Approval matrix menetapkan siapa berwenang menyetujui suatu transaksi atau keputusan, berdasarkan jenis transaksi, nominal, dan tingkat risikonya. Tanpa matriks ini, persetujuan berjalan menurut kebiasaan: semua pengeluaran menunggu tanda tangan direktur, atau sebaliknya, transaksi besar lolos hanya dengan balasan "ok" di chat. Panduan berikut menjelaskan komponen, jenis, contoh tabel, dan langkah menyusun matriks persetujuan yang bisa Anda sesuaikan dengan struktur perusahaan.
Apa Itu Approval Matrix?
Approval matrix adalah dokumen kebijakan berbentuk tabel yang memetakan setiap jenis transaksi atau keputusan ke pihak yang berwenang menyetujuinya, lengkap dengan batas nominal dan urutan persetujuannya. Dalam praktik di Indonesia, dokumen ini juga disebut matriks persetujuan, matriks otorisasi, atau matriks batas wewenang.
Matriks persetujuan bekerja dengan logika "jika X, maka Y". Contohnya, jika nilai pembelian di bawah Rp10 juta, cukup disetujui kepala departemen; jika di atas Rp250 juta, wajib disetujui direktur utama.
Komponen utama matriks persetujuan
Matriks persetujuan yang lengkap memuat enam komponen: jenis transaksi, batas nominal, peran penyetuju, urutan persetujuan, delegasi, dan dokumen pendukung.
| Komponen | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| Jenis transaksi | Kategori keputusan yang diatur | Pembelian, reimbursement, diskon khusus |
| Batas nominal | Rentang nilai untuk setiap tingkat persetujuan | Sampai Rp10 juta; Rp10–50 juta |
| Peran penyetuju | Jabatan yang berwenang, bukan nama orang | Kepala departemen, Finance Manager, direktur |
| Urutan persetujuan | Berurutan, paralel, atau kondisional | Finance Manager, lalu Direktur Keuangan |
| Delegasi | Pengganti saat penyetuju berhalangan | Wakil direktur selama masa cuti |
| Dokumen pendukung | Bukti wajib sebelum persetujuan diberikan | Purchase requisition, penawaran vendor, nota |
Perbedaan Matriks Persetujuan, Authority Matrix, dan Approval Hierarchy
Matriks persetujuan, authority matrix, dan approval hierarchy saling berkaitan, tetapi masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda. Tabel berikut merangkum perbedaannya, termasuk kaitannya dengan prinsip segregation of duties.
| Istilah | Pertanyaan yang dijawab | Bentuk umum |
|---|---|---|
| Matriks persetujuan | Siapa menyetujui transaksi apa, sampai nominal berapa | Tabel transaksi dan penyetuju |
| Authority matrix (authorisation matrix, delegation of authority) | Wewenang apa yang didelegasikan direksi ke setiap jabatan, termasuk menandatangani kontrak | Dokumen kebijakan wewenang yang lebih luas |
| Approval hierarchy | Bagaimana urutan jenjang persetujuan dari level terendah ke tertinggi | Rantai atau bagan berjenjang |
| Segregation of duties | Bagaimana mencegah satu orang menguasai seluruh tahap transaksi | Prinsip pengendalian internal |
Dalam praktik, matriks persetujuan biasanya menjadi turunan operasional dari kebijakan pendelegasian wewenang. Matriks ini juga menjadi alat untuk menjalankan segregation of duties, karena pengaju, penyetuju, dan pembayar idealnya tiga orang yang berbeda.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Matriks Persetujuan?
Perusahaan membutuhkan approval matrix untuk mencegah kebocoran dana, mempercepat keputusan rutin, dan memastikan setiap transaksi memiliki jejak persetujuan yang bisa diaudit.
Mengurangi risiko fraud dari kontrol yang lemah
Laporan Occupational Fraud 2026 dari ACFE, yang menganalisis 2.402 kasus di 143 negara dan wilayah, mencatat 33% kasus terjadi karena tidak ada kontrol internal dan 19% karena kontrol yang ada dilangkahi. Matriks persetujuan yang dijalankan di sistem menutup kedua celah tersebut, karena transaksi tidak dapat diproses tanpa persetujuan dari peran yang tepat.
Mempercepat persetujuan transaksi rutin
Matriks persetujuan memindahkan transaksi bernilai kecil ke level manajer, sehingga direktur hanya menangani keputusan bernilai besar atau nonrutin. Dengan begitu, pembayaran ke vendor tidak tertahan hanya karena satu pejabat sedang rapat atau dinas luar.
Menyelaraskan wewenang dengan anggaran dasar dan UU PT
Matriks persetujuan harus sejalan dengan batas wewenang direksi dalam anggaran dasar perusahaan. Sebagai contoh, Pasal 102 UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mewajibkan direksi meminta persetujuan RUPS untuk mengalihkan atau menjaminkan kekayaan perseroan yang nilainya lebih dari 50% kekayaan bersih.
Jenis Approval Matrix
Matriks persetujuan dibedakan berdasarkan dasar penentuan penyetujunya, yaitu nominal transaksi, jenis transaksi, atau tingkat risiko.
Matriks persetujuan berbasis nominal
Matriks berbasis nominal menetapkan penyetuju menurut besar nilai transaksi. Jenis ini paling umum dipakai untuk pembelian dan pengeluaran karena aturannya mudah dipahami dan mudah diotomatisasi.
Matriks persetujuan berbasis jenis transaksi
Matriks berbasis jenis transaksi menetapkan penyetuju menurut kategori, misalnya pembelian aset tetap selalu melibatkan Direktur Keuangan berapa pun nilainya. Jenis ini cocok untuk transaksi yang risikonya tidak sebanding dengan nominalnya, seperti diskon khusus atau penghapusan piutang.
Matriks persetujuan berbasis risiko
Matriks berbasis risiko menambahkan penyetuju ketika transaksi memenuhi kondisi tertentu, seperti vendor baru, pembelian di luar anggaran, atau pengeluaran yang melampaui rencana anggaran proyek. Perusahaan kontraktor, misalnya, sering menambahkan persetujuan direksi ketika realisasi biaya proyek mendekati batas RAB.
Pola alur persetujuan
Setiap jenis matriks persetujuan dapat dijalankan dengan tiga pola alur berikut.
- Sequential: penyetuju memberi keputusan secara berurutan, misalnya Finance Manager lalu Direktur Keuangan.
- Paralel: beberapa penyetuju meninjau secara bersamaan, misalnya tim legal dan tim keuangan untuk kontrak vendor.
- Kondisional: alur bercabang otomatis sesuai nominal, departemen, atau kondisi risiko transaksi.
Contoh Approval Matrix untuk Perusahaan Menengah
Contoh approval matrix berikut menggambarkan kebijakan persetujuan perusahaan menengah dengan empat tingkat nominal untuk pembelian. Angka batas pada tabel bersifat ilustrasi dan perlu disesuaikan dengan skala transaksi perusahaan Anda.
| Jenis transaksi | Pengaju | Penyetuju sesuai nominal | Dokumen wajib |
|---|---|---|---|
| Purchase order barang dan jasa | Staf purchasing | Sampai Rp10 juta: Kepala Purchasing; Rp10–50 juta: Finance Manager; Rp50–250 juta: Direktur Keuangan; di atas Rp250 juta: Direktur Utama | Purchase requisition, penawaran vendor |
| Reimbursement karyawan | Karyawan | Sampai Rp5 juta: atasan langsung; di atas Rp5 juta: atasan langsung, lalu Finance Manager | Nota asli, formulir klaim |
| Pengisian ulang kas kecil | Kasir | Semua nominal: Finance Manager | Rekap pengeluaran kas kecil |
| Pembelian aset tetap | Kepala departemen | Sampai Rp250 juta: Direktur Keuangan; di atas Rp250 juta: Direktur Keuangan dan Direktur Utama | Analisis kebutuhan, tiga penawaran |
| Diskon khusus penjualan | Staf sales | Di atas diskon standar: Sales Manager; di atas dua kali diskon standar: Direktur | Perhitungan margin |
| Penghapusan piutang | Staf piutang (AR) | Semua nominal: Direktur Keuangan | Laporan umur piutang, bukti penagihan |
Sebagai ilustrasi, purchase order senilai Rp45 juta masuk ke tingkat Rp10–50 juta, sehingga cukup disetujui Finance Manager setelah dokumen lengkap. Jika PO yang sama ditujukan ke vendor baru, aturan berbasis risiko dapat menambahkan Direktur Keuangan sebagai penyetuju kedua.
Perhatikan bahwa matriks ini juga mengatur transaksi yang mengurangi penerimaan, seperti diskon khusus dan penghapusan piutang. Transaksi jenis ini sering luput dari aturan persetujuan, padahal dampaknya terhadap laba sama nyatanya dengan pengeluaran.
Cara Membuat Approval Matrix dalam 6 Langkah
Approval matrix disusun dengan memetakan transaksi, menetapkan batas nominal dan penyetuju, lalu menjalankannya di sistem dan meninjaunya secara berkala.
- Inventarisasi jenis transaksi. Daftar seluruh transaksi yang mengeluarkan atau mengurangi uang perusahaan, mulai dari tahapan proses procurement hingga penggajian.
- Tetapkan batas nominal dari data. Turunkan batas dari distribusi nilai transaksi 6–12 bulan terakhir, sehingga tingkat terendah mampu menangani sebagian besar transaksi rutin. Batasi jumlahnya menjadi tiga sampai empat tingkat agar mudah diingat.
- Petakan peran penyetuju. Gunakan jabatan, bukan nama orang, dan pastikan pengaju tidak dapat menyetujui transaksinya sendiri.
- Atur delegasi dan eskalasi. Tentukan penyetuju pengganti saat pejabat cuti, batas waktu delegasi, dan ke mana permintaan dieskalasi jika tertahan terlalu lama.
- Sahkan dan sosialisasikan. Matriks perlu ditandatangani direksi agar berlaku sebagai kebijakan resmi, lalu dibagikan kepada seluruh pengaju dan penyetuju.
- Jalankan di sistem dan tinjau berkala. Konfigurasikan aturan persetujuan di sistem ERP atau akuntansi, lalu tinjau batas nominal setiap tahun bersamaan dengan penyusunan anggaran.
Kesalahan Umum saat Menerapkan Matriks Persetujuan
Kesalahan paling umum adalah membuat approval matrix yang rapi di dokumen, tetapi tidak dijalankan di sistem. Berikut pola kesalahan yang paling sering muncul.
- Pemecahan transaksi (split purchase): pembelian Rp60 juta dipecah menjadi beberapa PO di bawah Rp10 juta agar cukup disetujui kepala departemen.
- Persetujuan setelah pembayaran: dana ditransfer lebih dulu dan persetujuan menyusul, sehingga matriks kehilangan fungsi pencegahannya.
- Terlalu banyak tingkat: lebih dari empat tingkat membuat transaksi rutin tertahan dan mendorong pengguna mencari jalan pintas.
- Batas nominal tidak diperbarui: batas yang disusun saat omzet masih kecil membuat direktur kembali kebanjiran permintaan persetujuan.
Agar aturan tidak berhenti di dokumen, persetujuan perlu tertanam langsung di alur transaksi. Ukirama ERP mendukung multi-level approval berbasis nominal pada modul keuangan dan akuntansi, sementara document tree di modul pembelian dan penjualan menghubungkan PR, PO, pengiriman, invoice, hingga pembayaran sehingga dokumen pendukung setiap persetujuan mudah ditelusuri.
Jika persetujuan di perusahaan Anda masih dikumpulkan lewat chat dan tanda tangan basah, tim Ukirama dapat membantu memetakan matriks persetujuan ke alur pembelian dan pengeluaran di sistem. Jadwalkan demo Ukirama ERP atau konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim kami melalui WhatsApp.
FAQ
Berapa jumlah tingkat persetujuan yang ideal?
Jumlah tingkat persetujuan yang ideal untuk perusahaan menengah umumnya tiga sampai empat tingkat. Jumlah ini cukup untuk membedakan transaksi rutin, transaksi menengah, dan transaksi strategis tanpa memperlambat proses. Ukurannya sederhana: tingkat terendah sebaiknya mampu menyelesaikan sebagian besar transaksi harian tanpa melibatkan direksi.
Apakah matriks persetujuan perlu disahkan direksi?
Approval matrix sebaiknya disahkan direksi agar berlaku sebagai kebijakan resmi perusahaan. Pengesahan ini memberi dasar yang jelas saat audit internal, audit eksternal, maupun ketika terjadi perbedaan pendapat soal wewenang. Pastikan juga isi matriks tidak bertentangan dengan batas wewenang direksi dalam anggaran dasar dan UU Perseroan Terbatas.
Bagaimana jika penyetuju sedang cuti?
Penyetuju yang sedang cuti digantikan oleh penyetuju pengganti yang sudah ditetapkan dalam aturan delegasi. Aturan ini sebaiknya mencantumkan nama jabatan pengganti, batas nominal yang boleh disetujui, dan masa berlaku delegasi. Tanpa aturan delegasi, transaksi akan menumpuk atau disetujui oleh pihak yang sebenarnya tidak berwenang.
Seberapa sering matriks persetujuan perlu ditinjau?
Matriks persetujuan perlu ditinjau minimal setahun sekali, idealnya bersamaan dengan penyusunan anggaran tahunan. Peninjauan lebih cepat diperlukan ketika ada perubahan struktur organisasi, pembukaan cabang atau anak usaha baru, maupun kenaikan omzet yang signifikan, karena batas nominal lama bisa menjadi terlalu rendah.
Apakah perusahaan kecil juga membutuhkan matriks persetujuan?
Perusahaan kecil tetap membutuhkan matriks persetujuan, meskipun bentuknya lebih sederhana. Dua tingkat persetujuan sudah cukup, misalnya manajer untuk transaksi rutin dan pemilik untuk transaksi besar. Jika tim keuangan hanya dua atau tiga orang, tambahkan kontrol pengganti seperti review mutasi rekening mingguan oleh pemilik.
