Apa Itu ERP Software Dan Apa Kegunaannya Bagi Perusahaan Anda?

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sebuah konsep perencanaan untuk dapat memanfaatkan sumber daya yang ada dalam perusahaan. ERP sendiri lebih menekankan pada aspek perencanaan dan analisis sumber daya perusahaan seperti finansial, akuntansi, sumber daya manusia, rantai suplai, dan lain sebagainya.ERP menjadi sistem yang terintegrasi dan mempunyai tujuan untuk merangkum proses bisnis. Hal ini penting untuk membentuk suatu kolaborasi yang efisien dan efektif. Hal utama yang ada pada ERP adalah aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan, mengelola sumber daya, dan merespon kebutuhan pelanggan.Sejarah ERPTeknologi ERP lahir dari adanya keinginan perusahaan dalam meningkatkan daya saing dengan lebih efektif. Konsepnya sudah ada sejak tahun 1960-an dimana saat itu konsep ini dimanfaatkan oleh perusahaan besar yang tengah mencari jalan keluar untuk melakukan pengelolaan terhadap data bisnis yang dimilikinya. Barulah pada tahun 1990, istilah ERP dikenal luas yang dicetuskan oleh Gartner Group. Sistem ERP saat itu telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi seperti keuangan, permesinan, sumber daya manusia, dan manajemen proyek.Seiring perkembangan zaman, teknologi ERP diklaim mampu memecahkan berbagai permasalahan operasional terkait perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengantongi jumlah keuntungan yang tidak sedikit. ERP juga sekarang sudah populer bagi perusahaan kecil termasuk di kalangan UKM.ERP SoftwareKonsep ERP ini dapat berjalan baik dengan adanya media penunjang seperti software. Software ERP adalah konsep ERP yang diterapkan dan dibuatkan dalam suatu aplikasi. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat sehingga keputusan bisnis dapat diambil dengan tepat berdasar data yang dihasilkan.ERP Software sendiri memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut.

1. Merupakan paket software yang di desain pada lingkungan client-server baik tradisional maupun berbasis web
2. Mengintegrasikan mayoritas proses bisnis yang ada
3. Memproses seluruh transaksi perusahaan
4. Menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data
5. Mengizinkan pengguna mengakses data secara real time

Secara umum ERP software bisa menjalankan hampir seluruh pekerjaan operasional perusahaan yang dijalankan otomatis dan saling terhubung. Data-data yang dihasilkan ERP Software berasal dari semua divisi dan menjadi satu sehingga bisa dengan mudah dikelola untuk mengambil keputusan dan kebijakan perusahaan. Kegunaan ERP Bagi PerusahaanERP dikembangkan tentunya karena memiliki keuntungan bisnis bagi pemilik usaha. Berikut beberapa manfaat yang bisa diperoleh jika menggunakan software ERP di perusahaan anda.

1. Meningkatkan Kolaborasi

Dalam sebuah perusahaan, kolaborasi antar divisi tentu sangat penting. Karena itulah ERP software menjadi jembatan untuk menghubungkan interaksi tersebut dengan sistem yang terpusat sehingga satu divisi dapat mengakses data dari divisi lain.

2. Mengoptimalkan Efisiensi

Keberadaan ERP software difungsikan untuk menyederhanakan berbagai aktivitas operasional perusahaan yang memakan banyak waktu dan tenaga. Berbagai tugas yang kompleks seperti pemantauan jam kerja, laporan keuangan, hingga pengecekan inventaris dapat dilakukan secara otomatis. Ini artinya, pekerjaan yang dahulu nya dilakukan secara manual bisa terbantu dan tim bisa fokus ke pekerjaan masing-masing tanpa harus mengganggu tim lain.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP software dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional karena sebagian besar kegiatan operasional dikerjakan secara otomatis. Pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih cepat sehingga mengurangi lead time. Efek lainnya adalah perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja karena ERP dapat mengambil alih pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

Data yang tersimpan dalam ERP software bersifat terpusat sehingga titik akses bisa dimonitor dengan keamanan yang terjaga. Admin yang bertugas mengelola data bisa memberi akses terbatas kepada karyawan tertentu saja. Misalkan manager pemasaran bisa menyembunyikan data-data penting sehingga tidak bisa dilihat oleh pihak lain.ERP bisa terjaga keamanannya dari karyawan yang telah berhenti dari perusahaan karena bisa dikelola oleh admin. ERP juga menunjukkan data aktivitas pengguna sehingga admin dapat mengidentifikasi tindakan yang tidak sesuai atau mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Prakiraan Bisnis

Para pimpinan perusahaan tentu perlu perhitungan yang tepat untuk menentukan keputusan yang diambil. Karena itulah penting bagi mereka mendapat laporan real-time, konsisten, lengkap, dan akurat. Laporan dalam sistem ERP bisa menjadi solusi karena menggunakan analitik canggih dan filter yang bisa menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga dapat memastikan bahwa data yang didapat dihasilkan pada waktu yang benar. Pertimbangan dalam Memilih ERP SoftwareMemilih ERP software yang hendak digunakan juga tentunya harus memperhatikan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan. Hal ini penting fungsi ERP benar-benar tepat sasaran dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Berikut, faktor pertimbangan dalam memilih ERP software.

1. Kebutuhan Bisnis

Kebutuhan setiap perusahaan tentu berbeda-beda tergantung tantangan yang mereka hadapi masing-masing. ERP software dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap perusahaan. Karenanya, sebelum memesan ESP software pada vendor, pahami dahulu tantangan bisnis yang dihadapi dan ceritakan secara terbuka pada vendor agar sistem ERP yang di dapat sudah dilengkapi fitur-fitur yang tepat sasaran.

2. Informasi Vendor

Ketahui informasi dan rekam jejak yang lengkap mengenai vendor ERP yang hendak dipilih seperti siapa saja kliennya, apa saja industri mereka, dan sudah berapa lama beroperasi. Jika diperlukan, cari juga testimoni dari setiap klien yang pernah mereka layani untuk memastikan kualitas vendor tersebut. Selain itu, tanyakan pada vendor tentang dukungan apa yang akan mereka berikan. Sepakati hal tersebut dari awal dan lihat konsistensi mereka sejak awal berkomunikasi. Pastikan vendor bisa membantu ketika sistem ERP mengalami masalah.

3. Kemudahan Integrasi

Dalam bisnis, sangat mungkin terjadi perubahan seperti skala bisnis yang berkembang dan sebagainya. Karena itulah, ERP software selayaknya memberikan kemudahan bagi kliennya untuk mengintegrasi dan penyesuaian.

4. Proses Implementasi

Lamanya implementasi ERP bergantung pada berapa banyak penyesuaian yang perlu dilakukan. Semakin banyak, maka semakin lama prosesnya. Karena itu perlu dipertimbangkan sistem ERP apa yang bermanfaat bagi perusahaan apakah ERP berbasis cloud atau konvensional.