Usaha untuk mendapatkan bahan baku untuk proses produksi bisa berbeda jalannya. Pada praktiknya, alih-alih membeli bahan baku langsung dari vendor di luar dengan mengirim purchase order secara langsung, departemen yang mengurusi suplai bahan baku pertama-tama harus mengirim dokumen lain ke departemen finansial dalam satu perusahaan berupa purchase requisition.Terkhusus untuk perusahaan, diperlukan metode yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bahan baku, yaitu lewat departemen finansial alih-alih membeli langsung. Proses ini akan melibatkan purchase requisition dan purchase order yang memiliki langkah berbeda meski masih dalam kategori sama, yaitu proses pembelian. Karena hampir punya kesamaan sebutan, dua istilah ini kerap disalah-gunakan karena dianggap punya makna yang sama.Secara singkat, baik purchase requisition dan purchase order merupakan dokumen perusahaan yang digunakan untuk mengelola ongkos pengadaan bahan baku. Ada dua alasan kenapa perusahaan harus menggunakan dokumen ini, yaitu untuk mengontrol pengeluaran, dan memperoleh potongan harga karena ada peluang membeli barang dalam jumlah banyak.
Apa yang Dimaksud Purchase Requisition?
Purchase requisition adalah dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh suatu departemen kemudian dikirimkan ke departemen keuangan dalam satu lingkup perusahaan. Secara umum, proses ini sebenarnya lebih tepat disebut perizinan awal untuk membeli suatu barang, bukan daftar pesanan. Semisal departemen keuangan memberi persetujuan, maka proses pengadaan barang bisa dilanjutkan dengan membuat purchase order yang kemudian dikirim ke vendor yang ditunjuk. Kemungkinan lain, departemen keuangan juga bisa menolak dengan alasan dana minim atau lainnya.Suatu purchase requisition, atau bisa juga disebut daftar permintaan pembelian, paling tidak harus punya empat unsur penting. Antara lain seperti informasi departemen yang ingin membeli, nama vendor yang dituju, jumlah dan deskripsi barang yang diajukan, juga daftar harga.Purchase requisition diawali dengan membuat daftar permintaan pembelian. Dokumen ini dibuat oleh departemen yang ingin mengajukan pengadaan barang kemudian dikirim ke departemen keuangan. Departemen keuangan butuh dokumen ini untuk laporan neraca keuangan. Karena ini masih sebatas langkah awal, pada proses ini tak ada apapun yang dipesan. Jika daftar permintaan dikabulkan, baru kemudian barang boleh dipesan.Untuk perusahaan skala besar, purchase requisition umumnya memiliki batasan minimal. Misalnya, departemen yang mengurusi pengadaan barang mensyaratkan pengajuan minimal sejumlah Rp. 50 juta. Meski tiap perusahaan memiliki nilai batasan sendiri, tapi secara umum purchase requisition yang diajukan harus memenuhi empat unsur yang telah disebut.Satu contoh mudah klinik gigi yang ingin menambah alat kesehatan berupa sikat gigi, maka purchase requisition harus berisi lokasi alamat klinik gigi, jumlah dan deskripsi barang yang dibutuhkan (misal 500 sikat gigi), nama vendor yang menyediakan barang (misal Citraden), harga (misal Rp. 20 juta), dan tanggal pengiriman. Klinik lalu mengajukan dokumen purchase requisition ke departemen pembelian (atau departemen lain) untuk kemudian disetujui, ditolak, atau didiskusikan lebih lanjut.
Apa yang Dimaksud Purchase Order?
Saat departemen keuangan menyetujui rencana pembelian, purchase order kemudian dikirim ke vendor. Purchase order merupakan suatu dokumen yang berisi informasi tentang nomor PO, informasi pembeli, informasi vendor, alamat penerima, deskripsi dan jumlah barang, harga, informasi tagihan, juga syarat lain dari pembayaran jika ada.Purchase order, bisa juga disebut daftar pesanan pembelian, adalah saat proses pembelian terjadi. Saat departemen pengadaan barang sudah menyetujui purchase requisition, maka departemen ini akan menerbitkan purchase order ke vendor terkait. Purchase order umumnya dibuat dengan software sistem pembelian elektronik yang memungkinkan PO mudah dilacak nantinya.Sebenarnya, informasi yang ditampilkan dalam purchase order sangat beragam, dan ini bergantung pada perusahaan yang mengeluarkan. Mengambil contoh dari klinik gigi di atas, purchase order harus berisi nama perusahaan pembeli barang (misal Klinik ABC), deskripsi dan jumlah barang (misal 500 sikat gigi), harga (misal Rp. 20 juta), alamat (misal Jl. Patimura no. 858, Jakarta), perjanjian pembayaran (misal dibayar dalam tujuh hari), alamat tagihan (sama dengan lokasi), dan nomor purchase order (misal 123).Yang harus dipahami, purchase order juga termasuk dokumen penting untuk vendor yang diajak kerja sama. Vendor menggunakan dokumen ini sebagai syarat untuk memenuhi permintaan juga proses pembayaran. Ketika purchase order sudah dimasukkan, vendor baru menyiapkan barang yang dipesan.
Perbedaan Utama Purchase Requisition dan Purchase Order
Satu perbedaan yang signifikan antara purchase requisition dan purchase order yaitu pada sifatnya. Purchase requisition merupakan dokumen yang berupa perizinan antara satu departemen ke departemen lain untuk merencanakan membeli suatu barang. Sedang purchase order merupakan dokumen yang digunakan untuk membeli barang yang dimaksud dari suatu vendor.Dapat dikatakan bahwa purchase requisition merupakan dokumen antar departemen dalam satu perusahaan, atau dokumen internal dalam arti lainnya. Sedang purchase order termasuk dokumen eksternal antar perusahaan atau vendor lain. Dalam kaitannya dengan pengadaan barang, dua jenis dokumen sama-sama punya peran penting untuk manajemen anggaran dana suatu perusahaan, sekaligus untuk melindungi pembeli dan penjual. Meski demikian, cara tiap perusahaan menerapkan dua jenis dokumen ini tentu berbeda. Tapi demi menjaga efisiensi, sistem pengadaan barang secara elektronik bisa dimanfaatkan karena umumnya sudah terintegrasi secara luas. Terlepas dari proses penggunaannya yang butuh banyak perhatian, purchase requisition dan purchase order tetap merupakan bagian krusial dari manajemen keuangan perusahaan. Purchase requisition dan purchase order tak hanya membantu mengelola anggaran dan inventaris, tapi juga akan membantu perusahaan mengurangi risiko salah order atau order ganda, mengklarifikasi detil penting, melindungi dari audit finansial, juga melindungi pembeli dan vendor.Teknologi juga membantu lewat hadirnya sistem pengadaan barang online yang sekaligus mengurangi pemakaian kertas. Nyatanya, banyak perusahaan modern sudah menerapkan sistem otomatis ini karena kemudahan antarmuka yang bisa diisi siapa saja. Software pembelian otomatis akan menyampaikan pesanan barang secara digital saat itu juga.Hadirnya sistem pengadaan barang secara online akan memberi kemudahan bagi pengampu kebijakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan secara transparan. Sebagai tambahan, sistem ini mampu menghadirkan solusi atas masalah pembuatan dan pengiriman dokumen yang sering memakan waktu. Pada dasarnya perusahaan butuh kehati-hatian saat melakukan transaksi dengan pihak luar, dan dokumen berupa purchase requisition dan purchase order bisa menghadirkan solusi.
