadapi oleh proyek jembatan di Kalimantan.

Keberhasilan dalam memenangkan tender ini memberikan dampak positif besar bagi PT Karya Sukses, termasuk:

1. Peningkatan Reputasi
   Kemenangan dalam tender proyek besar ini meningkatkan reputasi PT Karya Sukses sebagai salah satu perusahaan konstruksi terkemuka di Indonesia. Hal ini membuka peluang baru untuk mengikuti tender proyek-proyek besar lainnya di masa depan.

2. Kepercayaan Pemerintah dan Investor
   Dengan menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditentukan, PT Karya Sukses mendapatkan kepercayaan lebih besar dari pemerintah dan investor. Mereka menjadi pilihan utama untuk proyek-proyek serupa di wilayah Indonesia timur, di mana infrastruktur masih dalam tahap pengembangan.

3. Peningkatan Pendapatan Perusahaan
   Proyek ini memberikan kontribusi besar terhadap pendapatan tahunan PT Karya Sukses, dan memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya untuk pengembangan proyek-proyek infrastruktur lainnya.

Studi kasus PT Karya Sukses Fiksional menunjukkan bahwa quotation yang dirancang dengan baik dapat menjadi kunci keberhasilan dalam memenangkan tender dan proyek besar. Dengan riset mendalam, penyusunan harga yang transparan, serta penggunaan teknologi yang tepat, perusahaan mampu mengungguli pesaingnya dan memenangkan tender proyek senilai ratusan miliar rupiah. Keberhasilan ini juga menyoroti pentingnya memadukan aspek teknis dan bisnis dalam setiap quotation, serta melakukan tindak lanjut yang tepat untuk memperkuat posisi di mata pihak yang memberikan tender.

Masa Depan Sales di Era Digital

Seni dan bisnis salesmanship akan terus berkembang seiring dengan perkembangan teknologi. Berikut adalah beberapa tren yang akan memengaruhi masa depan:

1. Peran Digitalisasi
Digitalisasi telah mengubah cara kita membuat dan mengirim penawaran. Kini, proses ini bisa dilakukan secara online dengan lebih cepat dan efisien. Tender proyek pun banyak dikelola secara digital.

2. Tren Software Berbasis Cloud dan Terintegrasi
Penggunaan cloud-based software untuk bisnis sekarang semakin populer. Ini memungkinkan tim sales dan manajemen untuk mengakses dan mengedit SQ/PQ dari mana saja.

3. Penggunaan AI
Menurut riset oleh Bitrix, 79% audiens merasa terbantu dengan adanya software penjualan, yang bisa membuat sales dan purchase quotations.

AI semakin banyak digunakan untuk mempersonalisasi penawaran harga berdasarkan preferensi dan kebutuhan pelanggan. Teknologi ini memungkinkan perusahaan memberikan penawaran yang lebih tepat sasaran dan meningkatkan peluang closing.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa itu quotation dan kapan harus menggunakannya?
Quotation adalah dokumen tertulis yang berisi rincian harga dan syarat penawaran barang atau jasa. Kamu harus menggunakan quotation saat menawarkan produk atau layanan kepada calon pelanggan yang meminta rincian harga resmi sebelum transaksi terjadi.

2. Apa bedanya quotation dengan invoice?
Quotation adalah penawaran harga yang diberikan sebelum transaksi terjadi, sedangkan invoice adalah dokumen pembayaran yang diberikan setelah pelanggan setuju dengan penawaran dan transaksi selesai dilakukan.

3. Apakah quotation mengikat secara hukum?
Secara umum, quotation tidak mengikat secara hukum hingga kontrak atau kesepakatan resmi dibuat. Namun, beberapa quotation bisa mengikat jika disertai syarat dan ketentuan yang menyatakan demikian.

4. Berapa lama masa berlaku quotation?
Masa berlaku quotation biasanya berkisar antara 30 hingga 90 hari, namun kamu bisa menyesuaikannya berdasarkan kesepakatan dengan pelanggan atau kondisi pasar yang berlaku.

5. Apakah saya bisa mengubah harga setelah quotation diterbitkan?
Harga dalam quotation biasanya bersifat tetap selama masa berlaku quotation. Jika terjadi perubahan, kamu harus membuat revisi quotation atau memberikan pemberitahuan resmi kepada pelanggan sebelum kesepakatan.

6. Bagaimana cara membuat quotation yang menarik perhatian pelanggan?
Pastikan untuk mencantumkan deskripsi produk atau layanan yang jelas, rincian harga yang transparan, serta menambahkan diskon atau penawaran spesial jika memungkinkan. Tampilan yang profesional dan bahasa yang mudah dipahami juga membantu meningkatkan daya tarik quotation.

7. Apa saja elemen wajib yang harus ada dalam quotation?
Elemen penting dalam quotation meliputi informasi kontak perusahaan, deskripsi produk atau layanan, rincian harga, ketentuan pembayaran, syarat dan ketentuan, serta masa berlaku penawaran.

8. Apakah quotation harus selalu berbentuk dokumen resmi?
Meskipun quotation biasanya berupa dokumen resmi, kamu juga bisa membuat quotation dalam format digital melalui email atau software khusus. Yang penting, semua informasi penting tetap jelas dan mudah diakses oleh pelanggan.

9. Apa yang harus dilakukan jika pelanggan menawar setelah menerima quotation?
Jika pelanggan ingin menawar harga, kamu bisa melakukan negosiasi lebih lanjut. Namun, jika harga sudah ditetapkan sebagai harga tetap, jelaskan ketentuan tersebut dalam syarat dan ketentuan quotation.

10. Apakah ada perangkat lunak yang bisa membantu membuat quotation?
Ya, ada banyak software yang bisa membantu, seperti Microsoft Excel, Google Sheets, dan software ERP yang memiliki fitur pembuatan quotation secara otomatis. Beberapa platform cloud juga menyediakan template dan alat untuk menyusun quotation yang profesional.

Kesimpulan

Quotation adalah alat penting yang tidak hanya memberikan rincian harga, tetapi juga membangun hubungan bisnis yang transparan dan terpercaya. Dengan membuat quotation yang efektif, kamu bisa menarik lebih banyak pelanggan dan memenangkan lebih banyak peluang bisnis. Pastikan untuk selalu menyusun quotation dengan detail, jelas, dan profesional agar bisnis kamu semakin sukses di Indonesia.

Sumber:

Sumup - Quotation

Square Up - Quotation

Refrens - What is Quotation in Business

Refrens - Quotation Templates

Bridestory - Sample of Quotation

Indeed - Sales Quoting

QLD.gov.au - Preparing Business Quote