Ada berbagai usaha atau bisnis bidang jasa yang populer dan menjanjikan, salah satunya adalah distribusi. Bisnis distribusi ini kerap menjadi pilihan karena tidak membutuhkan modal yang terlalu besar, kerugian bisa diminimalisir dan tidak perlu repot akan keperluan perizinan barang karena bukan tanggung jawab distributor. Meskipun memang secara keuntungan per barang nilainya terbilang kecil, tetapi jika bisnis berskala besar maka profit tentu akan besar pula.Dalam banyak kasus, setidaknya ada empat hal yang paling sering menjadi kendala atau masalah dalam bisnis distribusi. Keempat hal tersebut adalah sebagai berikut.

1. Kesulitan dalam Mengontrol Salesman

Sebagai distributor, keberadaan salesman juga sangat penting. Oleh karenanya, pengelolaan salesman ini harus serius dengan SOP yang baik dan benar. Jika tidak, kegiatan distributor akan terhambat bahkan merugi.

2. Kesulitan dalam Mengontrol Kredit Limit Customer

Urusan aliran uang tentu sangat berpengaruh pada kegiatan bisnis manapun. Dalam distribusi, piutang pelangganlah yang paling sering menjadi kendalanya. Oleh karena itu, perlu ketegasan dalam menentukan jatuh tempo pembayaran agar tidak merusak keseluruhan kegiatan distribusi.

3. Kesulitan dalam Menentukan Efisiensi Transportasi

Pengiriman barang akan sangat berpengaruh pada penghematan biaya. Kesalahan dalam menentukan transportasi yang paling efisien akan berpengaruh pada keuangan bisnis distribusi.

4. Kesulitan Mengontrol Keluar Masuk Barang

Terdapat hal yang sangat penting dalam bisnis distribusi yaitu soal pengelolaan stok atau in-out barang. Dalam hal ini, pendataan dan laporan keluar masuk menjadi krusial karena dari sanalah inti kegiatan usaha distribusi dimulai. Apalagi jika bisnis distribusi punya skala besar dengan ribuan barang bahkan punya cabang di tempat lain, maka akan fatal jika pengelolaan stoknya tidak ditangani dengan benar. Salah satu cara pengelolaan stok tersebut adalah melalui laporan keluar masuk barang distribusi.

Persiapan untuk Membuat Laporan Keluar Masuk Barang Distribusi

Berkaitan dengan laporan keluar masuk barang distribusi, artikel kali ini akan membahas cara untuk membuatnya. Namun sebelum itu, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut:

1. Menyiapkan SDM untuk Pendataan Keluar Masuk Barang

Biasanya, orang atau tim yang melakukan pendataan langsung dengan pembuatan laporan adalah orang yang berbeda. Ini artinya, sebelum membuat laporan keluar masuk barang harus sudah memastikan orang yang mendata adalah orang yang bisa dipercaya. SDM untuk mendata keluar masuk barang ini juga sebaiknya diawasi langsung oleh supervisor. Lakukan pengecekan secara berkala, harian dan mingguan untuk meminimalisasi kesalahan ketika membuat laporan keluar masuk barang . 

2. Persiapkan Laporan Pada Periode Sebelumnya

Bagi sebuah perusahaan, arsip laporan tentu sangat penting. Begitupun arsip laporan dari periode-periode sebelumnya untuk membuat laporan keluar masuk barang distribusi. Laporan periode sebelumnya ini penting untuk melihat kondisi pergerakan atau perubahan yang terjadi. Jika ada yang begitu jomplang sedangkan kegiatan bisnis distribusi tidak berubah, maka kemungkinan kesalahan mudah dideteksi.

3. Kumpulkan Kartu Stok

Jika perusahaan distribusi yang Anda kelola mempunyai skala yang cukup besar apalagi jika mempunyai cabang, maka kartu stok yang biasa dipakai pada perusahaan manufaktur juga bisa diterapkan. Kartu stok ini penting agar pengawasan keluar masuk barang lebih terjaga. Kartu stok sendiri ada baiknya dibuat dalam dua versi yaitu manual (bentuk fisik kartu) dan digital (pencatatan di excel). Nantinya, ketika hendak membuat laporan keluar masuk barang distribusi kartu stok ini harus dikumpulkan sebagai acuan. 

Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang Distribusi

Membuat laporan keluar masuk barang distribusi bisa dilakukan dengan dua cara. Pertama adalah cara lama yaitu dengan menggunakan Excel, sedangkan yang kedua adalah cara terbaru yaitu menggunakan software. Berkaitan dengan laporan keluar masuk barang distribusi menggunakan Excel, berikut cara pembuatannya.

1. Buka Excel dan membuat sheet dengan nama ‘data barang’.

2. Buat tabel dengan kolom untuk data standar yaitu kode barang, nama barang, stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir.

3. Blok semua kolom lalu klik table pada menu insert dan centang untuk ‘my tables has headers’

4. Isi tabel sesuai dengan data awal barang distribusi.

5. Buat sheet baru dengan nama ‘barang masuk’.

6. Buat empat kolom dengan penamaan masing-masing yaitu tanggal, kode barang, nama barang, dan jumlah. Isi sesuai data barang masuk.

7. Buat sheet baru untuk ‘barang keluar’. Buat kolom untuk tanggal, kode barang, nama barang, dan jumlah. Isi pula dengan data barang keluarnya. Untuk memudahkan penamaan barang, Anda juga bisa menggunakan rumus excel Vlookup.

8. Isi data di sheet Data Barang sesuai data pada sheet barang masuk dan barang keluar. Anda bisa menggunakan rumus excel sumif untuk memudahkannya. Rumusnya yaitu Pada kolom ‘barang masuk’, masukkan rumus sebagai berikut

=Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])Pada table6[kode], pilih kode di sheet “barang masuk”Pada table8[this row], pilih kode di sheet “data barang”Pada table6[jumlah], pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”

9. Pada kolom stok akhir, masukan rumus ‘stok awal’ + ‘barang masuk’ – ‘barang keluar’.

Berikut adalah contoh sederhana dari Laporan Keluar Masuk Barang DistribusiLaporan Keluar MasUk BarangDistributor Peralatan ArsitekturPeriode 12-18 Januari 2019

Kode Barang	Nama Barang	Stok Awal	Barang Masuk	Barang Keluar	Stok Akhir
AA 100	Paket Rotring	10	5	5	10
AA 111	Pulpen Rotring	20	10	10	20
AA 112	Mal Rotring	20	10	10	20
TV 110	Basoka	10	5	5	10
TV 111	Tas Kertas	10	10	10	10
TV 112	Penggaris	20	10	20	10
FG 110	Pensil Warna	30	30	20	40
FG 111	Selotip Kertas	50	30	40	40
FG 112	Drawing Pen	50	30	50	30

Laporan Keluar Masuk Barang Distribusi dengan Software

Pembuatan Laporan Keluar Masuk Barang Distribusi dengan menggunakan excel menjadi satu cara paling lumrah. Namun dengan perkembangan teknologi seperti sekarang, cara ini sudah mulai ditinggalkan. Perusahaan atau distributor kini banyak yang memilih menggunakan software akuntansi khusus. Penggunaan software dianggap lebih menguntungkan karena lebih mudah, lebih cepat, lebih hemat, dan minim kesalahan.Salah satu penyedia software akuntansi untuk pembuatan laporan keluar masuk barang distribusi ini tak lain adalah Ukirama ERP. Dengan menggunakan software dari Ukirama, pekerjaan laporan keluar masuk barang distribusi akan lebih terjamin kualitasnya. Tidak hanya karena efektif dan efisien, juga karena laporan keluar masuk barang akan saling terintegrasi dengan laporan atau data lainnya. Ini artinya data menjadi lebih akurat dan lebih mudah melakukan pengecekan.