Contoh Invoice yang Baik untuk Bisnis Beserta Penjelasannya

Kebanyakan orang yang berhubungan dengan bisnis perdagangan barang atau jasa pasti tidak asing lagi dengan yang namanya invoice. Invoice adalah dokumen yang merinci transaksi komersial antara dua entitas. Istilah populer lainnya untuk invoice adalah faktur, tagihan, dan nota pembelian. Ingin tahu lebih banyak tentang invoice? Bagaimana contohnya? Apa fungsinya? Dan informasi apa saja yang terdapat didalamnya? Dibawah inilah jawabannya!

Apa itu invoice?

Invoice atau faktur secara singkat adalah dokumen yang mencatat produk dan layanan yang diberikan bisnis kepada klien dan menetapkan kewaj iban yang harus dibayar klien untuk produk dan layanan tersebut. Dengan kata lain, invoice ini mengesahkan perjanjian antara vendor, pedagang, kontraktor, dan penyedia layanan lainnya dengan klien/ pelanggan pada pembelian barang dan jasa.Dalam laporan akuntansi dan keuangan, setiap kali invoice ini dibuat akan dicatat sebagai hutang dagang oleh perusahaan yang menerima invoice. Sedangkan perusahaan yang mengirim invoice akan mencatat jumlah yang sama sebagai piutang dagangnya.

Contoh invoice

Format penulisan atau penyajian Informasi yang tertulis dalam invoice bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan perusahaan. Namun, berdasarkan contoh diatas dapat disimpulkan bahwa invoice setidaknya memuat informasi tentang:

• Judul invoice. Setiap dokumen invoice perlu mengatakan di bagian depan dokumen bahwa itu adalah tagihan atau semacam pernyataan hutang.
• Pengirim invoice. Ini adalah identitas perusahaan vendor, pemasok, pedagang, atau penyedia layanan/ barang lainnya.
• Penerima invoice. Nama penerima juga perlu dicantumkan agar identifikasi dan pelacakan data pelanggan menjadi lebih mudah.
• Nomor invoice. Informasi selanjutnya yang diperlukan dalam invoice adalah nomor faktur atau setidaknya nomor referensi untuk pesanan pembelian tertentu. Bisa juga disebut sebagai kode yang membedakan invoice yang satu dengan semua invoice penjualan Anda yang lain. Selain itu juga memudahkan identifikasi keasliannya
• Detail barang/ jasa. Ini mencakup nama produk yang menjadi objek transaksi lengkap dengan jumlah dan harganya.
• Potongan diskon. Jika Anda menghendaki adanya diskon maka Anda bisa menambahkan kolom diskon.
• Beban pajak. Jika ada kebijakan pajak yang berlaku maka bisa menambahkan kolom pajak.
• Tanggal invoice. Penting untuk menyertakan tanggal invoice. Adapun tanggal invoice yang tepat adalah pada hari pesanan dibuat, atau hari barang dan jasa diterima.
• Tanggal jatuh tempo. Anda juga harus menyertakan tanggal jatuh tempo. Tanggal jatuh tempo sering kali merupakan ‘tanda bahaya’ yang membuat perusahaan tahu bahwa mereka akan mulai menagih biaya keterlambatan atau denda jika pembayaran tidak diberikan.
• Sisa tagihan. Merupakan total nominal yang wajib dibayarkan, setelah ditambah beban pajak atau dikurangi diskon serta berbagai biaya lainnya.
• Metode bayar. Ada baiknya juga menyertakan dengan jelas bentuk pembayaran yang diterima. Seperti via transfer ke rekening bank, E-wallet, paypal, dan sebagainya.

Dengan format seperti di atas, invoice selain bertindak sebagai tagihan juga menjadi dokumentasi transaksi. Sehingga baik Anda sebagai penyedia layanan sekaligus klien sama-sama mengetahui detail nominal yang ditagihkan terkait dengan produk atau jasa yang mana.

Fungsi invoice

Fungsi paling dasar dari invoice adalah untuk menunjukkan komunikasi dan perdagangan yang sedang berlangsung antara perusahaan yang berbeda. Invoice ini membuat kedua belah pihak mendapat informasi tentang jenis transaksi komersial apa yang terjadi, untuk barang apa, berapa jumlahnya dan kapan transaksi dilakukan. Serta apa harapan bagi kedua belah pihak. Tak hanya itu, invoice juga memiliki banyak fungsi penting lainnya, yang mana beberapa di antaranya mungkin tidak langsung terlihat. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat dari penggunaan invoice ini sendiri, antara lain:

• Membantu akuntan melakukan pekerjaan pengelolaan keuangan secara efektif.
• Membantu perusahaan melakukan pembayaran tepat waktu dan menghindari biaya keterlambatan.
• Membantu perusahaan memperkuat hubungan profesional. 

Pentingnya invoice dalam proses transaksi bisnis

Berdasarkan penjelasan sebelumnya tentang definisi invoice dan tujuannya, artinya dokumen ini sangat dibutuhkan oleh bisnis untuk memastikan proses transaksi berjalan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu sudah menjadi hal yang lumrah bahwa setiap perusahaan merilis invoice ketika terjadi suatu transaksi. Pentingnya invoice ini juga karena ia dapat bermanfaat untuk: 

• Mempermudah pembukuan. Format invoice yang disusun sedemikian rupa sangatlah membantu dalam proses pembukuan. Dengannya, Anda bisa mengetahui riwayat keuangan bisnis Anda, melacak semua pendapatan yang masuk sekaligus mengukur keuntungan dan arus kas Anda.

• Mempermudah perpajakan. Invoice penjualan Anda bisa menjadi alat bukti yang membantu Anda membuat laporan pajak setiap tahunnya secara tepat dan terverifikasi berdasarkan data transaksi yang terdokumentasi. 

• Sebagai jaminan hukum. Selain terkait dengan keuangan, invoice juga membantu melindungi suatu perusahaan dari kemungkinan adanya tuntutan hukum perdata yang palsu atau tindak penipuan. Pasalnya, invoice memberikan perincian pernyataan tentang layanan yang Anda berikan kepada klien dan garis waktu kapan Anda menyelesaikan pekerjaan. Dimana segala informasi telah menjadi kesepakatan bersama antara pihak penjual dan pembeli. Ini artinya invoice dapat berfungsi sebagai perjanjian yang mengikat secara hukum.
• Membantu melacak inventaris. Jika bisnis Anda menyimpan inventaris, invoice penjualan dapat membantu Anda melacak berapa banyak inventaris yang Anda miliki dan memprediksi berapa banyak yang Anda perlukan di masa mendatang berdasarkan penjualan sebelumnya.
• Menjadi sarana evaluasi bisnis. Alasan mengapa Anda harus menggunakan invoice untuk bisnis Anda selanjutnya adalah dengan invoice Anda bisa menjadikannya sebagai sarana mengembangkan strategi untuk memasarkan bisnis. Anda dapat menganalisis invoice untuk mengidentifikasi waktu puncak ketika produk/ layanan Anda paling diminati, produk/ layanan apa yang paling populer serta yang kurang diminati. Setelah Anda mengidentifikasi hal tersebut, Anda dapat mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif berdasarkan data untuk mengembangkan bisnis Anda.

Cara membuat invoice online secara mudah dan praktis

Dokumen invoice yang dibuat secara manual seringkali memicu pemborosan, entah itu boros biaya kertas, biaya upah tenaga kerja bahkan waktu karena adanya kemungkinan kesalahan. Selain itu, arsip invoice kertas cenderung akan menumpuk seiring berjalannya waktu sehingga dapat memakan tempat juga menyulitkan pelacakan. Jika Anda ingin solusi yang lebih praktis dan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, maka jawabannya adalah dengan membuat invoice secara online melalui aplikasi seperti Ukirama ERP.Ukirama ERP adalah software akuntansi lengkap yang salah satu fiturnya dapat digunakan untuk menangani semua hal terkait invoice secara instan. Dengannya Anda dapat membuat, mengirim, melacak semua invoice transaksi seperti kapan dokumen diciptakan dan siapa yang melakukan entri data melalui fitur dokumen tracker dan fitur riwayat. Selain itu Anda juga dapat melakukan penyortiran invoice secara otomatis berdasarkan apa yang telah dibayar dan apa yang belum dibayar. Sehingga Anda dapat dengan cepat melihat klien mana yang perlu Anda tindak lanjuti. Apakah Anda tertarik untuk menggunakan berbagai keunggulan fitur dari Ukirama ERP yang mumpuni dalam mempermudah pengelolaan segala aspek bisnis Anda? Jika ya, segera pelajari lebih lanjut tentang kami dan daftar sekarang juga untuk mendapatkan uji coba gratisnya!