Bisnis akan berjalan efektif juga efisien jika sistem yang digunakan untuk mengelola sangat mendukung. Tidak masalah seberapa besar skala bisnis yang ada, kebutuhan akan sistem pengelolaan yang handal sangat diperlukan. Logikanya, semakin banyak cabangnya, makin kompleks manajemen operasionalnya.Perusahaan internasional, terutama pabrik, butuh sistem perencanaan sumber daya yang sama dengan perusahaan induknya. Ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan antar cabang usaha ke satu sistem supaya dapat dikelola lebih baik dan efisien dalam operasionalnya.Satu langkah yang umumnya diambil perusahaan internasional yaitu menggunakan software enterprise resource planning (ERP) untuk mengelola operasionalnya supaya terpusat dari satu lokasi, meski dengan aturan dan kebutuhan berbeda dari tiap lokasi bisnis berada.
#1. Meningkatkan Efisiensi
Dalam software ERP terdapat bermacam fungsi yang nantinya dapat menggantikan peran departemen tertentu, hasilnya adalah efisiensi anggaran. Beberapa contoh fungsi yang dapat digantikan ERP seperti Accounting, Supply Chain Management, HR Management, juga Customer Resource Management.Dapat dibayangkan berapa besar biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk menggaji departemen ini jika diadakan. Alih-alih menghabiskan banyak biaya untuk memenuhi kebutuhan tiap departemen, perusahaan dapat memfokuskan anggaran untuk pengadaan sistem ERP yang tidak terbatasi usia.ERP dapat mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan oleh lingkungan kerja untuk mengerjakan aktivitas harian. Secara efektif ERP juga mampu mengurangi pekerjaan manual yang dilakukan secara repetisi, kemudian membebaskan tim untuk dapat fokus pada tugas yang berbasis keuntungan.
#2. Kualitas dan Keamanan Data
Satu keunggulan mutlak dari ERP yaitu dalam hal penyimpanan data perusahaan. Dengan berbagi data konsumen, penjualan, pemasaran, dan perkembangan bisnis lewat ERP, perusahaan dapat meningkatkan aspek kolaborasi dari tiap anak cabang perusahaan dengan perusahaan induknya.Data yang terdapat dalam sistem ERP dapat diakses dan dikontrol oleh perusahaan supaya dapat diakses tingkatan manajemen tertentu. ERP dibekali kontrol mumpuni untuk memastikan keamanan data yang tersimpan. Keamanan tingkat tinggi ini dapat dari penerapan sistem input tunggal.Menyatukan informasi dari berbagai sistem dapat menyebabkan konflik, tapi tempat penyimpanan tunggal dari ERP akan meningkatkan akurasi, konsistensi, dan keamanan data perusahaan. Sistem database ERP otomatis akan membuat cadangan data dengan sistem keamanan yang berlapis.
#3. Meningkatkan Kolaborasi dan Alur Kerja
Kolaborasi merupakan aspek penting untuk mengembangkan bisnis, terutama jika lokasi bisnis berada di area yang berbeda. Masalahnya, perusahaan seringnya menemukan masalah dalam hal kolaborasi karena butuh waktu dan usaha lebih. Tapi software ERP membuat aspek kolaborasi jauh lebih mudah.Platform ERP akan melancarkan proses kolaborasi dengan cabang bisnis dengan menyediakan akses data yang dibutuhkan. ERP melakukan ini dengan cara menyediakan database internal untuk tiap departemen, yang mana informasi sensitif dari setiap departemen akan di sentralisasi dalam satu lokasi.Situasi ini memungkinkan untuk berbagi perkembangan proyek yang sedang digarap secara langsung, sekaligus meningkatkan komunikasi internal perusahaan. Dengan sistem ERP di tempat, atasan dapat memantau perkembangan data sehingga bisa melihat gambaran besar perkembangan proyek.
#4. Meningkatkan Mata Rantai Suplai
Untuk perusahaan yang berurusan dengan pergerakan aset atau komoditas dalam jumlah signifikan, sistem ERP akan menguatkan tata kelola rantai suplai dengan berbagai cara. Akan ada peningkatan hasil dalam hal pemanfaatan waktu, misalnya mempercepat proses pemeriksaan dokumen sehingga punya banyak waktu untuk menghantarkan.Lebih jauh, ERP mempunyai keunggulan lain yang nantinya dapat meningkatkan operasi secara keseluruhan dan mensukseskan bisnis. Lewat platform ERP, rantai suplai akan terkelola lebih baik dan lebih responsif karena manajemen persediaan sudah ditata lebih dulu.Rantai suplai yang sudah tertata akan memfasilitasi inovasi, yang selanjutnya membantu mengurangi ongkos perpindahan komoditas sehingga membuat bisnis jadi lebih kompetitif. Software ERP secara dramatis juga mampu meningkatkan profit dan mengurangi tingkat kadaluarsa persediaan barang.
#5. Tingkat Visibilitas
Inilah daya tarik utama dari software ERP yang paling besar. ERP memiliki akses menyeluruh ke semua proses penting dalam perusahaan dengan membuat data dari tiap departemen dapat dilihat oleh beragam tingkatan manajemen. Meski demikian, tingkat visibilitas ini tetap dapat diatur.Sebagai contoh, manajemen dapat memantau tingkat persediaan harian untuk satu produk, termasuk barang kiriman yang belum diterima, atau saat barang sedang dalam proses pengiriman. Dengan mengetahui secara tepat tingkat persediaan yang ada, perusahaan dapat mengontrol modal hingga ke tingkat yang lebih akurat.Sebagai tambahan, tingkat visibilitas dari informasi perusahaan yang dipusatkan dalam satu lokasi akan meningkatkan aspek kolaborasi dan mempermudah penyelesaian tugas. Tingkat visibilitas yang tinggi akan memudahkan alur kerja, dan membuat proses antar departemen dalam cabang perusahaan berbeda mudah ditelusuri sehingga menciptakan efisiensi kerja.
#6. Memudahkan Sistem Perencanaan dan Laporan
Dengan meningkatnya aspek visibilitas, ERP akan menyediakan pemahaman secara mendalam tentang suatu informasi. Menerapkan ERP antar departemen berarti akan menyatukan organisasi menjadi satu unit kerja tunggal, yang berarti menyatukan sistem pelaporan untuk semua proses.Dengan memiliki satu sumber, sistem ERP akan menghasilkan laporan yang akurat serta analisa mendalam. Software ini akan memberi kesempatan pada perusahaan untuk membuat analisa dan perbandingan fungsi dari tiap departemen terkait laporan distribusi barang yang dilakukan.Satu jenis laporan penting umumnya melibatkan keuangan. Laporan keuangan standar seperti pemasukan dan pengeluaran sudah otomatis terpasang, dan jenis laporan lain dengan mudah dapat diatur. Secara langsung, ERP akan menyeimbangkan sistem perencanaan dan laporan yang dianut.
#7. Menyatukan Data Perusahaan Lokal dan Global
ERP menyediakan kesempatan bagi manajemen untuk melihat lebih dalam tentang gambaran bisnis lokal untuk melihat imbas besarnya bagi perusahaan secara menyeluruh. Dengan koordinasi yang terjaga, sistem ERP dapat memudahkan alur koordinasi produksi, distribusi, dan penjualan, baik secara lokal maupun global.Semua pelaku bisnis yang terlibat dalam rantai suplai akan selalu terhubung dan bekerja sama sehingga menghasilkan efisiensi kinerja. Mengelola persediaan merupakan proses kompleks dalam lingkungan perusahaan global. Perusahaan diharuskan memahami pandangan global tentang persediaan dalam semua tingkatan, mulai dari bahan baku, proses produksi, dan selanjutnya.Dalam proses distribusi barang, perusahaan harus mampu melihat dari semua sisi, dan paham tentang material, barang jadi, juga proses pengiriman antar cabang perusahaan dan pengiriman ke konsumen. Garis besarnya, distribusi harus berjalan dengan barang yang tepat di tempat yang tepat dengan waktu yang tepat.
