Cara Mengelola Arsip Akuntansi Perusahaan

Menurut anda apa asset berharga bagi akuntan saat mengelola akuntansi perusahaan? Anda sangat salah jika hanya menyebutkan uang sebagai asset para akuntan. Di era yang serba super canggih ini uang biasa disimpan di bank dan untuk transaksi pembayaran dapat dilakukan dengan transfer mobile banking atau internet banking. Artinya transaksi bisa dilakukan tanpa uang cash atau biasa dikenal dengan transaksi non tunai. Asset yang paling berharga dan terus disimpan walau sudah bertahun – tahun lamanya ialah arsip baik arsip hard copy maupun soft copy. Tanpa arsip seorang akuntan tidak bisa membuktikan pencatatan bahkan memproses transaksi yang telah terjadi.Apa Itu Arsip?Arsip adalah dokumentasi atas hal yang berkaitan dengan transaksi keuangan seperti penerbitan invoice untuk penjualan barang dagangan, faktur pajak, nota kredit atau nota debit dan masih banyak lagi lainnya. dari arsip ini bisa ditelusuri informasi transaksi mulai dari kapan terjadinya, menggunakan pembayaran cash atau banking hingga syarat pengantaran barang. Dari arsip ini anda bisa melakukan pembelaan yang sah dan diakui secara hukum jika terjadi penipuan atas transaksi yang anda lakukan. Arsip bisa menyimpan informasi keuangan dan non keuangan. Untuk non keuangan bisa saja anda menyimpan dokumentasi training karyawan. Mengapa Pengelolaan Arsip Itu Penting?Kegiatan pengarsipan ini pasti dilakukan oleh semua jenis perusahaan baik komersial ataupun nirlaba. Ada beberapa manfaat kenapa anda wajib melakukan pengarsipan atau mengelola arsip anda sebaik mungkin sebagai berikut :

1. Menuruti Peraturan Pemerintah

Dalam bertransaksi tidak hanya penjual dan pembeli saja yang terlibat namun juga pemerintah. Pemerintah ikut campur tangan melalui pemungutan pajak. Oleh karenanya setiap barang yang diperdagangkan akan dikenakan pajak dan diterbitkan faktur pajak. Faktur pajak ini wajib anda arsipkan untuk membantu pelaporan keuangan perusahaan pada bulan April nanti.

2. Menghindari Kerugian

Selanjutnya pengarsipan dilakukan untuk menghindari kerugian yang terjadi karena kelalaian pencatatan akuntansi. Pengelolaan arsip juga bisa menentukan berapa harusnya keuntungan yang anda tetapkan melalui pencatatan akuntansi yang didasari atas transaksi produksi.

3. Sebagai Referensi Riset

Ada kalanya anda hendak melakukan riset untuk mengetahui peningkatan biaya atau bagaimana penjualan anda selama beberapa tahun belakangan. Adanya arsip akuntansi membantu anda mendapatkan informasi yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

4. Sebagai Bukti Yang Terpercaya

Apabila terjadi hal – hal yang tidak diinginkan dikemudian hari seperti klaim, pencurian atau penipuaan maka bukti yang telah anda arsipkan mampu menolong anda dalam persidangan. Hal ini dikarenakan arsip bisa jadi alat pengingat atas transaksi yang terjadi di masa lalu.Bagaimana Mengelola Arsip Yang Baik?Untuk mengelola arsip yang baik sebenarnya gampang dilakukan asal rutin dan konsiten. Ada beberapa poin yang bisa anda lakukan seperti dibawah ini :

1. Sortir Dahulu

Langkah awal yang bisa anda lakukan untuk mengelola arsip ialah dengan menyortirnya. Sortirlah surat sesuai dengan bagian atau lembaga yang mengeluarkannya. Kelompokkan dahulu menurut jenis bukti transaksinya. Gunakan kotak sortir untuk memudah anda dalam menyortir.

2. Indekskan

Langkah kedua berilah indeks atau kode surat dengan menggunakan nomor, abjad ataupun warna. Siapkan pula map atau tempat arsip tersendiri untuk setiap kelompok.

3. Urutkan Sesuai Tanggal

Selanjutnya urutkan sesuai dengan tanggal agar mudah mencarinya nanti ketika anda membutuhkannya di masa depan. Tanggal terbaru bisa terletak paling atas dan paling lama terletak paling bawah. Anda juga bisa membaginya lagi dalam beberapa bulan atau per tahun sehingga lebih cepat untuk mencarinya ketika dibutuhkan. Jika anda mengurutkan per bulan pastikan tempat penyimpanan berkas cukup besar.

4. Untuk Arsip Non Fisik

Untuk arsip non fisik anda bisa menatanya kedalam folder dengan sebelumnya telah diklasifikasikan sesuai jenis bukti transaksinya. Susunlah sesuai tahun atau bulan dan siapkan back up atau tempat penyimpanan khusus sendiri untuk arsip anda. Jangan lupa lakukan back up untuk menghindari hal – hal yang tidak diinginkan.Dengan arsip yang baik maka kinerja anda juga akan meningkat dan lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan anda.