Kelebihan dan Kekurangan Software Akuntansi

Jika anda bekerja di kantor terutama bagian keuangan, tentu sudah tak asing lagi dengan berbagai software terkait akuntansi. Ya, dewasa kini sudah banyak pilihan software yang siap membantu menyelesaikan proses-proses akuntansi (accounting software) seperti jurnal pembelian / penjualan, pembuatan laporan keuangan, laba rugi, penyusunan daftar gaji, dan lain sebagainya. Software-software ini juga bisa digunakan untuk ragam skala perusahaan dari yang kecil sampai yang besar.Software akuntansi sendiri terbagi menjadi 2 jenis yaitu berbasis desktop dan berbasis web (online). Software berbasis desktop tentu mengharuskan penggunanya menginstal aplikasi di komputer masing-masing. Sedangkan yang berbasis web tidak perlu melakukan hal tersebut karena cukup membukanya di web browser dengan syarat memiliki sambungan internet.Baik yang berbasis desktop ataupun web, pada hakekatnya sama saja. Keduanya bisa menjadi pilihan karena bisa mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan laporan keuangan. Versi-versi terbaru juga terus dikembangkan oleh developer penyedia software tersebut. Hal ini berkaitan dengan masih adanya kekurangan yang disediakan software sekaligus untuk memenuhi permintaan pasar yang ingin lebih simple dan mudah digunakan namun dengan fitur yang lengkap.Lantas apa sebenarnya kelebihan dari penggunaan software akuntansi ini? Bagaimana pula dengan kekurangannya? Berikut penjelasannya.Kelebihan Software AkuntansiSelain untuk membantu dalam pengerjaan aktivitas akuntansi atau keuangan perusahaan, software juga digunakan untuk menghasilkan data dan laporan yang akurat. Lebih dari itu, berikut beberapa kelebihan yang didapatkan dengan penggunaan software akuntansi.

1. Data-Data Transaksi yang Terorganisasi dengan Baik

Membuat laporan secara manual tentu memiliki risiko seperti hilangnya faktur dan salah catat. Namun, dengan menggunakan software, maka hal-hal tersebut bisa dihindari karena pencatatan dilakukan secara digital serta terkumpul dengan aman dan terorganisasi dengan baik. Data-data transaksi ini juga akan dengan mudah dicari sehingga membantu efektifitas kerja akuntan.

2. Lebih Aplikatif untuk Semua Bidang Bisnis

Perangkat aplikasi akuntansi memiliki kelebihan karena fitur-fiturnya bisa dipilih sesuai jenis bisnis yang dijalankan, dari mulai UKM, perdagangan, industri, konstruksi, dan lain sebagainya. Hal ini berarti penggunaan software akuntansi lebih aplikatif dan menghasilkan laporan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan.

3. User Friendly

Salah satu keunggulan dari software akuntansi adalah mudah digunakan (user friendly) karena fitur-fiturnya yang mudah dipahami. Bahkan untuk pengoperasiannya juga bisa dilakukan oleh mereka yang tidak berlatang belakang di bidang akuntan.

4. Lebih Aman

Penggunaan software artinya pencatatan akan menjadi lebih transparan. Selain itu, anda juga tidak perlu khawatir akan resiko kehilangan data. Hal ini karena ada backup data otomatis yang bisa diandalkan jika terjadi hal-hal diluar keinginan.

5. Terdapat Fitur Manajemen Pencatatan Utang Piutang

Dalam software akuntansi, terdapat juga fitur yang memungkinkan penggunanya mencatat utang dan piutang secara mudah dan akurat. Fitur ini juga memungkinkan proyeksi posisi arus kas bisnis di masa depan. Catatan tagihan dan faktur bisa dikelola dan disusun sehingga dapat membantu dalam meminimalisasi timbulnya piutang tak tertagih dan denda keterlambatan dari pelunasan utang.

6. Laporan Real time

Berbeda dengan cara konvensional yang pencatatan transaksi biasanya diolah menjadi laporan keuangan di akhir tahun maka dengan software, hal ini bisa dilakukan kapan saja. Hal ini karena pencatatan dilakukan secara otomatis, sehingga hasil laporannya pun akan real-time. Hasilnya pihak manajemen perusahaan bisa melakukan survei dan evaluasi kapanpun sehingga masalah bisa diatasi secepatnya.

7. Hemat Waktu dan Tenaga

Pada akhirnya, penggunaan software dalam pekerjaan berfungsi untuk efisiensi waktu dan tenaga. Begitupun dengan software akuntansi, anda bisa menghemat banyak waktu dan tenaga dibanding harus melakukannya secara manual. Berbagai pencatatan dokumen bisa dilakukan bersamaan tanpa harus direpotkan dengan berkas-berkas yang menumpuk. Kekurangan Software AkuntansiDibalik kelebihan yang dimilikinya, ternyata masih ada sedikit kekurangan dari software akuntansi ini. Setidaknya ada 3 hal utama yang menjadi kekurangan tersebut, yaitu :

1. Sistem Migrasi Data

Kegiatan bisnis tentu bersifat dinamis, begitupun perusahaan yang bisa berubah dan berkembang. Ini artinya software akuntansi yang telah digunakan perlu ada penyesuaian kembali mengikuti kebutuhan bisnis. Imigrasi data inilah yang bisa menyebabkan gangguan apabila tidak dilakukan dengan benar atau oleh personel khusus. Sehingga perlu bantuan kembali kepada developer penyedia software.

2. Membutuhkan Keamanan Server yang Baik

Oleh karena software dijalankan secara terpusat, maka jika server pusat mengalami down maka sistem software tidak bisa berjalan dengan lancar. Oleh karena itulah perlu sistem keamanan yang lebih baik.

3. Tidak Mencakup Semua Operasional Perusahaan

Sebagai sebuah software khusus akuntansi, maka tentu penggunaanya juga terbatas untuk aktivitas akuntansi saja. Ini artinya jika anda hanya menggunakan software akuntansi saja, maka antara divisi satu dan yang lain tidak terintegrasi secara langsung. Pada hakikatnya perusahaan memang membutuhkan pengembangan teknologi untuk memudahkan, mengefektifkan, dan mengefisiensikan segala aktivitas terkait. Melalui software akuntansi hal-hal tersebut bisa dengan mudah dicapai. Meskipun software akuntansi tidak mengintegrasikan ke seluruh kegiatan operasional perusahaan, tetapi masih ada cara yang bisa dipilih yaitu menggunakan software Enterprise Resource Planning (ERP) seperti yang disediakan Ukirama. Melalui software ERP ini, integrasi berbagai kegiatan perusahaan dari mulai penjualan, pembelian, persediaan, dan akuntansi bisa didapat karena termuat dalam satu software saja. Hal ini akan berdampak pada analisis dan evaluasi laporan perusahaan lebih akurat karena cakupan penilaiannya yang luas. Informasi seputar software ERP Ukirama bisa anda lihat

di sini.