Apa Itu Sistem Akuntansi (Accounting System) dan Unsur-Unsur di Dalamnya

Di dalam kehidupan, ada sistem-sistem yang berjalan baik secara alami ataupun dibuat oleh manusia. Sistem ini bisa diartikan sebagai suatu prosedur, cara, atau rangkaian kejadian yang saling berkaitan agar suatu hal dapat berjalan dengan baik.Berkaitan dengan ilmu ekonomi, dikenal pula istilah Sistem Akuntansi. Bagi anda yang bekerja sebagai akuntan atau berkaitan dengan keuangan perusahaan, mungkin Sistem Akuntansi cukup familiar. Sistem ini secara umum menyangkut tentang catatan manual atau komputerisasi transaksi keuangan sebagai upaya perekaman, pengkategorian, analisis, dan pelaporan informasi manajemen keuangan.Tapi apakah Sistem Akuntansi hanya sebatas transaksi keuangan? Untuk lebih jelas seputar Sistem Akuntansi ini termasuk unsur-unsur apa saja yang ada di dalamnya. Berikut penjelasan lebih rincinya.Apa Itu Sistem AkuntansiSistem Akuntansi merupakan metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan perusahaan atau organisasi bisnis. Menurut Mulyadi (2013:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan.Bodnar dan Hopwood (2008:181) mengatakan bahwa sistem akuntansi adalah suatu metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktivitas dan kewajiban yang berkaitan.Tambahan lain diberikan Baridwan (2008:4) yang mengatakan bahwa sistem akuntansi dibuat untuk menghasilkan umpan baik dalam bentuk laporan-laporan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti memegang saham kreditur dan lembaga-lembaga pemerintahan untuk memulai hasi operasi.Fungsi utama dari sistem akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal mungkin akan informasi akuntansi yang tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya. Unsur-unsur yang ada dalam sistem ini berkaitan satu sama lain sehingga dapat dilakukan pengolahan data dari awal hingga pelaporan akhir.Sistem Akuntansi sendiri bisa diterapkan dalam beberapa hal, seperti :

1. Akuntansi Manajemen

Akuntansi Manajemen merupakan upaya memberikan manajer informasi agar bisa merencanakan, mengendalikan, dan mengelola operasi bisnis. Salah satu jenis sistem akuntansi manajemen adalah akuntansi biaya.

2. Akuntansi Persediaan

Sistem akuntansi persediaan berguna untuk merencanakan dan melacak tingkat persediaan dan kegiatan terkait inventarisasi. Salah satu sistem persediaan adalah kode bar pelacakan. Kode bar ini dapat digunakan untuk melacak item yang berpindah-pindah.

3. Akuntansi Industri-Spesifik

Sistem akuntansi juga bisa mencakup aplikasi industri-spesifik. Contohnya adalah sistem akuntansi ritel yang memiliki kebutuhan yang berbeda dimana ketika item dijual, sistem akuntansi ritel harus melacak dan melaporkan markdown dari barang dagangan.

4. Akuntansi Non-Profit

Akuntansi Non-profit maksudnya adalah akuntansi memiliki set sendiri yang spesifik dari persyaratan pelaporan. Misalnya dana harus dilacak peruntukannya sehingga menghasilkan data yang benar.Tujuan dan Manfaat Sistem AkuntansiTujuan umum dari sistem akuntansi sebagaimana yang dinyatakan oleh Mulyadi (2013:19) adalah sebagai berikut.

1. Menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik berupa mutu, ketepatan penyajian, ataupun struktur informasi.
3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern akuntansi, yaitu memperbaiki tingkat keandalan informasi serta menyediakan catatan mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Dari keempat tujuan umum diatas, dapat ditarik benang merah bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk memberikan informasi tentang kegiatan perusahaan. Hal tersebut juga dilakukan untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.Selain tujuan yang sudah dijelaskan di atas, Sistem Akuntansi juga memiliki manfaat sebagai berikut.

1. Menyajikan informasi yang akurat dan tepat agar bisa dipakai perusahaan dalam melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi produk yang dihasilkan.
3. Meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, baik pada bagian keuangan dan bagian lain.
4. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan peran berbagi pengetahuan (sharing knowledge).

Unsur-Unsur di Dalam Sistem AkuntansiSuatu sistem akuntansi juga mengandung unsur-unsur di dalamnya. Secara umum, ada lima unsur utama, yaitu :

1. Formulir

Formulir dalam hal ini merupakan dokumen untuk merekam transaksi, karenanya formulir juga sering disebut dokumen. Melalui formulir, data yang berhubungan dengan transaksi yang direkam akan dijadikan dasar dalam pencatatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, cek, dan kas keluar.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan serta data lainnya. Pada Jurnal, terdapat pula kegiatan peringkasan data yang hasil ringkasannya tercantum ke rekening dalam buku besar. Contoh dari jurnal ini adalah Jurnal Pembelian, Jurnal Penjualan, dan Jurnal Penerimaan Kas.

3. Buku Besar (General Ledger)

Buku Besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan dalam meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening tersebut disediakan sesuai dengan unsur informasi apa yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger)

Seperti namanya, Buku Pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu dalam merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam Buku Besar. Baik Buku Besar ataupun Buku Pembantu menjadi catatan akuntansi akhir yang artinya tidak ada catatan akuntansi lain sesudah data akuntansi digolongkan dalam rekening Buku Besar dan Buku Pembantu. Contoh Buku Pembantu adalah Buku Pembantu Piutang yang merinci semua data debitur.

5. Laporan

Seperti namanya, Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi. Laporan Keuangan ini dapat berupa laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, daftar utang yang akan dibayar, dan lain sebagainya.Tidak hanya soal unsur-unsur yang ada di dalamnya, Sistem Akuntansi juga harus dipahami sebagai suatu tahapan. Setidaknya ada 3 tahapan dalam sistem akuntansi tersebut, yaitu :

1. Mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik  tentang jumlah fisik maupun jumlah uang. Selain itu, data penting lain yang berkaitan dengan transaksi perusahaan juga harus dikenali di awal pelaksanaan.
2. Mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi ke dalam catatan akuntansi yang ada.
3. Meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi dalam bentuk laporan bagi manajemen dan pihak lain yang berkepentingan.

Itulah penjelasan rinci soal Sistem Akuntansi dan unsur-unsur yang ada di dalamnya. Sistem akuntansi ini sebaiknya bisa diterapkan oleh semua pelaku bisnis termasuk bisnis kecil agar pengelolaan keuangan atau akuntansi bisa lebih efektif. Penggunaan software akuntansi seperti yang disediakan oleh Ukirama juga akan sangat membantu.