Apa Itu Reorder Point (ROP) dan Cara Menghitungnya

Pada artikel ini, Ukirama akan membahas tentang Reorder Point (ROP) yang sering dijumpai dalam manajemen stok produk. Namun sebelum membahas lebih jauh tentang ROP, Anda perlu tahu terlebih dahulu tentang pentingnya mengetahui ROP dan masalah yang mungkin dihadapi jika tak mengenal ROP.Dengan begitu, Anda akan sadar bahwa penerapan ROP penting. Selain itu, pengetahuan ini juga akan membantu Anda memiliki gambaran dasar tentang penerapannya sesuai dengan kondisi yang melingkupi usaha Anda.  

Masalah yang Timbul Jika Tak Mengenal ROP (Reorder Point)

Dalam dunia bisnis, khususnya spesifik pada manajemen stok produk di gudang, ROP sangat penting kedudukanya. Bila tidak diterapkan, berpotensi menyebabkan masalah yang mengganggu siklus bisnis anda. Beberapa masalah tersebut adalah:

1. Stok barang menipis, padahal permintaan tinggi 

Misalkan Anda adalah seorang pengusaha tas kulit. Ternyata ketika Anda memasarkan produk tas kulit Anda ke pasar, direspon dengan sangat baik. Tas kulit Anda laku keras dan membuat toko kebanjiran pesanan. Saat itu, Anda mulai panik sebab anda tidak memiliki stok tas kulit di gudang. Sehingga pasokan barang pun menipis, padahal antusiasme pembeli sedang tinggi-tingginya. Alhasil banyak konsumen yang merasa kecewa karena tidak mendapatkan produk tersebut. Sedangkan untuk memesan/membuatnya tentu butuh waktu yang tak sebentar. Sehingga ada waktu dimana produk yang sedang diminati pasar tidak tersedia. Saat produk sudah tersedia, mungkin saja minat beli konsumen sudah turun atau konsumen sudah memenuhi kebutuhannya dengan membeli di toko lain. 

2. Stok barang sangat melimpah, padahal permintaan minim 

Masalah lain yang timbul akibat tidak diterapkanya ROP adalah kebalikan dari kasus diatas. Misalkan Anda telah memiliki pasokan tas kulit hingga ribuan unit dengan berbagai model. Semula Anda optimis, barang akan cepat laku sebab pasar sedang menggemari produk tersebut.Namun ketika dipajang di etalase toko, tak banyak pembeli yang tertarik karena sudah tidak menjadi trend lagi. Alhasil tas kulit tersebut hanya mangkrak di etalase dan gudang Anda. Kerugian bertambah jika ternyata penyimpanan buruk dan membuat produk Anda rusak. Kedua contoh permasalahan diatas sangat merugikan bukan untuk perusahaan? Nah oleh sebab itu ROP sangat penting untuk dipahami oleh pengusaha. Perhitungan ROP yang baik akan membuat pemesanan barang Anda berjalan lancar, tanpa harus mengalami berbagai macam kerugian seperti contoh di atas. 

Pengertian ROP (Reorder Point)

Reorder point adalah titik dimana sebuah barang yang ada di gudang harus ditambah persediaannya sebelum kehabisan. Nah pertanyaan pentingnya adalah: “Kapan waktu yang tepat untuk menambah stok barang tersebut?” Banyak pebisnis retail pemula yang hanya mengandalkan insting mereka atau cara berpikir yang sederhana untuk menambah persediaan barang.Di saat mereka melihat permintaan meningkat, mereka buru-buru menambah jumlah barang di gudang. Sedangkan saat permintaan berkurang, mereka tak melakukan reorder karena melihat persediaan masih banyak di gudang. Buat pengusaha yang berpengalaman, mereka akan menumpuk barang di gudang untuk mengantisipasi high season seperti lebaran atau tahun baru dengan prinsip bahwa tidak masalah barang belum habis yang penting penjualan sudah mencapai kuota. Sebenarnya ada cara yang tepat untuk menghitung berapa jumlah barang yang harus dipesan dari supplier, lengkap dengan kapan waktu yang tepat bagi Anda untuk melakukan pemesanan produk yakni dengan menggunakan rumus reorder point.

Cara Menghitung Reorder Point 

Ada 3 langkah untuk menghitung ROP. Berikut caranya:

1. Lead Time Demand

Lead time adalah jeda waktu antara pemesanan sampai barang tersebut sampai di tangan Anda. Sedangkan lead time demand adalah perkiraan jumlah permintaan selama jeda waktu tersebut. Lama waktu bisa berkisar beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan. Lamanya tergantung pada tingkat kesulitan barang yang dipesan, jumlah, hingga jarak tempuh pengiriman barang tersebut.Contoh : Anda ingin memasok tas dari Amerika. Jika Anda pesan hari ini dengan jumlah 1000 buah. Supplier membutuhkan 3 hari untuk mengemas barang. Kemudian, membutuhkan waktu sekitar 5 hari menuju pelabuhan. Dan butuh waktu 3 minggu untuk sampai di Indonesia. Setelah itu produk harus melalui pengecekan di bea cukai selama 1 minggu dan dikirim lewat darat dalam 3 hari hingga akhirnya sampai ke produk anda.

1. Lead Time

Langkah pertama, anda harus memastikan stok souvenir masih mencukupi hingga pemesanan sampai kepada anda. Dengan begitu anda perlu menghitung berapa lama lagi produk sampai ke tangan anda: 3 + 5 + 21 + 7 + 3 = 39 hari.Anda harus memastikan persediaan barang yang ada cukup untuk 39 hari kedepan. Untuk menghitungnya, anda perlu mempertimbangkan permintaan pelanggan terhadap barang, agar jangan sampai persediaan habis. Jangan sampai stok barang habis terlebih dulu sebelum barang sampai.

2. Lead Time Demand 

Kemudian untuk menghitung Lead Time Demand rumusnya adalah:= Lead Time x Rata-rata penjualan per hari = 39 x 15 = 585 tas 

2. Safety Stock 

Safety stock adalah jumlah barang untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk. Kemungkinan buruk yang bisa terjadi diantaranya adalah jumlah permintaan yang tiba-tiba melonjak tajam atau pengiriman barang yang terlalu lama. Sehingga rawan membuat Anda kehabisan produk. Rumus menghitung safety stock adalah:(Penjualan Harian Tertinggi x Lead Time Terlama) - (Rata-Rata Penjualan Harian x Rata-Rata Lead Time)Contoh:Rata-rata penjualan tas per hari pada kondisi normal adalah 15 tas. Namun ada kalanya naik signifikan menjadi 30 tas. Sedangkan lead time standard biasanya 39 hari. Namun jika ada gangguan bisa sampai 45 hari. Sehingga hitunganya menjadi: Safety Stock = (45 x 30) - (39 x 15) = 1350 – 585 = 765 tasSehingga, Anda harus menyiapkan 765 tas sebagai safety stock untuk antisipasi gangguan yang terjadi selama penyediaan barang. Dengan begitu, konsumen masih bisa membeli barang yang dibutuhkan, tanpa khawatir kehabisan.

3. Menemukan ROP

Langkah terakhir, anda tinggal melakukan perhitungan ROP. Meneruskan dari contoh diatas, maka hitunganya menjadi: ROP = Lead time demand + Safety stock  = 585 + 765 = 1350 Jadi, Anda harus mulai memesan pada suplier jika sisa tas yang tersedia kurang dari 1350 buah. Dengan ini, Anda telah memastikan persedian tas cukup hingga pesanan selanjutnya sampai.

Tantangan Menghitung Nilai ROP (Reorder Point)

Sulit memprediksi hal-hal diluar dugaan, seperti gangguan pengiriman karena bencana, musibah, dan lainnya. Oleh sebab itu penting untuk menghitung secara manual dan real time dengan kondisi dan situasi yang sedang terjadi.Jadi nilai ROP menjadi acuan yang tepat dan tidak menimbulkan masalah kekurangan produk atau justru berlebihan produk yang bisa merugikan perusahaan Anda. Apalagi jika dihitung jumlah kerugian yang disebabkan kesalahan menghitung nilai ROP, bukanlah nilai yang kecil.Sehingga penting memperhitungkan nilai ROP dengan tepat dan akurat. Selamat mencoba!