Dalam kegiatan operasional sehari-hari dikantor, tentunya tidak dapat dihindarkan dari kebutuhan yang terjadi secara rutin maupun mendadak. Namun seringkali, pengeluaran akan kebutuhan ini terjadi dalam frekuensi yang terlalu sering, sehingga apabila melibatkan bagian keuangan dalam kantor Anda menjadi sangat tidak efektif. Untuk mengatasi hal tersebut, maka muncul yang kita kenal dengan nama kas kecil. Definisi kas kecil sendiri dapat beragam, namun sederhananya, kas kecil adalah dana yang dikhususkan peruntukannya untuk pengeluaran rutin dan tergolong kecil dari segi jumlah. Kas kecil ini seringkali disebut dengan petty cash.
Fungsi Kas Kecil
Kas kecil merupakan suatu kebutuhan wajib di setiap perusahaan. Banyaknya kebutuhan mendadak sehari-hari membuat kas kecil diperlukan hampir setiap hari. Biasanya petugas pemegang kas kecil diserahkan oleh bagian kesekretariatan suatu bagian atau kantor. Karyawan yang bertugas dalam bagian ini biasanya disebut sebagai sekretaris. Namun pada prakteknya, pemegang kas kecil tidak harus seorang sekretaris. Tergantung kondisi dan situasi lingkungan kerja masing-masing kantor. Sebelum memahami contoh-contoh praktikal mengenai kas kecil, berikut adalah fungsi-fungsi dari kas kecil yang perlu Anda ketahui.Fungsi yang pertama adalah sebagai sarana untuk mengatasi kebutuhan perlengkapan kantor sehari-hari. Dengan dinamika ritme kerja setiap hari, tentunya kebutuhan perlengkapan kantor seperti ATK, kertas, dll menjadi sebuah kebutuhan yang mendasar. Kas kecil menjadi kunci dari pemecahan masalah kebutuhan perlengkapan kantor tersebut. Apabila dalam memenuhi kebutuhan perlengkapan kantor harus mengajukan biaya ke bagian keuangan, maka hal ini akan membuat proses kerja menjadi tidak efektif. Pemenuhan akan kebutuhan perlengkapan kantor seharusnya menjadi tanggung jawab masing-masing bagian dalam satu perusahaan. Untuk itulah manajemen kas kecil yang baik diperlukan oleh masing-masing bagian dalam suatu perusahaan.Fungsi yang kedua adalah sebagai dana talangan apabila terdapat suatu kebutuhan yang bersifat mendadak. Dalam prakteknya, seringkali hal yang tidak diduga-duga terjadi dan mengakibatkan timbulnya kebutuhan yang tidak direncanakan sebelumnya. Misalnya, apabila mesin printer kantor rusak, namun perlu untuk mencetak dokumen penting dalam waktu cepat, maka sudah pasti Anda akan menggunakan jasa pihak ketiga dalam memenuhi kebutuhan percetakan saat itu. Dalam kasus ini, proses akan menjadi lama apabila harus mengajukan biaya terlebih dahulu ke bagian keuangan. Dengan adanya kas kecil, maka kebutuhan mendadak seperti ini dapat terakomodir dengan baik.Fungsi yang ketiga adalah untuk mempercepat aktifitas atasan/manajer yang memerlukan dana secara mendadak. Dalam dinamika kehidupan perkantoran sehari-hari, seringkali atasan/manajer memiliki kebutuhan mendadak yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya. Misalnya, apabila ada client atau tamu yang datang berkunjung untuk meeting, maka pasti diperlukan konsumsi untuk menjamu tamu tersebut. Untuk itulah kas kecil digunakan, sehingga kebutuhan atasan yang mendesak seperti ini dapat terakomodir dengan baik.Metode Pencatatan Kas Kecil dan Contohnya
Dalam melakukan pengelolaan kas kecil, diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi. Untuk itulah dibutuhkan satu orang dalam sebuah bagian yang berdedikasi untuk melakukan pekerjaan pengelolaan kas kecil tersebut. Dalam hal pencatatan kas kecil, ada 2 metode yang paling umum digunakan yaitu metode imprest dan metode fluktuasi. Metode imprest adalah metode pencatatan kas kecil yang memiliki jumlah rekening yang selalu tetap, sementara metode fluktuasi adalah metode pencatatan yang jumlah rekeningnya terus berubah-ubah.Metode Imprest (Metode Tetap) dan Contohnya
Dalam metode imprest, pengeluaran yang terjadi sehari-hari tidak langsung dicatat pada saat itu juga. Namun, pemegang kas kecil hanya mengumpulkan struk-struk bukti pengeluaran tersebut. Setelah bukti-bukti transaksi dikumpulkan, lalu dicatat di akhir bulan. Kemudian, dana kas kecil diisi sejumlah dengan dana awal yang sudah ditetapkan. Sehingga saldo kas kecil akan selalu sama di akhir bulan. Berikut adalah contoh pencatatan kas kecil dengan menggunakan metode imprest.Contoh Pencatatan Kas Kecil dengan Metode Imprest:PT Angin Ribut menetapkan kas kecil dengan nominal Rp. 1.500.000,-. Penghitungan kas kecil dimulai setiap tanggal 1 dan selanjutnya, kas kecil tersebut akan diisi kembali setiap akhir bulan. Berikut adalah transaksi-transaksi yang terjadi selama bulan Juni 2019 sebagai berikut:| 04 Juni | Dibeli konsumsi rapat Rp. 150.000,- |
| 08 Juni | Pembayaran beban listrik Rp. 500.000,- |
| 15 Juni | Dibeli materai Rp. 300.000,- |
| 26 Juni | Dibayar biaya telepon Rp. 500.000 |
| 30 Juni | Dana Kas Kecil diisi kembali |
Dengan daftar transaksi diatas, maka pencatatan kas kecil dengan metode imprest adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Keterangan | Debet | Kredit | |
| [Pembentukan dana kas kecil] | ||||
| 01/06/2019 | Kas Kecil | Rp. 1.500.000,- | ||
| Kas | Rp. 1.500.000,- | |||
| [Pengeluaran tidak dicatat saat terjadi transaksi] | ||||
| [Pengisian dana kas kecil] | ||||
| 30/06/2019 | Biaya Konsumsi | Rp. 150.000,- | ||
| Biaya Listrik | Rp. 500.000,- | |||
| Biaya Materai | Rp. 300.000,- | |||
| Biaya Telfon | Rp. 500.000,- | |||
| Kas | Rp. 1.450.000,- | |||
Metode Fluktuasi (Metode Berubah-ubah) dan Contohnya
Dalam metode fluktuasi, yang membedakannya dengan metode imprest adalah jumlah nominal kas kecil tidak selalu tetap dan berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Contohnya, walaupun pada saat pertama kali kas kecil dibuat, ditetapkan nominalnya sebesar Rp. 1.500.000,- Lalu kemudian, seiring berjalannya waktu dan kas kecil tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam periode berjalan. Kemudian, ketika kas kecil tersebut diisi lagi, maka nominalnya tidak harus sama dengan nominal awal kas kecil tersebut dibuat. Pencatatan pengisian dana kas kecil ini dicatat di debit dalam akun kas kecil. Berikut adalah contoh pencatatan kas kecil dengan menggunakan metode fluktuasi.Contoh Pencatatan Kas Kecil dengan Metode fluktuasi:PT Angin Ribut menetapkan kas kecil dengan nominal Rp. 1.500.000,-. Penghitungan kas kecil dimulai setiap tanggal 1 dan selanjutnya, kas kecil tersebut akan diisi kembali setiap akhir bulan. Berikut adalah transaksi-transaksi yang terjadi selama bulan Juni 2019 sebagai berikut:| 04 Juni | Dibeli konsumsi rapat Rp. 150.000,- |
| 08 Juni | Pembayaran beban listrik Rp. 500.000,- |
| 15 Juni | Dibeli materai Rp. 300.000,- |
| 26 Juni | Dibayar biaya telfon Rp. 500.000 |
| 30 Juni | Dana Kas Kecil diisi kembali |
Dengan daftar transaksi diatas, maka pencatatan kas kecil dengan metode fluktuasi adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Keterangan | Debet | Kredit | |
| [Pembentukan dana kas kecil] | ||||
| 01/06/2019 | Kas Kecil | Rp. 1.500.000,- | ||
| Kas | Rp. 1.500.000,- | |||
| [Pengeluaran Langsung dicatat saat terjadi transaksi] | ||||
| 04/06/2019 | Biaya Konsumsi | Rp. 150.000,- | ||
| 08/06/2019 | Biaya Listrik | Rp. 500.000,- | ||
| 15/06/2019 | Biaya Materai | Rp. 300.000,- | ||
| 26/06/2019 | Biaya Telfon | Rp. 500.000,- | ||
| [Pengisian kembali dana kas kecil] | ||||
| 30/06/2019 | Kas Kecil | Rp. 1.950.000,- | ||
| Kas | Rp. 1.950.000,- | |||
Dalam praktek sehari-hari, masing-masing perusahaan dapat bebas menggunakan metode mana saja untuk pencatatan kas kecil tersebut. Namun yang paling penting adalah diperlukan ketelitian dalam melakukan pencatatan kas kecil. Memang transaksi dalam kas kecil adalah transaksi dengan nominal kecil, namun kas kecil tetap merupakan elemen yang penting dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya pengelolaan kas kecil yang baik, kegiatan operasional perusahaan bisa saja terganggu. Sekarang Anda sudah lebih paham mengenai kas kecil, selamat mencoba mempraktekkan dalam perusahaan Anda! Semoga berhasil!
Tanya Expert Kami
