Contoh Cara Membuat Laporan Stok Barang Harian Menggunakan Excel

Dalam kegiatan perdagangan, keberadaan gudang penyimpanan barang menjadi bagian penting. Di sanalah stok barang ditempatkan sebelum di jual atau didistribusikan. Tentunya untuk menyimpan barang ini harus ada pencatatan sebagai bentuk pengelolaan dan monitor ketersediaan barang tersebut.Terkait dengan pencatatan barang, dalam dunia akuntansi dikenal laporan stok barang. Seperti namanya, laporan ini mencatat secara rinci jumlah barang dari masing-masing jenisnya yang ada di gudang perusahaan. Oleh karena sangat berpengaruh pada perusahaan, maka kegiatan membuat laporan stok barang ini juga harus dilakukan dengan sangat tepat.

Manfaat Membuat Laporan Stok Barang

Seperti yang sudah disinggung di atas, laporan stok barang dibuat untuk merinci jumlah barang yang ada di gudang. Lebih jauh, berikut beberapa manfaat utama dari laporan stok barang:

1. Untuk mendapatkan informasi akurat tentang persediaan barang. Informasi ini sendiri dibutuhkan untuk mengambil keputusan akan jumlah dan waktu persediaan dalam pemenuhan kebutuhan usaha.
2. Menjamin persediaan dan kemungkinan akan kesalahan stok, kerusakan, kehilangan, hingga penyelewengan oleh oknum. Artinya, dengan laporan stok barang apalagi yang dibuat harian, maka kemungkinan tersebut menjadi lebih bisa diminimalisir atau terkontrol.
3. Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan persediaan yang terkelola baik.

Biasanya, pencatatan stok barang sendiri dimulai dengan pencatatan manual di gudang. Lalu kemudian, data yang sudah diambil akan dipindahkan pada Excel dengan langkah-langkah di atas. Jika terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian, maka selayaknya dilakukan pengecekan ulang. Pembuatan laporan stok barang sendiri bisa dilakukan secara berkala. Ada yang melakukannya secara mingguan atau bulanan. Namun dalam beberapa kasus, laporan stok barang juga bisa dilakukan secara harian. Lantas seperti apa cara membuat laporan stok barang harian ini? Berikut langkah-langkah dan contohnya dengan menggunakan Microsoft Excel.

Langkah-Langkah Membuat Laporan Stok Barang Harian dengan Excel

Membuat laporan stok barang harian sebenarnya tidak begitu sulit. Rumus Excel yang digunakan juga terbilang sederhana. Berikut ini langkah demi langkahnya:

1. Buka Microsoft Excel.
2. Buat sheet dengan nama ‘Data Barang’.
3. Buat Header sesuai ketentuan perusahaan beserta tanggal. Lalu buat tabel dengan judul kolom berupa kode, nama barang, stok awal, jumlah barang (masuk dan keluar), dan stok akhir.
4. Isi data tabel pada kode dan nama barang. Tabel kosong inilah yang menjadi acuan atau template untuk diisi setiap harinya.
5. Isi tabel pada stok awal sesuai dengan jumlah barang di awal hari atau sebelum pengecekan. Data stok awal ini bisa didapatkan pada laporan stok akhir di hari sebelumnya.

Setelah menuliskan data-data di atas, maka untuk memudahkan proses pencatatan barang masuk dan keluar, Anda harus membuat sheet baru di halaman Excel tersebut. Sheet baru ini untuk merinci jumlah barang masuk dan barang keluar yang akan diintegrasikan dengan sheet ‘Data Barang’.

6. Buat sheet baru dengan nama ‘Barang Masuk’
7. Buat tabel dengan judul kolom berupa tanggal, kode, nama barang, dan jumlah
8. Buat sheet baru dengan nama ‘Barang Keluar’
9. Buat tabel dengan judul kolom berupa tanggal, kode, nama barang, dan jumlah.
10. Buka kembali sheet ‘Barang Masuk’. Pada kolom nama barang, ketikkan rumus excel Vlookup. Rumus ini digunakan untuk memudahkan proses pemunculan nama barang setelah diketikkan kode barangnya.
11. Lakukan hal yang sama pada sheet ‘Barang keluar’

Setelah mendapatkan data jumlah barang masuk dan jumlah barang keluar di masing-masing sheet-nya. Maka, untuk mengintegrasikan data tersebut dengan sheet ‘Data Barang’ adalah dengan menggunakan rumus khusus.

12. Kembali ke sheet ‘Data Barang’, ketikkan rumus berikut di kolom ‘masuk’ =Sumif(tableX[kode],tableY[#thisrow],[kode],tableZ[jumlah])
    Keterangan: tableX[kode]: pilih kode di sheet “barang masuk”tableY[this row]: pilih kode di sheet “data barang”tableZ[jumlah]: pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”

13. Terakhir adalah mengisi kolom stok akhir. Rumus excel yang dipakai adalah =SUM(C7+D7-E7); dengan C7 adalah stok awal, D7 adalah jumlah barang masuk, dan E7 adalah jumlah barang keluar.

Setelah membuat laporan stok barang harian di atas, maka laporan ini bisa diintegrasikan kembali ke laporan stok barang mingguan atau bulanan. Oleh karena itulah data harian ini harus diyakini kebenarannya secara fisik karena kesalahan di satu hari saja akan mengakibatkan kesalahan di laporan akhir. Jika sudah salah di laporan akhir, maka pengecekan akan semakin sulit.

Menggunakan Kartu Stok

Menurut Warren, Reeve dan Fess (2002), stok adalah barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Salah satu alat yang digunakan untuk memantau keadaan stok yang dimiliki perusahaan adalah kartu stok (stock card).

Kartu stok barang atau biasa disebut kartu stok saja (stock card) adalah dokumen yang mencatat keluar dan masuknya barang dalam bisnis. Kartu stok bisa berbentuk fisik terbuat dari kertas atau karton, dan bisa juga berbentuk digital seperti spreadsheet excel atau dalam software manajemen inventaris.

Kegunaan Kartu Stok

Dalam manajemen usaha, kartu stok barang ini menjadi alat penting untuk mengetahui apa saja pembelian dan penjualan stok barang. Kartu stok juga berguna untuk menunjukkan nilai stok barang dalam kendali perusahaan. Lebih rinci nya, fungsi kartu stok barang adalah seperti berikut ini:

• Menginformasikan jumlah dan nilai persediaan barang
• Memberikan data persediaan barang untuk dianalisis
• Mencatat arus persediaan, penerimaan, penjualan, dan pemakaian barang
• Mengontrol stok barang untuk menghindari kemungkinan kesalahan dan kerugian
• Alat audit untuk mengetahui perbandingan
• Melacak persediaan barang terhadap semua mutasi yang ada

Secara garis besar, beberapa keuntungan menggunakan kartu stok barang, antara lain:

• Membuat pengguna memahami persedian barang
• Memungkinkan untuk mendapatkan gambaran keseluruhan tentang stok barang, tanpa perlu berkeliling toko/gudang
• Kartu stok barang membantu secara efisien meringkas data barang yang ada
• Membantu menghemat banyak waktu, untuk membuat keputusan
• Membuat perhitungan akuntansi bisnis lebih mudah

Desain Kartu Stok

Ada beberapa komponen yang umum ditemukan dalam kartu stok:

• Nama barang
• Stock Keeping Unit (SKU)
• Unit masuk
• Unit Keluar
• Sisa stok
• Tanggal
• Keterangan
• Persetujuan

Cara yang paling efektif dan efisien untuk memantau pergerakan stok dan nilai inventaris adalah dengan menggunakan software inventory management. Zaman sekarang ini, banyak perusahaan sudah beralih ke solusi all in one untuk mengelola bisnis, tidak hanya aspek stok dan inventaris tapi sampai ke akuntansi.

Mengelola Stok Barang

Setelah mengetahui cara membuat laporan stok barang hariannya, maka penting pula untuk Anda mengetahui cara mengelola stok barang tersebut. Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan agar stok barang di gudang bisa lebih terkontrol:

1. Persiapan Data
   Dalam kegiatan manajemen, data menjadi bagian yang krusial sehingga harus dipastikan keakuratannya. Oleh karena itulah, pengelolaan stok barang harus dikerjakan oleh orang yang memang mengerti dan bisa dipercaya. Namun selain tenaga manusianya, bantuan program juga diperlukan. Seperti yang sudah dijabarkan di atas, penggunaan Excel menjadi yang paling umum. Tetapi sekarang, Anda juga sebaiknya menggunakan aplikasi atau software khusus akuntansi seperti yang disediakan oleh Ukirama ERP. Penggunaan software khusus seperti ini akan lebih meningkatkan keakuratan, efektifitas, dan efisiensi kerja.

2. Membuat Perkiraan Persediaan
   Selain data stok dan keluar masuk barang, Anda juga harus bisa memperkirakan persediaan stok berupa jumlah yang dibutuhkan pada periode tersebut. Pekerjaan ini bukanlah hal mudah karena harus berdasarkan analisa dari data-data stok yang pernah ada. Berkaitan dengan pembuatan perkiraan ini, maka akan sangat mudah jika Anda menggunakan software seperti dari Ukirama ERP. Pasalnya, software khusus seperti ini sudah mengintegrasikan semua data sehingga tidak perlu dilakukan secara manual yang berpeluang salah hitung.

3. Pemberian Kode Barang
   Seperti pada contoh excel di cara membuat laporan stok barang di atas, terdapat kolom khusus kode barang. Kode barang ini memang sangat penting karena dalam partai besar, pencatatan jenis barang harus akurat. Kode juga untuk mempermudah penyebutan barang agar tidak salah kaprah antara satu orang dengan orang lain.

4. Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru
   Anda juga bisa melakukan pemisahan stok barang antara yang lama dengan yang baru datang. Hal ini tentu akan mempermudah pencatatan dan pengecekan dibanding mencampurkannya. Hal ini akan menjadi wajib dilakukan jika barang memiliki waktu kadaluarsa.

5. Pengecekan Sebelum Penyimpanan
   Pengecekan harus dilakukan sebelum barang dimasukkan ke dalam gudang. Pengecekan penting untuk memastikan barang sesuai dengan spek yang diharuskan. Setelah dipastikan sesuai, barulah barang bisa diberi kode dan dimasukkan ke gudang.

Jenis-Jenis Stok

Berdasarkan jenis barangnya, ada tiga macam stok yang dikelola dalam bisnis, yaitu:

1. Stok bahan baku
   Stok ini terdiri dari bahan-bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang. Contohnya: kayu dan paku untuk bisnis mebel, telur dan tepung untuk usaha roti, ban dan kaca untuk mobil.

2. Stok barang dalam proses
   Stok ini terdiri dari barang-barang yang belum selesai atau sepenuhnya diproduksi. Contohnya: makanan setengah matang dalam bisnis restoran, baju yang belum dipasang kancingnya, minuman yang belum dikemas dalam botol.

3. Stok barang jadi
   Stok ini terdiri dari barang siap jual yang telah menyelesaikan seluruh proses produksi. Misalnya: minuman dalam kemasan, roti yang siap dimakan, mobil yang siap dijual, dan sebagainya.

Tujuan Penyimpanan

Sedangkan jika dilihat dari tujuan penyimpanannya, maka stok bisa dibedakan menjadi:

1. Safety Stock (Stok pengaman)
   Ini adalah jenis stok yang sengaja disimpan untuk memastikan jika produk yang akan dijual kepada pelanggan tidak akan habis sebelum waktunya.

2. Buffer Stock (Stok antisipasi)
   Mirip dengan stok pengaman, jenis stok ini dipersiapkan untuk mengantisipasi fluktuasi (naik turunnya) penjualan dalam kurun waktu tertentu. Stok ini disediakan ketika sebuah produk sedang menjadi tren di antara komunitas yang menjadi target pasar perusahaan.

3. Stock in Transit (Stok dalam pengiriman)
   Ini adalah jenis stok yang sudah dipesan dan sedang dalam pengiriman dari pihak supplier. Otomatis, stok ini dipesan beberapa waktu sebelum pengiriman (inden).

Kalau kamu mau tahu lebih banyak tentang akuntansi, ERP, atau ingin bisa menjalankan pencatatan dan analisis akuntansi secara serba otomatis, pelajari fitur dari Ukirama di sini.

Daftar Pustaka

Warren, C. S., Reeve, J. M., Fess, P. E. (1998). Accounting. United States: South-Western College Pub.

Handfield, R. B., Nichols, E. L. (1999). Introduction to Supply Chain Management. United Kingdom: Prentice Hall.