Ketahui Apa Itu Sistem ERP dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Teknologi yang berkembang pesat memiliki pengaruh besar dalam segala sektor kehidupan, termasuk halnya dunia bisnis. Para pelaku bisnis harus bisa memanfaatkan peranan terknologi untuk membantu kinerja proses bisnisnya.Dewasa ini muncul teknologi baru bernama ERP. ERP adalah singkatan dari tiga elemen kata yaitu Enterprise, Resource dan Planning. Secara sederhana ERP adalah teknologi yang berfungsi mengintegrasikan seluruh sumber daya perusahaan untuk membantu proses bisnis yang lebih efektif dan efisien.Pengertian Sistem ERPERP berjalan dalam sebuah sistem yang juga disebut sebagai sistem ERP. Lalu sebenarnya apa itu sistem ERP?. Menurut James A. Hall Sistem ERP (Enterprise, Resource, Planning) adalah sebuah model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis utamanya.Sementara itu James A. O’Brien dan George M. Marakas berpendapat bahwa sistem ERP adalah sebuah sistem perusahaan yang meliputi semua fungsi yang dijalankan pada sebuah perusahaan yang terdiri dari beberapa modul software dan saling terintegrasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan.Jadi dapat disimpulkan secara sederhana bahwa sistem ERP adalah suatu sistem terpadu yang mengintegrasi segala proses bisnis, mengontrol dan mengumpulkan data untuk memudahkan proses perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan.Semakin besar sebuah bisnis maka prosesnya pun menjadi semakin kompleks. Karena itulah ERP sangat penting karena dapat menghubungkan setiap departemen di suatu perusahaan agar berjalan selaras pada satu sistem yang sama.Perkembangan teknologi ini sudah muncul di tahun 1960an. Awalnya bernama MRP (Material Resource Planning) yang merupakan sistem penjadwalan yang masih berbasis kertas.Barulah di tahun 1990-an sistem ERP mulai diperkenalkan oleh Gartner Group dan terus berkembang hingga sekarang.Fungsi ERPSetelah mengetahui apa itu sistem ERP, selanjutnya akan dibahas mengenai fungsi ERP bagi perusahaan. ERP memiliki beragam manfaat untuk perusahaan yang muara utamanya adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta menghasilkan laporan yang akurat untuk manajemen atas.Dengan begitu perusahaan akan lebih mudah dalam membuat perencanaan dan koordinasi. Bahkan dengan ERP juga dapat meminimalisir masalah yang tidak diinginkan di masa mendatang.Berikut ini adalah beberapa fungsi ERP bagi perusahaan:

1. Mengintegrasi Antar Departemen

Semakin besar sebuah bisnis, maka akan semakin banyak departemen yang dibutuhkan. Dengan adanya sistem ERP akan lebih mudah dalam mengintegrasi antar departemen agar dapat berjalan beriringan.Jika dahulu untuk berkoordinasi antara departemen butuh lebih banyak waktu dan tenaga, kini tinggal membuka database dari sistem ERP. Disitu akan langsung terlihat detail apa saja yang terjadi secara real time.

2. Kemudahan Dalam Monitoring

Sebagai sebuah sistem terpusat membuat ERP dapat memudahkan dalam melakukan monitoring. Bayangkan sebuah perusahaan besar tanpa adanya ERP, tentu saja proses monitoring akan sangat susah karena terdiri dan banyak departemen dan ribuan orang.Dengan adanya ERP perusahaan hanya perlu menggunakan satu sistem saja untuk melakukan monitoring.

3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

ERP memungkinkan dalam peningkatan efisiensi dan produktivitas rutin harian sebuah perusahaan.Misalnya bagi industri manufaktur alur kerja seperti pemesanan, pengiriman, manajemen kualitas, manajemen kas hingga realisasi penjualan akan berjalan lebih efektif dan cepat.Disamping itu siklus penjualan dan pembayaran ke pemasok akan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat.

4. Analisis Data

Seperti yang sudah sedikit dijelaskan di atas tadi bahwa salah satu fungsi ERP adalah kemampuannya dalam menghasikan data yang akurat.Dengan kemampuan ERP dalam menghasilkan data yang akurat sangat berguna dalam analisis data. Selanjutnya analisis data akan berguna sebagai acuan dalam pengambilan keputusan bagi perusahaan.

5. Kemudahan Dalam Menyusun Jadwal

Fungsi ERP selanjutnya adalah mempermudah perusahaan dalam menyusun jadwal. Penjadwalan ini meliputi semua hal mulai dari shift kerja karyawan, waktu pemeliharaan, waktu pengiriman, waktu penjualan dsb.

6. Keamanan Data Perusahaan

Di era digital kasus pencurian data semakin marak terjadi. ERP bisa meminimalisir hal itu karena mempunyai firewall dan kontrol pembatasan. ERP memungkinkan perusahaan memproteksi data-data penting agar tidak terjadi pelanggaran data.Jenis-Jenis ERP Software ERP Software merupakan kumpulan sistem perangkat lunak yang berfungsi untuk membantu mengatur operasional harian sebuah perusahaan. Jangan salah, Software ERP (Enterprise Resource Planning) ini tidak hanya untuk bisnis berskala besar saja. UMKM pun juga bisa menggunakan ERP. Sebab ERP akan memberikan berbagai kemudahan, salah satunya pebisnis bisa mengontrol laporan penjualan dan stok barang secara mudah, menambahkan item barang secara simpel serta data transaksi yang lebih tertata serta akurat.Meski begitu untuk saat ini masih belum banyak UMKM di Indonesia yang menggunakan ERP. Harga yang mahal menjadi salah satu alasan kenapa sistem ERP ini belum dilirik.Padahal harga mahal tersebut sangat sebanding dengan apa yang akan didapatkan. Bahkan menurut Katalnikov (2010:10), ERP bisa menghemat inventori hingga 30%.Penghematan itu berasal dari waktu produksi yang lebih singkat, biaya manufaktur, biaya quality control hingga biaya pembelian.Ada beberapa macam ERP Software yang ada saat ini. Tapi setidaknya ada tiga macam yang secara umum banyak digunakan perusahaan. Berikut penjelasannya.

1. Cloud ERP Software

Cloud ERP Software adalah jenis Software ERP (Enterprise Resource Planning) yang beroperasi pada platform cloud vendor. Artinya jenis ini bisa diakses cukup melalui koneksi internet.Untuk menggunakannya pengguna cukup membuat akun dengan username dan password. Cloud ERP Software relatif lebih hemat biaya dibandingkan jenis yang lainnya.Di Cloud ERP Software, semua data akan tersimpan di cloud, bukan di pusat data milik perusahaan.Jenis ERP Software ini biasanya dikelola oleh vendor. Pengguna tidak harus membeli langsung tapi bisa menyewa bulanan. Jadi Cloud ERP Software menjadi model ERP yang sangat cocok dipakai oleh usaha kecil hingga menengah.Secara keamanan data, Cloud ERP Software dapat dikatakan sangat aman. Bahkan bisa lebih baik dibandingkan jika ditangani oleh perusahaan sendiri.Pasalnya jika perusahaan menangani keamanan secara pribadi resikonya sangat besar. Misalnya terjadi pembobolan, bencana alam atau error pada hardware ataupun software maka data bisa jadi tidak akan terselamatkan.

2. On-Premise ERP Software

Jika Cloud ERP Software dipakai untuk bisnis kecil dan menengah, On-Premise ERP Software menjadi trend di bisnis berskala besar. perusahaan-perusahaan besar banyak yang menggunakan ERP Software jenis ini.On-Premise ERP Software memiliki biaya operasional yang tinggi. Sebab banyak piranti yang dbutuhkan. Perusahaan harus menyiapkan sejumlah perangkat keras, server hingga staff IT untuk mengoperasikan ERP model ini.Keunggulan dari model ERP model On-Premise ini adalah perusahaan dapat memodifikasi atau mengcustomnya sesuai keinginan.Bagi industri besar hal itu bisa menjadi sangat penting. Sebab tiap perusahaan seringkali punya cara kerja yang unik dan berbeda-beda.

3. Hybrid ERP Software

Hybrid ERP Software adalah kombinasi antara Cloud ERP Software dan On-Premise ERP Software.Dengan menggunakan Hybrid ERP Software, perusahaan dapat mengoperasikan software ERP secara mandiri sekaligus juga software cloud akan terpasang di server perusahaan.Keunggulan lainnya dari model ini adalah bisa dioperasikan dalam kondisi online maupun offline. Jadi jika tiba-tiba koneksi internet mati, software akan tetap bisa berjalan.Modul Yang Ada Pada Sistem ERPSetelah mengetahui pentingnya Software ERP untuk perusahaan, perlu diketahui perusahaan memerlukan beberapa modul agar setiap departemen dapat terintegrasi dengan baik.Setidaknya yang utama ada enam modul yang ada pada sistem ERP, yaitu:

1. Modul Financial dan Accounting

Yang namanya perusahaan tentu saja tidak lepas dari pengelolaan keuangan. Modul ini tidak hanya sebatas laporan keuangan saja. Tapi juga memuat data-data yang berkaitan dengan laba, cost center manajemen proyek, manajemen investasi, dan perbendaharaan lainnya.

2. Modul Logistik

Secara sederhana modul ini berfungsi mengatur segala hal yang berkaitan dengan barang. Seperti pengadaan barang, penyimpanan persediaan, penjualan hingga distribusi.

3. Sumber Daya Manusia

SDM adalah alasan sebuah perusahaan bisa berjalan dan berkembang. Modul SDM mencakup segala hal terkait rekrutmen, penjadwalan serta penggajian, bonus, kompensasi dan sebagainya.

4. Bussines Process Support

Modul ini menjadi alat kendali arus kerja perusahaan serta solusi antara tiap unit fungsi yang ada di dalam sistem kerja perusahaan.

5. Support Chain Management (SCM)

Modul yang ada pada sistem ERP yang juga tidak kalah penting yaitu SCM. Modul ini mengatur optimalisasi perencanaan, penyimpanan dan pemanfaatkan logistic seefektif mungkin sehingga dapat menekan biaya perusahaan.

6. Customer Relationship Management (CRM)

Pelanggan membuat perusahaan bisa terus hidup. Oleh karena itu pengelolaan pelanggan menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan. Modul CRM adalah jembatan antara perusahaan dengan para pelanggannya.