Bayangkan Anda mengelola ribuan unit produk di gudang. Semuanya tampak serupa, tapi sebenarnya berasal dari batch produksi yang berbeda. Sebagian masih baru, sementara sebagian lainnya tinggal menghitung hari menuju masa kedaluwarsa. Dalam situasi seperti ini, mengetahui jumlah stok saja jelas tidak cukup. Yang lebih penting adalah stok mana yang akan habis lebih dulu, berasal dari batch mana, dan kapan kadaluwarsa.

Di banyak industri seperti makanan, minuman, farmasi, hingga manufaktur, perbedaan batch bisa menjadi penentu antara kelancaran operasional dan kesalahan distribusi yang merugikan. Karena itu, kebutuhan akan sistem ERP yang mampu melacak produk per batch bukan lagi sebuah opsi tambahan, melainkan kebutuhan utama.

Apa Itu Fitur Item Batch dalam Software ERP?

fitur batch software erp
fitur batch software erp

Item batch merujuk pada sekelompok barang yang diproduksi atau diperoleh dalam satu periode waktu tertentu dan diberi identitas unik, biasanya “diberi tanda” dalam bentuk kode batch atau nomor lot. Kode ini memungkinkan perusahaan melacak asal-usul barang, tanggal produksi, masa kedaluwarsa, dan informasi penting lainnya.

Dalam konteks software ERP, fitur item batch berfungsi untuk mencatat dan mengelola informasi tersebut secara sistematis di seluruh proses bisnis—mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, produksi, hingga penjualan. Setiap kali terjadi transaksi keluar atau masuk barang, sistem akan meminta atau secara otomatis mencatat batch mana yang digunakan.

Dengan begitu, perusahaan tidak hanya tahu berapa banyak stok yang tersisa, tetapi juga batch mana yang tersisa, kapan barang tersebut akan kedaluwarsa, dan kemana barang batch tertentu telah didistribusikan.

Fungsi-Fungsi Penting Fitur Item Batch dalam Software ERP

1. Tracking Stok Lebih Spesifik dan Terstruktur

item batch pada software ERP
item batch pada software ERP

Setiap kali Anda menerima atau mengeluarkan barang, sistem ERP dapat merekamnya berdasarkan kode batch tertentu. Ini sangat penting jika Anda menjual produk yang memiliki masa simpan, nomor produksi, atau perlu pelacakan ketat (seperti makanan, kosmetik, atau obat-obatan).

Tidak ada lagi kejadian “stok kosong tapi barang di gudang masih ada”. Semua pergerakan stok bisa dilacak berdasarkan batch.

2. Otomatisasi Pemilihan Stok dengan FIFO

Fitur item batch mendukung sistem First In First Out (FIFO), artinya, sistem akan secara otomatis mengeluarkan stok yang paling lama masuk lebih dulu. Ini sangat membantu mencegah penumpukan stok lama atau kadaluarsa. Anda tidak perlu lagi menebak-nebak barang mana yang sebaiknya dijual duluan.

3. Kontrol Masa Kedaluwarsa Secara Real-Time

Setiap batch bisa dicatat dengan tanggal kedaluwarsa. Anda bisa:

  • Menolak penggunaan barang yang sudah kedaluwarsa
  • Menyesuaikan strategi promosi untuk barang yang akan expired
  • Memastikan kualitas produk tetap terjaga hingga ke tangan pelanggan

Bisnis Anda jadi lebih aman dari risiko mengirimkan barang yang sudah tidak layak pakai.

4. Penghitungan Nilai Stok Lebih Akurat

Karena setiap batch punya riwayat harga beli yang berbeda, sistem bisa menghitung nilai persediaan secara lebih tepat. Ini krusial untuk:

  • Menentukan margin keuntungan per produk
  • Menyajikan laporan keuangan yang sesuai realita
  • Mendukung audit dan compliance

5. Template Kode Batch Otomatis

Sistem ERP memungkinkan Anda menggunakan template kode batch otomatis, biasanya menggabungkan kode produk + urutan angka, untuk menghindari input manual yang rawan salah. Tidak hanya praktis, tapi juga meningkatkan konsistensi dan traceability.

6. Laporan dan Audit Trail Lengkap

Anda bisa mengakses laporan-laporan penting seperti:

  • Pergerakan stok per batch
  • Nilai inventori berdasarkan batch
  • Riwayat pembelian per batch

Transparansi penuh kapan saja Anda butuh. Cocok untuk bisnis yang sedang berkembang maupun yang sudah besar.

7. Kemudahan Ekspor dan Impor Data

Fitur batch juga terintegrasi dengan kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor data stok (misalnya dari Excel), termasuk detail batch-nya. Ini mempercepat proses pembaruan data, terutama saat audit, stock opname, atau integrasi antar gudang.

Manfaat Fitur Item Batch bagi Perusahaan

Fitur Item Batch dalam software ERP memberikan berbagai manfaat strategis dalam pengelolaan stok dan operasional bisnis. Berikut beberapa keunggulan utamanya:

1. Mengurangi Risiko Kehilangan dan Pemborosan

Dengan pencatatan dan pelacakan per batch, perusahaan dapat mengidentifikasi barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa atau waktu masuk gudang. Hal ini memungkinkan pengeluaran stok dilakukan secara teratur dan terkontrol, sehingga barang tidak menumpuk atau rusak di gudang.

2. Memastikan Kepatuhan terhadap Standar dan Regulasi

Industri seperti makanan, minuman, kosmetik, dan farmasi memerlukan pelacakan produk yang akurat. Sistem batch memudahkan identifikasi produk yang bermasalah, mendukung audit, dan sertifikasi yang dibutuhkan oleh regulator.

3. Membantu Proses Penarikan Produk (recall)

Dalam situasi tertentu, perusahaan perlu menarik kembali produk dari pasar karena alasan kualitas, keamanan, atau ketidaksesuaian standar. Dengan fitur Item Batch, proses recall menjadi jauh lebih cepat dan terarah. Setiap produk yang beredar telah tercatat batch-nya, sehingga tim operasional dapat langsung mengidentifikasi batch mana yang terdampak, lokasi distribusinya, serta jumlah unit yang perlu ditarik.

Hal ini tidak hanya mempercepat respon terhadap insiden, tetapi juga meminimalkan risiko reputasi dan kerugian finansial karena penarikan produk bisa dilakukan secara tepat sasaran, tanpa perlu menyetop seluruh distribusi.

4. Kontrol Distribusi di Multi Gudang

Item batch memungkinkan perusahaan memantau pergerakan barang lintas gudang. Setiap batch dapat dilacak lokasinya, mempermudah distribusi ulang, penyesuaian stok antar cabang, hingga pemantauan efektivitas penyimpanan di berbagai lokasi.

5. Penyusunan Laporan yang Lebih Mendalam

Dengan data batch yang tersimpan secara sistematis, perusahaan bisa menghasilkan laporan akurat tentang pergerakan, nilai, dan ketersediaan stok. Laporan ini membantu dalam pengambilan keputusan, perencanaan pembelian, dan evaluasi performa produk tertentu.

6. Efisiensi Operasional

Penggunaan batch code otomatis dan integrasi dengan metode FIFO (First In First Out) mempercepat proses operasional gudang. Staf tidak perlu lagi mengecek barang satu per satu secara manual, karena sistem sudah mengatur pengeluaran berdasarkan urutan yang ditentukan.

7. Meningkatkan Akurasi dan Akuntabilitas

Seluruh proses pencatatan, baik untuk pemasukan maupun pengeluaran barang, dilakukan secara real-time dan terdokumentasi. Hal ini meningkatkan akurasi data dan meminimalkan kesalahan pencatatan yang berpotensi menimbulkan selisih stok atau kerugian finansial.

Software ERP dengan Fitur Item Batch

Fitur Item Batch menjadi penting bagi perusahaan yang mengelola produk dengan masa simpan, pengawasan mutu, atau kebutuhan distribusi yang kompleks. Tidak semua software ERP menyediakan kemampuan ini secara mendalam, padahal kontrol batch sangat krusial untuk industri seperti makanan, minuman, farmasi, dan manufaktur.

Ukirama ERP hadir dengan fitur Item Batch yang lengkap dan mudah digunakan—mulai dari pelacakan batch per item, pengaturan masa kedaluwarsa, otomatisasi FIFO, hingga pelaporan stok dan valuasi yang akurat. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola stok secara lebih terstruktur dan responsif terhadap kebutuhan pasar maupun standar regulasi.

Kesimpulan

Manajemen stok berbasis Item Batch adalah fitur penting dalam software ERP modern, terutama bagi perusahaan yang mengelola produk dengan masa simpan, proses produksi, atau distribusi berskala besar. Fitur ini memungkinkan pelacakan pergerakan barang secara rinci, kontrol masa kedaluwarsa, hingga otomatisasi pengeluaran stok berdasarkan metode FIFO.

Seluruh fungsi tersebut kini sudah tersedia secara lengkap di Ukirama ERP. Dengan sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan, perusahaan dapat mengelola inventori lebih efisien, akurat, dan siap menghadapi tantangan operasional harian dengan lebih baik.