Apa itu Sistem ERP dan Kegunaannya

ERP atau Enterprise Resource Planning, sesuai namanya ini semacam aplikasi atau software yang hadir untuk membantu perusahaan mengatur semua sumber dayanya. Tak hanya sumber daya, namun juga memiliki kemampuan mengelola proses operasional perusahaan. ERP ini layaknya seorang administrator yang memiliki kemampuan dan kapasitas sangat besar sehingga dapat mencatat banyak data dari segala departemen secara real time. Semua data yang dimasukkan ke dalam software ini akan diintegrasikan dan diperiksa keaslian datanya, sehingga data-data manipulasi atau tidak asli akan terdeteksi. ERP dikembangkan pertama kali di pertengahan abad 20 dan terus diperbaiki hingga saat ini menjadi sistem yang mapan dan makin canggih. Sistem Enterprise Resource Planning ini memiliki banyak fungsi yang dapat memudahkan manajer mengelola operasional perusahaannya. Apa saja kegunaan ERP ini? 

Kegunaan ERP

1. Mengelola dan menganalisis basis data pelanggan 

Salah satu data yang bisa dikelola oleh sistem ERP ini adalah basis data pelanggan. Ini merupakan data yang amat penting, krusial dan cukup sensitif. Dari segi keamanan datanya, harus dijaga ketat karena basis data pelanggan ini adalah salah satu harta yang dimiliki perusahaan untuk terus melakukan penjualan dan membentuk pelanggan setia dari tahun ke tahun. Basis data pelanggan yang bisa ditampung dan dikelola oleh ERP meliputi tanggal transaksi pembelian barang, barang apa saja yang dibeli, harga, intensitas pembelian dan juga identitas personal pelanggan. Semua data strategi ini dapat menjadi amunisi yang ampuh jika dikelola dengan baik dan dibuat sebagai landasan strategi yang lebih baik. Sistem ERP dapat melakukan pengolahan data mulai dari pengarsipan hingga memfilter data pelanggan ini sesuai yang dibutuhkan saja.

2. Mengelola administrasi SDM 

Tak hanya mengolah data pelanggan saja, data yang berhubungan dengan sistem administrasi karyawan juga bisa dilakukan oleh sistem ERP ini. Selama ini mungkin HR merasa kesulitan untuk melakukan administrasi karyawan yang banyak sekali jumlahnya. Seperti contohnya mengumpulkan berkas identitas pribadi karyawan, membuat jadwal kerja untuk sistem shifting, mengatur cuti, jobdesk karyawan dan juga menjadwal gaji. Semua kegiatan tersebut dapat diintegrasikan dalam sistem ERP oleh bagian HR.  memanfaatkan sistem ERP dalam mengelola karyawan dapat meningkatkan efisiensi waktu dan biaya operasional. 

3. Membuat standarisasi produksi 

Dalam hal produksi, sistem ERP dapat dimanfaatkan untuk mengontrol proses produksi. Setiap tahapan produksi dapat di input datanya dan dipantau oleh manajer produksi. Proses yang dinilai terlalu lama dapat diperbaiki berdasarkan laporan data. Semua proses produksi dapat dipantau secara real time sehingga jika ditemui kendala atau produksi yang tidak sesuai standar bisa segera diketahui. Termasuk juga dalam hal biaya produksi. Manajer dapat memantau biaya yang keluar dengan produksi yang berjalan apakah sudah sesuai atau belum. 

4. Efisiensi biaya operasional 

Sistem ERP dapat melakukan banyak tugas sekaligus, mengintegrasikannya sehingga semua data yang masuk dapat diolah dan diakses oleh siapapun yang memiliki akses melihat. Banyak pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan oleh seorang karyawan, kini bisa dihandle oleh sistem ini. Hal ini membuat operasional perusahaan lebih efisien karena tidak perlu lagi merekrut karyawan untuk banyak posisi. Sedikit karyawan saja sudah cukup untuk melakukan semua proses operasional perusahaan, dengan catatan karyawan yang ada paham dengan cara kerja ERP ini. 

5. Mengintegrasikan informasi antar departemen 

Sistem ERP memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data-data dari berbagai departemen. Sebuah perusahaan yang tidak memiliki sistem yang terintegrasi antar departemennya akan mengalami keterlambatan dalam operasional perusahaan, apalagi jika antar departemen tak bisa bergerak sendiri. Keberadaan ERP ini dapat mempercepat kinerja departemen-departemen, karena antar departemen dapat saling mengakses data yang dibutuhkan tanpa saling menunggu. Transaksi-transaksi yang melibatkan kebutuhan lebih dari satu departemen juga dapat berjalan lebih efektif dan mencegah transaksi ganda terjadi. 

6. Mengelola pengadaan barang 

Setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda dalam pengadaan barang untuk operasional perusahaannya. Ada yang terpusat satu departemen tertentu saja yang bisa melakukan purchasing kebutuhan perusahaan, atau setiap departemen bisa melakukannya sendiri untuk departemennya. Apapun pilihan strategi purchasingnya, sistem ERP ini dapat membantu perusahaan menata pengadaan barangnya agar tidak terjadi double purchasing dan pelaporan pengadaan barang bisa terintegrasi dan secara real time, sehingga manajer atau departemen lain pun bisa mengakses informasinya dengan cepat. 

7. Membuat laporan dengan cepat dan akurat. 

Kegunaan berikutnya yaitu membantu dalam pembuatan laporan kegiatan operasional perusahaan, seperti laporan keuangan, laporan kegiatan produksi, laporan penjualan dan juga laporan personalia SDM. Semua laporan ini dapat dibuat dengan cepat dan real time melalui ERP karena ERP telah memiliki data-data yang diperlukan dalam membuat laporan tersebut. Selama ini sudah diinput secara disiplin sehingga ketika tiba harinya laporan, kita bisa melakukan sortir data saja, mana saja yang diperlukan untuk pembuatan laporan. Jadi semuanya bisa dilakukan dengan efisien dan efektif. 

8. Memiliki sistem firewall yang dapat memberi jaminan keamanan data Anda

Sistem ERP yang telah dikembangkan saat ini sudah lebih canggih dibanding generasi pendahulunya. Sistem ini telah dibekali sistem keamanan berupa firewall yang dapat menangkal serangan pencuri atau kebocoran data sehingga data yang tersimpan dalam sistem akan aman. Selain itu, sistem ERP juga memiliki pengaturan siapa saja yang dapat mengakses data. Hanya orang-orang tertentu saja yang diberi hak akses yang dapat mengaksesnya, dan juga hak akses dapat dicabut sewaktu-waktu. Hal ini dapat meningkatkan keamanan data yang tersimpan dalam ERP. Sistem Enterprises Resource Planning ini merupakan inovasi yang sangat membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Beberapa pekerjaan yang berupa pengulangan dan bersifat data, dapat dilimpahkan pada ERP untuk menangani pengolahannya sehingga pemilik perusahaan dapat berfokus kepada pekerjaan lainnya yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan. Seperti perancangan strategi-strategi penting untuk meluaskan jangkauan perusahaan. Selain itu, sistem ERP juga dapat menjadi batu loncatan perusahaan dalam mengakses teknologi yang baru. Seperti yang kita tahu bahwa setiap tahun selalu bermunculan teknologi baru yang makin canggih, dengan memakai ERP ini perusahaan akan senantiasa beradaptasi ketika datang teknologi baru yang makin mutakhir. Semoga artikel ini bermanfaat.