10 Tantangan dalam Proses Purchasing dan Solusinya dengan Software

Mengapa Proses Purchasing Sering Menghadapi Tantangan?

Proses purchasing merupakan salah satu bagian penting dalam operasi bisnis. Namun, kompleksitas pengelolaan permintaan, persetujuan, pengelolaan vendor, hingga pelacakan pengiriman sering kali menjadi tantangan. Berbagai kendala ini dapat menghambat efisiensi, meningkatkan biaya, dan menurunkan kualitas operasional. Untungnya, penggunaan software purchasing yang tepat dapat menjadi solusi efektif.

Apa Itu Software Purchasing?

Software purchasing adalah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengelola seluruh proses pembelian dan pengadaan barang atau jasa. Software ini membantu perusahaan mengotomatiskan alur kerja pembelian, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pelacakan pengiriman barang. Dengan penggunaan software ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan purchasing.

Jenis-Jenis Software Purchasing

1. Standalone Purchasing Software

   • Dirancang untuk fokus pada pengelolaan pembelian saja tanpa integrasi mendalam dengan sistem lain.

   • Cocok untuk perusahaan kecil atau menengah yang tidak memerlukan sistem terintegrasi.

2. Integrated Purchasing Software

   • Terintegrasi dengan sistem lain seperti ERP, akuntansi, atau manajemen inventori.

   • Ideal untuk perusahaan besar dengan kebutuhan lintas departemen.

3. Cloud-Based Purchasing Software

   • Berbasis cloud, memungkinkan akses data secara real-time dari mana saja.

   • Mengurangi kebutuhan infrastruktur IT internal.

4. On-Premise Purchasing Software

   • Dipasang secara lokal di server perusahaan.

   • Memberikan kontrol penuh atas data, tetapi memerlukan pemeliharaan infrastruktur internal.

Contoh Software Purchasing

• Ukirama: Software ERP terintegrasi yang punya fungsi pengadaan/purchasing sales, inventory, akuntansi, sampai HR.

• ProcurementExpress: Membantu mempermudah persetujuan dan pelacakan pengeluaran.

• Coupa Procurement: Menawarkan solusi pengadaan terintegrasi dengan fokus pada analitik.

• SAP Ariba: Terkenal dengan kemampuan integrasi ERP dan analitik yang canggih.

• Zoho Inventory: Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah dengan fitur pembelian dan manajemen stok.

Tantangan 1: Kesalahan Manual dalam Proses Pembelian

Kesalahan manual, seperti salah memasukkan data atau menggandakan pesanan, sering terjadi pada proses pembelian konvensional. Hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial dan waktu.

Solusi:

Software purchasing menyediakan fitur otomatisasi data, mengurangi risiko kesalahan manusia. Misalnya, formulir elektronik dengan validasi otomatis memastikan data yang dimasukkan sesuai dengan standar.

Tantangan 2: Pengelolaan Vendor yang Tidak Efektif

Tanpa sistem yang terorganisir, perusahaan sering menghadapi kesulitan dalam memantau kinerja vendor, termasuk harga, kualitas, dan ketepatan waktu.

Solusi:

Software purchasing memungkinkan manajemen vendor yang terpusat, seperti menyimpan riwayat transaksi, mengelola penilaian vendor, dan menganalisis kinerja mereka untuk pengambilan keputusan strategis.

Tantangan 3: Keterlambatan dalam Proses Persetujuan

Proses persetujuan manual yang panjang dapat menyebabkan keterlambatan pembelian, terutama jika melibatkan banyak pihak.

Solusi:

Fitur alur kerja (workflow) otomatis dalam software purchasing mempercepat proses persetujuan dengan notifikasi dan pengingat otomatis ke pihak terkait.

Tantangan 4: Kurangnya Transparansi dalam Alur Pembelian

Kurangnya visibilitas dalam proses pembelian membuat perusahaan sulit mengidentifikasi kendala atau inefisiensi.

Solusi:

Software purchasing memberikan transparansi dengan melacak setiap tahap proses pembelian secara real-time, termasuk status permintaan dan pengiriman barang.

Tantangan 5: Pengelolaan Anggaran yang Tidak Terkontrol

Pengeluaran yang tidak terencana dan melewati anggaran dapat merugikan perusahaan secara finansial.

Solusi:

Dengan fitur pelacakan anggaran, software purchasing membantu perusahaan memantau pengeluaran dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Tantangan 6: Ketidaksesuaian antara Permintaan dan Pengiriman Barang

Ketidaksesuaian ini sering terjadi karena kurangnya komunikasi antara tim purchasing, vendor, dan gudang.

Solusi:

Fitur verifikasi otomatis pada software purchasing memeriksa kesesuaian antara permintaan, pesanan, dan barang yang diterima sebelum proses pembayaran.

Tantangan 7: Kesulitan dalam Pelacakan Riwayat Pembelian

Tanpa sistem terpusat, sulit bagi perusahaan untuk melacak riwayat pembelian, yang penting untuk evaluasi dan audit.

Solusi:

Software purchasing menyimpan data pembelian secara digital dan terpusat, memudahkan pencarian riwayat pembelian berdasarkan kriteria seperti vendor, tanggal, atau kategori.

Tantangan 8: Integrasi yang Lemah dengan Sistem Lain

Sistem yang tidak saling terintegrasi menyebabkan inefisiensi, seperti memasukkan data berulang kali.

Solusi:

Software purchasing modern menawarkan integrasi mulus dengan sistem ERP, manajemen inventori, atau akuntansi, menghilangkan redundansi dan meningkatkan efisiensi.

Tantangan 9: Kurangnya Analitik untuk Pengambilan Keputusan

Tanpa data yang memadai, perusahaan sulit membuat keputusan strategis terkait pembelian.

Solusi:

Software purchasing dilengkapi dengan fitur analitik yang menyediakan laporan mendalam, seperti tren pengeluaran, kinerja vendor, dan efisiensi proses.

Tantangan 10: Kurangnya Otomasi dalam Alur Purchasing

Proses manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia, terutama pada skala besar.

Solusi:

Otomasi alur kerja melalui software purchasing mengurangi waktu proses, meningkatkan akurasi, dan memungkinkan tim fokus pada tugas strategis.

Studi Kasus: Implementasi di Perusahaan Retail

Perusahaan: XYZ Retail (Nama samaran)
Tantangan Awal: XYZ Retail menghadapi masalah dalam pengelolaan permintaan pembelian yang sering kali terlambat diproses akibat alur persetujuan manual yang panjang. Selain itu, kesalahan input data sering menyebabkan terjadinya pengadaan barang berlebih atau kekurangan stok.
Solusi yang Diterapkan: XYZ Retail mengimplementasikan Coupa Procurement, yang menyediakan otomatisasi alur kerja, validasi data otomatis, dan integrasi dengan sistem inventori mereka.

Hasil yang Dicapai:

• Waktu persetujuan pembelian berkurang hingga 50%.

• Kesalahan input data menurun sebesar 80%.

• Penghematan biaya operasional sebesar 20% dalam tahun pertama implementasi.

Studi Kasus: Pengelolaan Vendor di Sektor Manufaktur

Perusahaan: ABC Manufacturing (Nama samaran)
Tantangan Awal: Perusahaan ini kesulitan melacak kinerja vendor dan mengelola kontrak dengan efisien, sehingga sering terjadi keterlambatan pengiriman bahan baku.
Solusi yang Diterapkan: Dengan menggunakan SAP Ariba, ABC Manufacturing memusatkan seluruh data vendor, termasuk riwayat kinerja, kontrak, dan komunikasi dalam satu platform.

Hasil yang Dicapai:

• Meningkatkan ketepatan waktu pengiriman bahan baku hingga 30%.

• Memperbaiki hubungan dengan vendor melalui evaluasi kinerja yang transparan.

• Menurunkan biaya pengadaan sebesar 15%.

Perbandingan Biaya: Manual vs. Software Purchasing

Pengelolaan purchasing secara manual memiliki biaya tersembunyi yang sering kali tidak disadari oleh perusahaan. Berikut adalah perbandingan biaya antara metode manual dan menggunakan software purchasing:

Berdasarkan tabel di atas, investasi pada software purchasing memberikan pengembalian yang signifikan melalui penghematan biaya operasional, peningkatan efisiensi, dan pengurangan kesalahan.

Kesimpulan

Proses purchasing yang efisien sangat penting untuk mendukung operasional bisnis. Dengan memahami tantangan utama dan mengadopsi software purchasing, perusahaan dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan transparansi dalam pengelolaan pembelian. Investasi pada teknologi ini menjadi solusi jangka panjang yang dapat memberikan dampak positif signifikan pada kinerja bisnis.