Berikut Ini Fungsi dan Perbedaan Faktur, Invoice, Kwitansi, Bon, dan Nota dalam Bisnis

Dalam kegiatan bisnis baik skala kecil maupun besar butuh bukti-bukti transaksi. Bagi masyarakat awam yang bergelut di kegiatan jual beli kecil seperti berbelanja di toko dan supermarket, mungkin hanya mengenal istilah nota atau bon. Tetapi bagi kegiatan bisnis besar seperti skala perusahaan, maka ada istilah atau bentuk lain dari bukti transaksi bisnis ini.Faktur, invoice, kwitansi, bon, dan nota adalah sebutan yang lumrah dijumpai untuk menyebut bukti transaksi jual-beli. Tetapi tahukah Anda apa perbedaan dari kelimanya? Ya, bagi banyak orang terutama yang awam di dunia bisnis mungkin masih bingung untuk membedakannya. Agar Anda juga tidak bingung, berikut perbedaan dan fungsi dari faktur, invoice, kwitansi, bon, dan nota dalam bisnis.

Faktur

Secara umum, faktur dimaknai sebagai dokumen komersial yang merinci transaksi antara pembeli dan penjual, baik pembelian itu dilakukan secara tunai maupun kredit. Faktur sebagai tanda bukti jual-beli karena menyatakan bahwa barang-barang yang tercantum di dalamnya telah diperjualbelikan atau berpindah tangan. Barang-barang yang tercantum juga disertai rincian seperti jumlah, jenis, dan model, serta tentunya biaya dan harga. Selain itu, di dalam faktur juga disertai keterangan nama, alamat, dan nomor pemesanan.Faktur umum dibuat dalam bentuk hardcopy, namun seiring waktu maka faktur bentuk softcopy atau dikenal dengan sebutan faktur elektronik (e-faktur) juga sudah mulai banyak dipakai untuk memudahkan pengiriman hingga penyortiran. Faktur sendiri setidaknya ada 3 rangkap, yaitu pertama untuk pembeli dan kedua untuk penjual yang dijadikan lampiran saat penagihan, dan terakhir disimpan di dalam buku faktur.Lantas apa saja fungsi faktur? Selain sebagai bukti pungutan pajak, perinci transaksi, dan sarana pengkreditan pajak, berikut dua fungsi utama faktur yang berperan penting bagi kegiatan bisnis.

1. Fungsi Pengendalian Akuntansi

Hal yang dimaksud dari fungsi pengendalian akuntansi adalah karena pada faktur tertera jumlah total jatuh tempo yang dapat diakui menjadi utang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual. Total jatuh tempo yang tercatat tersebut dapat dimasukkan dalam laporan keuangan, akun utang dagang, dan akun piutang dagang, terutama ketika transaksi dilakukan secara kredit. Pada intinya, penggunaan faktur bisa mewakili keberadaan kredit karena penjual telah mengirim produk atau memberi layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

2. Fungsi Kontrol Internal

Faktur menjadi komponen pengendalian akuntansi internal perusahaan. Komponen biaya dalam faktur harus sudah disetujui oleh manajemen perusahaan yang bertanggung jawab termasuk oleh  bagian audit dan perpajakan. Hal ini menjadikan pembayaran baru bisa dicairkan jika sudah disetujui oleh semua elemen yang bertanggung jawab.

Invoice

Invoice memang sering disamakan dengan faktur karena keduanya memang memiliki kesamaan. Invoice bisa diartikan sebagai dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayar oleh customer / pembeli. Invoice dibuat berdasarkan barang yang sudah diserahkan atau diterima oleh pembeli sehingga umumnya dokumen invoice dibuat ketika delivery order sudah ditandatangani oleh pembeli.Fungsi utama dari invoice sendiri tentu sebagai bukti penagihan terhadap  pembelian yang dilakukan. Namun selain itu, berikut fungsi invoice secara lebih luasnya.

1. Menyimpan Catatan Penjualan

Sebagai sebuah dokumen jual-beli, tentu invoice berperan untuk menyimpan catatan penjualan yang bisa diperlukan di masa depan. Hal ini lantaran pada invoice terdapat data-data penting seperti waktu transaksi, identitas penagih, identitas pembeli, daftar produk atau jasa, hingga jumlah pajak.

2. Sebagai Payung Hukum Penjual

Invoice tentu sangat penting bagi kegiatan bisnis karena bisa dijadikan payung hukum jika terjadi konflik antara penjual dan pembeli. Sebagai contoh jika pembeli menolak melakukan pembayaran ketika barang sampai, maka penjual bisa menuntut pembeli dengan invoice yang sudah disiapkan sejak pembeli membuat perjanjian untuk memesan barang bersangkutan.

3. Arsip dan Menganalisis Bisnis

Selain sebagai arsip keuangan, keberadaan invoice bisa dimanfaatkan penjual untuk menganalisis pola pembelian pelanggan. Hal ini penting untuk bisa menyiapkan strategi bisnis di masa depan.

Kwitansi

Kwitansi bisa dikatakan merupakan salah satu jenis dokumen bukti jual-beli paling populer dikenal masyarakat. Lembar kwitansi pun mudah dibeli di berbagai toko perlengkapan alat tulis dengan harga terjangkau. Meskipun terlihat sederhana, kwitansi tentu tetap memiliki kekuatan hukum yang kuat.Dalam kwitansi terdapat beberapa elemen utama yaitu jumlah uang, penerima/penjual, pemberi/pembeli, maksud keperluan penyerahan uang, keterangan tempat dan tanggal, dan tentunya tanda tangan penerima. Sebagai bukti sah alias legalitas, kwitansi harus diberikan materai sesuai kebutuhan yang ditentukan oleh undang-undang perpajakan. Lembar kwitansi juga terdiri dari dua bagian, lembar kecil yang disebut sub-kuitansi disimpan oleh penjual dan lembar besar diberikan kepada pembeli. Selain itu, kwitansi bisa juga dibuat dua rangkap untuk disimpan oleh masing-masing penjual dan pembeli.Dari penjelasan diatas, maka bisa disimpulkan bahwa Kwitansi memiliki fungsi khusus sebagai bukti transaksi penerimaan sejumlah uang dari pemberi uang kepada penerima uang. Bukti tersebut juga dilengkapi dengan keterangan akan tujuan atau maksud dari transaksi tersebut.

Bon

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Bon diartikan sebagai surat kecil berisi keterangan pengambilan barang, peminjaman uang, dan sebagainya. Ya, Bon memang memiliki beberapa peruntukan terutama yang berkaitan dengan jual-beli (pengambilan barang) dan peminjaman uang. Terkait dengan jual-beli, bon lumrah dikenal sebagai struk pembelian yang didalamnya termuat nama penjual, tanggal transaksi, nama barang, jumlah barang, dan harganya. Sedangkan terkait peminjaman uang, dalam secarik bon tercakup beberapa hal seperti nama atau badan yang menerima pinjaman (debitur), jenis dan jumlah barang atau uang yang dipinjam, tanggal peminjaman dan pengembalian uang atau barang, serta nama debitur.Berdasarkan penjelasan di atas, maka jelas bahwa Bon juga masuk dalam salah satu bukti transaksi bisnis. Perbedaan mendasar dari Bon ialah dari bentuknya yang lebih sederhana dan biasa digunakan dalam transaksi jual-beli di toko, supermarket, restoran, swalayan, retail, atau sejenisnya.

Nota

Hampir sama dengan Bon, Nota juga merupakan dokumen tertulis yang digunakan untuk pembelian atau penjualan dalam sebuah kegiatan bisnis. Nota menjadi bukti transaksi yang dilakukan antara pihak penjual dan pembeli. Nota akan disiapkan dan diberikan sebelum produk berpindah tangan agar kedua belah pihak mengetahui berapa total pembayaran yang harus dilunasi termasuk jika dilakukan secara kredit maka tercantum pula tenggat waktu pembayarannya.Dalam pemanfaatannya, nota terbagi menjadi dua jenis, yaitu nota debet dan nota kredit. Nota debet dibuat sebagai bukti transaksi yang dibuat oleh pihak kedua atas pengembalian barang yang rusak atau cacat. Sedangkan nota kredit dibuat sebagai pemberitahuan jika penjual telah mengganti dan mengirimkan kembali produk baru sebagai pengganti produk yang rusak atau cacat.Selain sebagai bukti transaksi bisnis, nota juga memiliki beberapa fungsi atau manfaat lain yang diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Dokumen untuk mengetahui berapa banyak produk yang dikirimkan ke pelanggan dan total produk yang harus dibayar.
2. Sebagai bahan notifikasi agar pembeli membayarkan tagihan tepat waktu.
3. Tanda terima jika ada transaksi di antara penjual dan pembeli.
4. Bukti transaksi untuk dimasukkan dalam laporan keuangan.

Berdasarkan penjelasan di atas, jelas bahwa nota berbeda dengan bukti transaksi lain karena nota dibuat sebelum barang dikirim (transaksi pindah tangan belum terjadi). Nota tersebut dikirim oleh penjual sebagai tanda bukti bahwa pembeli akan membayarkan sejumlah uang sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Itulah penjelasan dari masing-masing faktur, invoice, kwitansi, bon, dan nota. Secara umum kelimanya memang berfungsi sebagai bukti suatu transaksi bisnis. Hanya saja yang membedakan adalah bentuk dan peruntukannya. Bagi perusahaan dengan keperluan bisnis tinggi dan bernilai besar, maka penggunaan faktur dan invoice adalah hal lumrah. Kwitansi lebih umum dipakai untuk transaksi bisnis menengah, sedangkan bon dan nota banyak digunakan dalam transaksi jual-beli sederhana.