Alasan Kenapa Gudang Kehabisan Stok dan Peran Supply Chain Management Di Dalamnya

Pengelolaan stok barang di gudang merupakan hal penting dalam sebuah bisnis manufaktur, retail, atau produksi barang. Mengelola stok gudang artinya menjaga ketersediaan barang agar tidak berlebih dan tidak juga kurang. Meskipun sering dianggap sepele, tetapi kegiatan manajemen ini sebenarnya sangat membutuhkan keahlian dan ketelitian tinggi. Apalagi stok gudang berkaitan langsung dengan penjualan, sehingga tidak hanya membutuhkan keahlian membaca data, tim gudang juga harus mampu membaca situasi.Mengikuti perkembangan zaman, sebenarnya pengelolaan gudang sudah sangat terbantu dengan adanya teknologi. Tetapi tak bisa dipungkiri bahwa terjadinya kesalahan  masih mungkin terjadi. Salah satu contoh kemungkinan kesalahan tersebut adalah kehabisan stok.  Kondisi kehabisan stok sendiri merupakan hal yang sangat dihindari perusahaan. Tidak sekedar mengurangi penjualan, tetapi juga mengecewakan konsumen. Ketika kepuasan pelanggan menurun, maka akan sangat berdampak pada loyalitas mereka terhadap perusahaan.Lantas, mengapa kehabisan stok di gudang tersebut masih kerap terjadi? Bagaimana pula peran supply chain management dalam pengelolaan stok tersebut?

Alasan Gudang Kehabisan Stok

Terjadinya selisih stok barang yang mengakibatkan gudang kehabisan stok sejatinya bisa terjadi karena banyak faktor. Namun dalam artikel kali ini akan dibahas 6 diantaranya yang paling dominan terjadi. Keenam alasan gudang kehabisan stok tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pendataan Fisik yang Tidak Akurat

Ketidakakuratan data merupakan masalah yang terbilang sering terjadi dalam manajemen stok.  Data di atas kertas atau yang tercatat secara digital ternyata tidak sesuai dengan data fisik di gudang. Ketidakakuratan data ini juga menyangkut kesalahan penempatan barang,  tidak tercatatnya produk yang rusak, salah mendata varian produk, dan lain sebagainya. Akibat kesalahan data inilah, terjadi kesalahan perhitungan pula dalam hal pemasokan stok. Barang yang seharusnya dipasok, terlambat masuk karena di data masih tersedia dalam jumlah yang aman.

2. Penambahan Stok yang Tidak Tepat Waktu

Kedisiplinan dalam memasok persediaan barang di gudang sebaiknya tidak ditawar. Meskipun biasanya ada stok tambahan, tetapi sebaiknya persediaan itu hanya untuk keadaan darurat saja. Selain itu, diperlukan pula kemampuan dalam membaca pola, mengamati tren, dan memprediksi permintaan barang. Kemampuan ini penting agar jika terjadi penjualan yang lebih cepat dari biasanya, maka pasokan stok bisa dijaga.

3. Komunikasi dengan Supplier yang Kurang Baik

Terjadinya kehabisan stok barang bisa terjadi lantaran terlewat atau tertundanya pesanan kepada supplier. Hal ini dimungkinkan jika komunikasi dengan pihak supplier tidak berjalan baik dan efektif. Oleh karenanya, penting untuk menjaga komunikasi dengan supplier agar ketika produk terjual lebih cepat dari biasanya bisa langsung melakukan pasokan stok.

4. Kurangnya Modal Kerja

Memasok stok barang di gudang tentunya membutuhkan modal. Seringkali, perusahaan terkendala dalam memasok stok barang ini lantaran tidak memiliki modal. Hal ini mungkin terjadi karena banyak alasan, salah satunya karena  invoice yang belum dibayarkan konsumen. Jika alasan ini yang terjadi, maka penting untuk memperbaiki mekanisme pembayaran invoice dan konsekuensi jika konsumen terlambat melakukan pembayaran.

5. Pendataan Pengiriman dan Penerimaan Barang yang Keliru

Proses pengiriman dan penerimaan barang juga bisa menjadi alasan habisnya stok di gudang. Hal ini dimungkinkan apabila pengiriman dan penerimaan barang tercatat secara keliru. Kekeliruan ini tentu akan mengacaukan data sehingga salah dalam memutuskan waktu pemasokan stok.

6. Terjadinya Kerusakan dan Kehilangan Barang

Perlu diingat bahwa terjadinya kerusakan dan kehilangan barang di gudang berpeluang terjadi. Kerusakan misalkan, bisa terjadi pada barang-barang yang sudah lama berada di gudang. Oleh karena itu perlu pengelolaan yang benar agar barang yang keluar adalah barang yang lebih dulu masuk. Selain kerusakan, peluang kehilangan barang yang harus diperhitungkan.Jika dilihat dari keenam alasan di atas, faktor kesalahan manusia sangat dominan. Oleh karena itu, manajemen orang melalui pemilihan karyawan yang tepat sangat penting. Secanggih apapun teknologi atau alat yang digunakan, jika karyawan tidak cakap melakukan manajemen stok maka kehabisan stok di gudang berpeluang besar terjadi.

Peran Supply Chain Management dalam Manajemen Stok 

Mengingat fatalnya dampak apabila terjadi kehabisan stok di gudang, maka perusahaan perlu melakukan metode khusus dalam manajemen pemasokan. Metode yang dimaksud akrab disebut sebagai manajemen rantai pasokan atau supply chain management (SCM). Dalam artian luas, supply chain management pada perusahaan merupakan serangkaian kegiatan mulai dari memperoleh bahan baku, proses produksi, hingga kegiatan distribusi produk ke pelanggan. Namun dalam artian lain terkait dengan pergudangan dan persediaan stok, Supply chain management sendiri meliputi serangkaian kegiatan yang dibutuhkan dalam merencanakan, mengendalikan, dan menjalankan arus suatu produk. Salah satu bagian dari kegiatan SCM tersebut adalah dalam hal persediaan stok di gudang.Dalam kaitannya dengan pengelolaan stok gudang, supply chain management memiliki beberapa peranan, yaitu sebagai berikut.

1. Memastikan pasokan (inbound) sesuai jadwal. Hal ini dilakukan melalui pendataan dan pengelolaan informasi sehingga waktu pemasokan barang bisa ditetapkan sesuai kebutuhan tanpa mengganggu rantai pasokan.
2. Mengelola Barang Keluar (outbond) agar terkendali dan terdata dengan baik. Barang keluar yang tidak terkendali apalagi salah mendata akan mengakibatkan efek domino bagi kegiatan produksi,
3. Mengefisienkan kegiatan stock opname yang dilakukan secara berkala agar tidak ada perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah tercatat.
4. Mengelola risiko melalui perhitungan yang terukur agar arus keluar masuk barang di gudang dibawah kontrol.
5. Membantu untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi di gudang serta memberi respon akan masalah tersebut.
6. Menentukan tingkat outsourcing yang tepat sesuai kebutuhan gudang.

Perlu diingat bahwa supply chain management merupakan serangkaian kegiatan yang tidak sederhana alias kompleks. Semakin besar skala bisnis, maka akan semakin rumit pula mengelola rantai pasokan ini.  Beruntung sekarang ada teknologi yang bisa membantu sehingga pengelolaan stok barang di gudang bisa tercatat secara digital. Lebih dari itu, Anda juga bisa menggunakan software khusus akuntansi seperti yang disediakan oleh Ukirama ERP. Melalui software seperti ini, tidak hanya bisa mengefisienkan kegiatan manajemen stok tetapi juga mengefektifkannya sehingga kesalahan bisa ditekan bahkan dihilangkan.