8 Manfaat Sistem ERP pada Bisnis Konsinyasi

Di dalam sistem manajemen setiap perusahaan, baik itu perusahaan besar, menengah, maupun kecil seperti UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) pasti tak luput dengan yang namanya informasi. Informasi sangat diperlukan oleh perusahaan untuk menjalankan suatu proses produksi dari tahap awal hingga tahap akhir atau untuk menjalankan aktivitas manajemen kantor. Informasi-informasi yang ada berasal dari berbagai macam divisi yang terdapat di dalam sebuah perusahaan seperti divisi accounting, divisi finance, divisi purchasing, divisi marketing, divisi inventory, dan berbagai divisi lainnya. Divisi-divisi tersebut memiliki peran dan fungsi yang berbeda-beda sehingga informasi yang dihasilkan pun berbeda-beda. Pertama kali, banyak perusahaan yang cukup sulit untuk mengatur informasi-informasi yang masuk setiap harinya dikarenakan seringkali informasi yang masuk dari satu divisi tidak disatukan dengan informasi dari divisi yang lainnya atau dapat dikatakan sistem pengelolaan informasi yang digunakan oleh perusahaan tersebut masih bersifat manual. Seiring berkembangnya teknologi dan informasi, kini perusahaan tidak perlu merasa sulit lagi dalam mengelola berbagai informasi yang ada pada setiap bagian divisi yang berbeda-beda karena sekarang telah hadir sistem atau software yang dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan setiap masalah yang berhubungan dengan informasi-informasi tersebut. Sistem atau software yang dimaksud adalah sistem ERP  (Enterprise Resource Planning). Menurut para ahli, ERP  (Enterprise Resource Planning) memiliki 2 pengertian yaitu:

1. Pengertian menurut Daniel E. O’Leary, ERP adalah suatu sistem berbasis komputer yang didesain untuk memproses / mengelola berbagai transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan serta memfasilitasi perencanaan yang terintegrasi secara real time.
2. Pengertian menurut O’Brien, ERP adalah sebuah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang semua proses manufaktur, distribusi, sumber daya manusia, keuangan, dan proses bisnis lainnya dalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, serta profitabilitas suatu perusahaan tersebut.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola seluruh sumber daya seperti informasi pada sebuah perusahaan dalam dunia bisnis. Sistem ERP terdiri dari 3 elemen pembangun / utama yaitu Enterprise (perusahaan / organisasi), Resource (sumber daya), dan Planning (perencanaan). Sistem atau software ERP sangat membantu perusahaan dalam mengintegrasikan seluruh proses produksi atau jasa serta mengintegrasikan seluruh informasi / data dari seluruh fungsi berbagai macam divisi yang berbeda-beda pada suatu perusahaan. Sistem ERP  juga menyediakan pengaturan sumber daya yang terpusat dalam suatu perusahaan guna menyederhanakan penyajian data-data yang tersedia sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan dalam menjalankan usaha bisnisnya. Di kancah perusahaan-perusahaan besar yang berbasis teknologi, terdapat 4 pemain besar dari sistem atau software ERP ini. Yang pertama adalah SAP, yang berasal dari Jerman. Kedua adalah Microsoft Dynamic yang merupakan produk dari Microsoft. Ketiga adalah Oracle ERP Cloud Suite yang merupakan perusahaan database terbesar di dunia. Keempat adalah Odoo yang menarik perhatian para konsumennya karena keunggulan dari fitur-fitur yang dimilikinya. Berikut akan dibahas 8 manfaat dari sistem atau software ERP  (Enterprise Resource Planning) pada bisnis konsinyasi dalam suatu perusahaan:

1. Menyederhanakan Proses Bisnis pada Suatu Perusahaan

Dikarenakan sistem atau software ERP sengaja dibuat untuk menerapkan sistem data terpusat sehingga semua data / informasi dari berbagai divisi yang berbeda-beda dapat dipadukan atau disatukan, maka semua proses dalam sebuah kegiatan bisnis yang dimulai dari perencanaan, proses produksi, inventaris, pembuatan laporan keuangan, dan kegiatan lainnya dapat disederhanakan secara mudah oleh sistem atau software ERP ini. Selain itu, sistem ini dapat memberikan data / informasi secara real time yang berarti dapat memudahkan dalam melacak berbagai kebutuhan termasuk mengolah data menjadi lebih cepat namun tetap akurat. Nantinya, hasil olah data yang dihasilkan oleh sistem ERP ini dapat membantu perusahaan dalam perencanaan bahan baku, pemanfaatan tenaga kerja, alokasi sumber daya yang akan digunakan, penjadwalan, inventaris, dan lain sebagainya.

2. Menghemat Biaya

Sebagian dari proses bisnis dalam suatu perusahaan dapat dilakukan secara otomatis jika menggunakan sistem atau software ERP. Hal ini tentunya sangat menguntungkan perusahaan karena perusahaan dapat memangkas biaya seperti biaya tenaga kerja, yang sangat menghemat pengeluaran dalam suatu perusahaan. Sistem ERP juga bersifat terpadu yang berarti perusahaan tidak perlu membeli lagi beberapa aplikasi berbeda untuk masing-masing manajemen yang ada. Hasil olah data / laporan yang dihasilkan oleh sistem ERP ini sangat lengkap dan akurat sehingga perusahaan dapat memprediksi pendapatan, kebutuhan inventaris, permintaan konsumen, dan lain sebagainya yang dapat membuat perusahaan dapat mengatur anggaran dengan lebih tepat dan bijak, yang nantinya akan menghemat biaya pengeluaran.

3. Meningkatkan Efisiensi

Dengan menerapkan sistem ERP, berbagai proses dalam kegiatan bisnis pada suatu perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat karena sistem ERP ini bekerja secara otomatis. Sistem ERP memungkinkan satu karyawan untuk melihat Key Performance Indicator (KPI) dari setiap divisi melalui dashboard yang tersedia sehingga jika membutuhkan sesuatu, karyawan tersebut tidak perlu menemui setiap manajer divisi secara langsung.

4. Mengintegrasikan Informasi

Sistem ERP menghasilkan informasi yang bersifat terpadu, terpusat, dan kolaboratif sehingga hal ini membuat pertukaran informasi menjadi lebih real time dan sederhana. Hal ini membuat karyawan tidak perlu mencari update informasi secara terus menerus secara langsung (turun ke lapangan).

5. Memberikan Data / Informasi Secara Akurat

Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan akan mendapatkan hasil laporan yang lebih akurat sehingga dapat membantu dalam perencanaan dan pengembangan bisnis kedepannya.

6. Meningkatkan Mobilitas

Penerapan sistem ERP memungkinkan pemilik perusahaan untuk memantau operasional kegiatan bisnisnya melalui perangkat seluler dimanapun dan kapanpun dia berada sehingga tidak perlu hadir ke kantor untuk memantau secara langsung apa yang sedang terjadi.

7. Memaksimalkan Produktivitas

Setiap karyawan dapat mengurangi beban kerjanya dengan adanya bantuan sistem ERP karena sistem ERP dapat  mengefisiensikan waktu sehingga setiap karyawan dapat lebih produktif dalam melakukan pekerjaan lainnya.

8. Mengoptimalkan Keamanan Data

Sistem ERP memiliki titik akses yang ketat dan pembatasan terhadap data yang dapat dikontrol dan dimonitoring oleh admin yang mengelola sistem. Penyimpanan data pada sistem ERP terjamin aman sekalipun dalam keadaan offline. Data akan di sinkronisasi ulang kembali apabila jaringan internet telah terhubung.Berikut penjelasan mengenai sistem atau software ERP, mulai dari definisi hingga manfaat sistem ini pada bisnis konsinyasi. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.