Contoh Cara Mengelola Gudang dengan Warehouse Management System (WMS)

WMS atau yang juga disebut dengan Warehouse Management System adalah sebuah aplikasi real-time yang dapat membantu perusahaan dalam mengontrol dan mengelola gudang. Segala update di gudang bisa dilakukan secara real-time tanpa harus double-input. Aplikasi WMS benar-benar memudahkan pekerjaan warehouse management yang mana secara garis besar akan membantu para pekerja dalam menerima serta mengeluarkan inventori, mengoptimalkan penerimaan serta pengiriman pesanan, hingga menyarankan perusahaan untuk menambahkan atau mengurangi persediaan berdasarkan data yang sudah tercatat. WMS juga membantu serta memfasilitasi manajemen perusahaan dalam perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian sehari-hari pada sumber daya yang dimiliki, pada memindahkan bahan-bahan, sekaligus membantu staf dalam bekerja ketika perpindahaan penyimpanan tersebut berlangsung. Contohnya, WMS bisa memberikan gambaran kepada perusahaan tentang inventori kapan dan dimana saja. WMS juga dapat mengelola jalannya rantai pasokan dari supplier atau grosir di gudang sampai ke pusat distribusi. Di perusahaan-perusahaan besar, WMS dikombinasikan dengan TMS atau Transportation Management System sehingga manajemen gudang lebih terintegrasi.  Tidak hanya itu, WMS juga merupakan bagian dari ERP atau Enterprise Resource Planning yang dapat mengontrol keseluruhan proses dalam gudang seperti Shipping, Receiving, Put-away, Movement, dan Packing barang-barang inventori. Maka dari itu, WMS akan membuat gudang menjadi lebih terorganisir sehingga staff tahu lokasi penyimpanan barang dengan mudah baik berdasarkan jenis, jumlah, dan tanggal masuk. Pengorganisasian ini juga sangat bermanfaat sehingga gudang bisa digunakan secara lebih optimal. 

Jenis WMS

WMS memiliki beberapa jenis yang mana masing-masing diantaranya memiliki keunggulan dan kekurangannya tersendiri. Jenis WMS yang paling populer adalah Standalone System, ERP Modules, dan Cloud Based:

1. Standalone WMS

sistem ini pada dasarnya adalah tipikal sistem yang onsite yang digunakan pada perangkat keras dan jaringan bisnis. Sistem ini masih harus diintegrasikan dengan sistem yang digunakan pada perusahaan. Beberapa kendala yang mungkin akan ditemui adalah duplikasi entri, penambahan biaya penyesuaian, hingga keterlambatan informasi. Walau demikian Standalone menawarkan harga yang cukup murah walau kurang terintegrasi. 

2. Cloud Based WMS

Berbeda dengan Standalone, Cloud Based WMS berbasis web yang mengintegrasikannya dengan cloud perusahaan. Sistem ini memiliki fleksibilitas dan keamanan yang baik. Dalam beberapa kasus, sistem cloud based WMS memudahkan perusahaan dalam mengupgrade perangkat lunak tanpa adanya tambahan biaya. Kekurangannya, ketika satu database rusak maka semua sistem akan kacau dan membahayakan sistem warehouse perusahaan. Maka dari itu, penyediaan cadangan database menjadi sangat penting walau membutuhkan dana yang cukup besar. 

3. ERP WMS

ERP WMS banyak ditawarkan oleh vendor sekaligus dengan sistem manajemennya. Berbagai keunggulannya adalah kesiapan sistem karena sudah terintegrasi dengan akuntansi, pesanan, hingga shipping management. 

Manfaat WMS

Secara garis besar, WMS sangat bermanfaat dalam membantu perusahaan untuk mengatur gudang sehingga lebih tertata dengan cepat dan responsif. Dengan WMS pula, perusahaan bisa memanfaatkan teknologi scan dan barcodes untuk menghindari human error dan double input. Selain itu, WMS yang diterapkan secara komprehensif bisa meningkatkan keakuratan inventori, meningkatkan kualitas customer service, pemanfaatan luas gudang yang lebih baik, meningkatkan produktivitas gudang, dan mampu mengurangi ongkos tenaga kerja karena beberapa posisi telah digantikan oleh sistem. 

Cara Menerapkan WMS 

Dalam menggunakan WMS atau Warehouse Management System, beberapa fitur dapat dimanfaatkan sehingga gudang perusahaan bisa terkontrol dan dikelola dengan baik. Fitur seperti Warehouse Design, Inventory Tracking, hingga Yard and Dock Management menjadi sangat penting sehingga gudang menjadi lebih tertata dengan human error yang minim. 

1. Warehouse Design

dengan fitur ini perusahaan mampu mengatur dan mengubah alur kerja secara logical sehingga alokasi inventaris dapat dioptimalkan. Bahkan, WMS mampu memberikan saran-saran untuk memaksimalkan ruang penyimpanan dengan memberikan variasi saat inventori musiman. Misalnya, perusahaan akan mengganti posisi inventory di setiap akhir tahun karena produk-produk yang biasa digunakan untuk perayaan tahun baru akan berputar lebih cepat. Dengan WMS, pengaturan akan menjadi lebih mudah.

2. Inventory Tracking

cara selanjutnya adalah dengan memanfaatkan fitur pelacak inventori yang sudah terintegrasi dan real-time. Setiap barang yang masuk atau keluar akan tercatat secara sistematis melalui Automatic Identification and Data Capture (AIDC) serta barcode scanner sehingga barang menjadi lebih mudah untuk ditemukan. Dengan fitur ini, perusahaan bisa menambah kapasitas gudang sehingga barang yang ditampung bisa lebih banyak karena semua barang bisa tercatat dengan mudah. 

3. Picking and Packing Goods

dengan fitur ini, perusahaan bisa menentukan zona picking, wave picking, dan batch picking. Pengaturan bisa menjadi lebih terarah sehingga gudang tidak crowded. Dengan fitur ini pula, perusahaan mampu mem-plotting karyawan dalam melakukan pick-and-pack dengan lebih efisien. 

4. Labour Management

fitur ini dapat membantu perusahaan khususnya warehouse manager dalam memantau performa para pekerja dengan KPI atau key performance indicator. Perusahaan bisa mengefisienkan labour atau memperbaharui KPI sehingga performa pekerja bisa menyesuaikan kebutuhan perusahaan dengan sistem yang lebih efisien saat diterapkannya WMS. 

5. Yard and Dock Management

fitur ini sangat membantu khususnya bagi perusahaan yang sangat mobile dengan truk keluar masuk setiap hari. Fitur ini akan membuat gudang menjadi lebih efisien karena truk akan terparkir di tempat yang pas dengan muatan yang sesuai. Bahkan, dengan fitur ini, perusahaan juga mampu menerapkan cross-docking. 

6. Receiving and Putaway

fitur ini mampu membuat perusahaan lebih efisien dalam pembatalan dan pengembalian inventory. Pekerja gudang akan lebih mudah dalam menemukan inventori dengan teknologi terbaru seperti pick-to-light sehingga kegiatan di gudang menjadi lebih produktif. 

Cara Memilih WMS yang Tepat? 

Memilih vendor WMS bukanlah hal mudah. Perusahaan harus memikirkan berbagai faktor dan opsi untuk mengoptimalkan WMS yang dipilih sehingga mampu mendukung pertumbuhan perusahaan. Secara umum, hal yang harus dipertimbangkan dan dibandingkan saat memilih WMS adalah, 

1. Kecocokan dan fungsi dari software dengan sistem perusahaan.
2. Cara mengimplementasikannya serta training yang diperlukan karena menyangkut produktivitas jangka panjang perusahaan. 
3. Sistem cadangan dan redundancy.
4. Seberapa mudah WMS tersebut dikustomisasi bila seandainya perusahaan melakukan perubahan-perubahan kecil di masa depan. 
5. Kontrol pembaruan software, kemudahan akses data, dan kepemilikan.
6. Total biaya yang harus dikeluarkan dan perjanjian pembayarannya. 

Itu dia ulasan singkat mengenai WMS dari pengertian, manfaat, cara memilih WMS yang tepat dan tentunya cara mengelola gudang dengan WMS. Warehouse Management System menawarkan berbagai kemudahan untuk perusahaan. Walau setiap WMS memiliki fitur-fitur khusus namun secara garis besar, contoh pengelolaan gudang dengan WMS adalah seperti contoh di atas.