Istilah payroll ini memiliki arti yang sama dengan pengajian. Umumnya payroll ini dapat dibayarkan secara harian, mingguan, dan bulanan tergantung jenis usaha dan posisi pegawai tersebut. Sistem payroll atau penggajian sudah menjadi bagian dari sistem akuntansi yang digunakan perusahaan baik skala kecil, menengah hingga atas.Pengertian payroll adalah sejumlah dana / upah yang dibayarkan kepada pegawai atas jasa-jasa yang dilakukan selama periode tertentu. Jenis penggajian yang dibayarkan ini bukan sekedar gaji pokok melainkan adanya tunjangan fasilitas yang diberikan perusahaan dalam bentuk seperti: tunjangan hari raya, tunjangan istri, anak, bpjs, transportasi dll. Besarnya gaji yang didapatkan pegawai tergantung pada posisi kerja serta lembaga perusahaan tersebut karena perusahaan memiliki aturan sistem yang berbeda-beda.Tujuan penggajian adalah untuk menjalin hubungan kerjasama antara pimpinan dengan pegawai, memberikan kepuasaan kepada pegawai, artinya melalui kepuasaan yang dirasakan para pegawai akan memberikan prestasi terbaiknya, untuk memotivasi pegawai dalam bekerja agar tetap bersemangat dalam rangka memenuhi kebutuhannya, untuk meningkatkan disiplin kerja bagi pegawai.
Sistem Akuntansi Penggajian
Berdasarkan tabel diatas tentang sistem akuntansi penggajian menggambarkan hubungan antara komponen-komponen utama gaji atau upah pegawai yaitu output pada sistem penggajian meliputi: register gaji, cek/surat perintah transfer bank, catatan penghasilan pegawai, laporan pajak. Sedangkan untuk input dalam sistem penggajian di atas terbagi menjadi dua yaitu data konstan dan data variabel.Data konstan ini berkaitan dengan data yang tidak dapat diubah dalam penggajian, maka tidak perlu dimasukkan ke sistem setiap periode penggajian seperti: nama pegawai, npwp, status pernikahan dan jumlah tanggungan, jumlah penghasilan tidak kena pajak, besaran gaji, kategori gaji misalkan kantor, penjualan, produksi, departemen tempat kerja dan iuran BPJS. Data-data ini termasuk dalam pengarsipan dalam sistem akuntansi penggajian.Untuk data variabel kebalikan dari data konstan yaitu data yang dapat dirubah dari penggajian satu ke penggajian lainnya, maka harus dimasukkan ke setiap periode pembayaran seperti: jumlah jam atau hari kerja untuk setiap pegawai dalam setiap periode penggajian, jumlah baru cuti sakit, liburan, penghasilan dan potongan pajak kumulatif.
Register Gaji
Register gaji tidak lepas dalam sistem akuntansi penggajian. Register gaji merupakan bentuk laporan dengan menggunakan banyak kolom-kolom untuk merangkum semua data untuk setiap periode pembayaran gaji. Bentuk sangat bervariasi berdasarkan jumlah, golongan pegawai dan penggunaan sistem akuntansi penggajian yang digunakan oleh perusahaan berbeda-beda.Berikut contoh register gaji bulanan seperti dibawah ini:#1#2
Berdasarkan gambar 1 dan 2 menunjukan bahwa setiap kolom pada register gaji adalah komponen gaji atau upah pegawai yang disajikan, yakni: jumlah hari kerja, jumlah penghasilan pokok dan upah lembur, jumlah potongan pajak pph 21 dan iuran BPJS.Untuk memperoleh jumlah yang akan dibayarkan dengan menghitung total penghasilan kemudian dikurangi jumlah potongan. Jumlah penghasilan setiap pegawai harus tersedia pada akhir periode penggajian. Sedangkan untuk jumlah kumulatif digunakan untuk menghitung iuran pegawai untuk jaminan hari tua, dan berbagai kewajiban perusahaan atas gaji pegawai. Semua dokumen rincian wajib disiapkan sebab akan dimasukan dalam catatan penghasilan pegawai (employee earning record).Contoh slip gaji sebagai berikut:
Jika pembayaran penggajian dilakukan dengan transfer rekening bank, maka perusahaan akan membuatkan surat perintah pembayaran kepada bank yang berisi daftar nama, detail rekening untuk masing – masing pegawai.Pencatatan transaksi penggajian yaitu jurnal umum digunakan sebagai fungsi administrasi dan keuangan untuk mencatat distribusi biaya-biaya gaji atau upah. Dan catatan penghasilan karyawan.Berdasarkan data dari register gaji diatas dapat dibuatkan jurnal umum untuk pencatatan transaksi penggajian sebagai berikut:
Ayat jurnal untuk mencatat beban gaji dan lain-lainnya adalah:
Untuk perusahaan, pajak yang berkaitan dengan gaji pegawai akan menjadi kewajiban saat gaji tersebut dibayarkan kepada pegawai. Disamping itu perusahaan diwajibkan menghitung serta melaporkan pajak atas gaji tersebut sesuai dengan tahun kalender.
Pengendalian Internal Untuk Sistem Penggajian
Maraknya kecurangan yang dilakukan oleh oknum dalam penggajian yang melibatkan pengawasan yang menambahkan nama- nama karyawan fiktif ke data penggajian. Jika pembayaran gaji dilakukan secara tunai, maka pengurus akan mengambil gaji tersebut nama karyawan padahal nama tersebut tidak tercantum dalam karyawan perusahaan.Bentuk kecurangan ini disebabkan karena karyawan terkena phk atau dipecat tidak dilaporkan ke bagian penggajian. Sehingga gaji karyawan telah dipecat atau phk tetap dibayarkan dan diambil oleh pengawas okum yang tidak amanah.Untuk mencegah terjadinya modus kecurangan di atas, ada beberapa upaya yang perlu diterapkan, diperhatikan yaitu:- Selalu cek daftar kehadiran pegawai, jika perusahaan masih menggunakan sistem manual perhatikan secara detail. Tetapi umumnya perusahaan sudah menggunakan alat sistem kehadiran yang menggunakan sidik jari jempol tangan untuk absen pegawainya. Ini merupakan bentuk upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan tersebut.
- Pembayaran gaji
Jika perusahaan masih menerapkan pembayaran gaji secara tunai, maka dalam pengambilan gajinya diwajibkan membawa kartu identitas diri dan tidak boleh diwakilkan. Jika pembayaran dilakukan dengan transfer bank, rekening bank harus atas nama pegawai yang bersangkutan. Atau bila perlu dibuatkan rekening khusus penggajian setiap pegawai dengan resiko penambahan beban perusahaan untuk pembuatan rekening tersebut.
Tanya Expert Kami
