Definisi dan Manfaat Stocktake (Stok Opname Barang)

Dalam bisnis perdagangan, persediaan merupakan salah satu aset terpenting yang diklasifikasikan ke dalam aset lancar pada neraca perusahaan. Fungsi utama dari persediaan ini yaitu sebagai penyangga antara manufaktur dan pemenuhan pesanan. Persediaan sendiri adalah istilah barang yang tersedia untuk dijual maupun bahan baku yang digunakan dalam produksi.  Melihat begitu pentingnya persediaan dalam keberlangsungan hidup perusahaan, maka sudah menjadi kewajiban bagi setiap perusahaan untuk memastikan bahwa nilai dari persediaan selalu 100% akurat. Oleh karena itu, biasanya sebuah perusahaan selalu menerapkan suatu langkah manajemen stok yang biasa disebut dengan stocktake. Apa definisi serta manfaat stocktake atau stok opname barang ini bagi perusahaan? 

Definisi Stocktake 

Stocktake atau stok opname barang adalah upaya pengendalian inventory atau stok fisik barang persediaan untuk dijual yang dimiliki perusahaan. Kegiatan ini merupakan proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di toko maupun yang tersimpan dalam gudang. Hasil perhitungan stok fisik itu kemudian dicek apakah sesuai atau tidak seperti pada yang tercantum dalam catatan pembukuan atau catatan elektronik. Jika terdapat perbedaan antara jumlah stok gudang dengan catatan, maka dari sinilah Anda bisa mengidentifikasi berbagai macam masalah dan mencari jalan penyelesaiannya. Dan setelah itu, Anda juga perlu meningkatkan kontrol dan manajemen stok yang lebih baik lagi.  Tingkat aktivitas stocktake ini pun bervariasi untuk setiap perusahaan perdagangan. Beberapa perusahaan melakukannya satu atau dua kali dalam setiap tahunnya. Namun, ada juga yang aktif melakukan stocktake setiap triwulan bahkan per bulan. Tentu saja frekuensi pelaksanaan stok opname ini bersifat fleksibel sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. 

Apa Saja Manfaat Dari Aktivitas Stocktake?

Ada sejumlah keuntungan dari melakukan stok opname untuk bisnis Anda, keuntungan tersebut meliputi:

• Dapat mendeteksi pencurian

Dengan melakukan stok opname, jika tidak menemukan hasil perhitungan yang sinkron maka sudah pasti terdapat masalah perbedaan jumlah stok fisik dengan catatan. Kenyataan pahitnya, hal ini sering terjadi karena adanya barang yang hilang akibat pencurian. Dan lebih pahitnya lagi, tak jarang ternyata karyawan sendiri yang ikut terlibat dalam tindakan ini. Dari penemuan tersebut, dapat Anda jadikan pelajaran untuk mencari jalan keluar untuk meminimalisir agar hal-hal yang merugikan terjadi lagi.  Contohnya Anda bisa lebih meningkatkan tingkat keamanan dan mengevaluasi karyawan yang bermasalah. Alasan seperti itulah yang mengharuskan stock opname secara berkala agar oknum yang tidak bertanggung jawab berpikir dua kali jika ingin melakukan tindak kriminal.  

• Dapat mengidentifikasi stok yang bergerak lambat 

Dengan melakukan stok opname juga akan mengidentifikasi item stok yang bergerak lambat dan memungkinkan Anda membuat keputusan tepat terhadap item tersebut. Seperti menjualnya dengan harga diskon agar arus kas tetap berjalan. Bisa juga dengan mengurangi tingkat produksi atau pembelian item yang bergerak lambat untuk menghindari kelebihan stok barang yang tidak laku. 

• Membantu memastikan profitabilitas bisnis

Memiliki terlalu banyak stok barang atau tidak memiliki stok untuk memenuhi permintaan pelanggan dapat berdampak negatif pada profitabilitas bisnis Anda. Untungnya, stok opname akan membantu memastikan profitabilitas bisnis. Melalui informasi stok gudang yang akurat, Anda bisa menerapkan keputusan operasional cerdas untuk merampingkan prosedur gudang, mengurangi pemborosan, mengoptimalkan inventaris yang ada. Ini pada akhirnya akan membantu meningkatkan margin keuntungan perusahaan.  

• Dapat mengetahui margin laba akurat

Stok opname yang dilakukan secara rutin dan teratur maka Anda dapat mengetahui jumlah stok persediaan seakurat mungkin. Berdasarkan data tersebut, Anda juga dapat memantau margin keuntungan secara akurat dari berbagai produk.  Itulah definisi serta manfaat dari stocktake (stok opname barang). Mungkin sekarang Anda bertanya-tanya bagaimana cara melakukan stocktake yang tepat agar mendapat berbagai kebermanfaatannya bukan?   Tak dapat dipungkiri, aktivitas stok opname ini bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan menguras energi. Bahkan menimbulkan frustasi sehingga memungkinkan potensi kesalahan manusia terjadi. Seperti misalnya perhitungan berlebihan maupun kurang perhitungan. Untuk membantu Anda melakukan stok opname yang lebih efektif dan sukses, berikut tipsnya.  

Tips Melakukan Stocktake / Stok Opname Yang Benar Dan Efisien

• Pilih waktu dan tanggal dengan tingkat gangguan rendah

Penetapan waktu dan tanggal sangat penting untuk meminimalkan dampak dari aktivitas stok opname terhadap operasi bisnis. Terutama yang dapat merusak laba atau membuat gangguan yang tidak perlu. Banyak perusahaan yang melakukan stok opname pada saat luar jam kerja. Bisa juga berlangsung pada saat siklus penjualan sedang lambat. 

• Pastikan ketersediaan alat-alat ini

Sebagai bagian dari prosedur perencanaan, Anda juga perlu memastikan semua anggota tim memiliki alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Selain membawa catatan rinci tentang stok, deskripsi item dan nomor serinya, unit penyimpanan stok (SKU), dan dokumen-dokumen lain. Sediakan pula beberapa alat penunjang proses stok opname. Alat-alat itu antara lain kalkulator, pulpen, papan klip, timbangan (jika menghitung stok menurut berat), pemindai genggam (untuk item barcode), perangkat seluler (jika Anda menggunakan sistem manajemen inventaris berbasis cloud). Anda mungkin memerlukan alat lain yang berbeda. Tetapi setidaknya dengan ini akan memberikan gambaran umum tentang apa yang biasanya diperlukan untuk proses stok opname yang sukses. 

• Tentukan metode perhitungan yang jelas 

Gudang besar yang penuh berbagai macam stok atau ruang penyimpanan kecil dengan hanya beberapa jenis stok, seberapa besar skala persediaan yang Anda miliki penting untuk membuat metode yang jelas bagaimana Anda ingin menghitung stok. Tentukan bagaimana Anda/ tim Anda menghitung dan bagaimana urutannya. Sebagai contoh, minta tim Anda menghitung ke arah yang sama, yaitu dari kiri ke kanan, atas ke bawah. Setelah itu tandai stok yang sudah terhitung dengan pena berwarna atau spidol sebagai petunjuk visual. Dengan penentuan metode yang jelas meski dalam bentuk yang sesederhana sekalipun, nyatanya cukup berpengaruh pada kelancaran proses stok opname. 

• Update stok secara cermat

Setelah yakin telah menghitung semuanya dengan benar, sekarang saatnya memperbarui level stok pada catatan atau database. Ini akan menjadi dasar kebenaran baru yang dapat menjadi pertimbangan keputusan-keputusan terbaik berdasarkan apa yang tersedia dalam gudang. Demikian beberapa tips dan cara melakukan stocktake atau stok opname barang. Perlu diketahui pula bahwa, stok opname ini tidak harus terpaku pada serangkaian prosedur tertentu. Melainkan dapat berkembang dan berubah dari waktu ke waktu demi proses lebih efisien. Semoga bermanfaat.