Pernahkah membayangkan apa jadinya gudang-gudang penyimpanan barang dengan ribuan jenis barang tak memiliki pencatatan stok? Memiliki pun, tapi jika tak rutin diperbarui, apa gunanya? Apalagi jika sama sekali tak memiliki! Mendengarnya saja sudah sangat merinding dan ngeri membayangkan kekacauan apa yang sangat mungkin terjadi. Karena tak ada catatan stok barang di gudang yang selalu diupdate. Pada gudang dengan ukuran kecil dan barang yang amat terbatas saja, perlu sekali untuk terus diupdate ketersediaan stoknya tiap hari, apalagi dengan gudang besar sebuah perusahaan yang menyimpan ribuan jenis barang. Pencatatan stok barang adalah sebuah kebutuhan yang mutlak. Saat ini, sudah banyak sekali cara-cara dan teknologi yang dikembangkan untuk memudahkan melakukan stock opname gudang dan membuat pelaporan yang otomatis dan lebih cepat. Ya, memang semakin majunya zaman, teknologi akan bertambah canggih. Namun, kita tetap perlu untuk menguasai cara-cara mendasar yang bisa kita lakukan dengan mudah tanpa teknologi terbaru sekali pun. Dengan memahami dan mampu mengaplikasikan metode pencatatan stok gudang yang sederhana, akan banyak manfaat yang nantinya kita peroleh. Salah satunya yakni menerapkan ide dasarnya dan membangun kebiasaan senantiasa mengontrol jumlah ketersediaan barang, baik dicatat pada media sederhana yang manual maupun yang sudah canggih. Salah satu media pencatatan dasar yang cukup mudah dan sederhana itu adalah dengan excel. Terutama bagi usaha-usaha dengan gudang yang belum terlalu besar dan belum memiliki aplikasi tersendiri untuk melakukan kontrol stok barang. Nah, dalam artikel kali ini, kita akan belajar bersama cara membuat laporan stok barang gudang dengan excel.
Kenapa Butuh Membuat Laporan?
Ini dia beberapa manfaat yang kita peroleh dengan memiliki laporan stok yang selalu rajin diupdate setiap hari:- Mengontrol ketersediaan barang tiap hari
Setiap barang yang kita stok adalah aset lancar yang akan mendatangkan keuntungan apabila sudah terjual. Jumlah stok barang yang kita miliki harus dipantau sungguh-sungguh mulai dari jumlah, mutasi barang hingga kondisinya. Dengan rajin membuat laporan stok barang gudang, secara tidak langsung kita akan memantau setiap hari jumlah barang yang kita miliki. Apakah jumlahnya aman atau sudah menipis sehingga harus segera melakukan pembelian barang lagi. Saat rajin menghitung dan memeriksa jumlah barang, kita bisa lebih antisipatif untuk memastikan barang yang laku keras selalu ada stoknya.
- Mengatur arus keuangan lebih baik
Bisnis selalu berjalan naik dan turun. Ada hari-hari penjualan sangat ramai dan ada yang sepi. Namun, barang jualan semestinya selalu ready di gudang stok kita. Nah, dengan memiliki laporan stok barang ini, kita bisa merencanakan pada saat kapan saja untuk melakukan pembelian ulang dengan tidak. Apakah akan membeli secara langsung dalam jumlah banyak atau dicicil. Semua keputusan itu bisa dipertimbangkan lewat data ketersediaan stok barang dan bagaimana kondisi keuangan perusahaan.
- Mengetahui kondisi barang
Tak hanya menghitung jumlahnya saja, dalam membuat laporan stok barang pada saat menghitung barang fisiknya, secara tidak langsung kita akan memantau kondisi barangnya apakah masih bagus, adakah lecet atau juga masa kadaluarsa yang sebentar lagi. Semuanya bisa kita periksa secara langsung dan kemudian dimasukkan dalam pencatatan stok barang. Bisa ditambahkan keterangan pada kolom sebelahnya untuk menjadi catatan asumsi kita ketika akan menjual ataupun kulakan lagi.
Kerugian Jika Tak Punya Laporan
Tak hanya manfaat saja yang kita peroleh dari rajin membuat laporan stok barang, jika tidak melakukannya pun kita harus siap menanggung kerugiannya. Tanpa membuat laporan stok barang, juga tak rajin menghitung sekalipun memperbarui laporan setiap harinya, kita jadi sulit untuk tahu berapa aset yang kita miliki. Berapa jumlah barang yang sebenarnya masih ada? Apakah sama dengan yang ada di sistem terakhir kali diupdate? (jika tidak setiap hari)Saat membuat laporan keuangan pun akan kebingungan karena tak ada catatan dan tak mengerti berapa jumlah fisik pastinya. Lebih jauh lagi, kita juga akan bingung untuk membuat perencanaan strategi bisnis lanjutannya karena tak memiliki pijakan data kondisi saat ini.Contoh dan Cara Membuat Laporan
Nah, setelah mengerti manfaat dan kerugiannya, pastinya makin mantap untuk membuat laporan persediaan stok barang gudang. Berikut ini adalah contoh dan cara membuatnya secara sederhana menggunakan excel! Yuk disimak!- Siapkan data real barang dengan menghitung stok di gudang
Pertama kali yang perlu dilakukan adalah membuat data semua stok barang yang dimiliki di gudang. Langkah awal ini harus dilakukan langsung dan secara manual dicatat nama barang dan jumlah barang yang ada.
- Buatlah kode barang untuk semua barang yang akan diinput
Setelah melakukan pendataan semua barang yang ada, perlu sekali untuk membuat kode barang atas setiap jenis barang yang disimpan. Kenapa? Agar tak terjadi kesalahpahaman dan kode barang ini akan menjadi bahasa universal pada perusahaan tersebut untuk nama suatu barang tertentu. Jadi, semisal ada barang yang mirip sekali padahal berbeda, diberi saja masing-masing kode yang berbeda.
- Persiapkan tabel di excel
Jika sudah, maka buatlah tabel dengan kolom yang berisi tanggal laporan, kode barang, nama barangnya apa, berapa jumlah barang awal ketika dihitung, harga pembelian per satuannya, lalu juga harga jualnya, dan tak lupa buatlah kolom untuk mutasi barang juga hingga kolom tersendiri untuk laporan kuantitas akhir barang pada hari itu. Seperti contoh pada gambar ini:
- Masukkan data
Setelah membuat tabelnya, maka tinggal diinput saja data yang sudah disiapkan secara manual sebelumnya. Seperti contoh di bawah ini:
- Kita juga bisa menambah sheet baru jika ingin membuat kategori lebih mengenai stok barang dengan lebih detail. Semisalnya sheet terpisah untuk mutasi harian barang, atau sheet terpisah untuk laporan harian dengan mengambil data pada sheet utama menggunakan beberapa rumus excel seperti Vlookup dan pivot. Jadi setiap sheet akan memiliki fokus laporan masing-masing.
Semoga artikel ini dapat membantu menambah wawasan serta pemahaman Anda.
Tanya Expert Kami
